Kontrole ZUS pracowników na L4. Problem pracownika czy pracodawcy?

• Kontrole ZUS pracowników na L4. Nie tylko ZUS ma prawo do kontroli
• Polacy nadużywają zwolnień lekarskich, a przepisy ograniczają zakres kontroli
• Który pracodawca może sam przeprowadzić kontrolę?
• Kontrola pracowników przez ZUS. Jaki obowiązki ma pracodawca?

Kontrole ZUS pracowników na L4. Nie tylko ZUS ma prawo do kontroli

Zmasowane kontrole osób przebywających na zwolnieniu lekarskim są prawdopodobnie podyktowane poszukiwaniem oszczędności i skutecznym narzędziem do łatania dziury budżetowej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontroler ZUS może doprowadzić nie tylko do blokady wypłacania zasiłku, ale również do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń chorobowych. Chociaż pracodawcy otrzymali od ZUS narzędzia i uprawnienia do przeprowadzenia podobnych kontroli we własnym zakresie, to w rzeczywistości powszechnie ich nie praktykują. 

Niewiele osób wie, że w przedsiębiorstwach, w których jest powyżej 20 ubezpieczonych, prawo do kontroli zwolnień lekarskich mają pracodawcy, ponieważ to oni przez pierwszy miesiąc wypłacają zasiłki chorobowe. Taka kontrola ze strony pracodawcy może mieć dwojaki charakter. Może być to np. kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia, jak i kontrola ogólna np. sprawdzająca, czy pracownik faktycznie przebywa w domu, jest chory itp. Takie możliwości wynikają wprost z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).

Polacy nadużywają zwolnień lekarskich, a przepisy ograniczają zakres kontroli

Według wypowiedzi rzecznika ZUS Pawła Żebrowskiego, w wyniku ubiegłorocznych kontroli zaoszczędzono niemal 22 mln na nienależnych świadczeniach chorobowych. Biorąc pod uwagę, że w 2022 roku wystawiono 27 mln zwolnień lekarskich, a tylko 500 tys. pracowników zostało faktycznie skontrolowanych, jest to całkiem pokaźny wynik.

Przebieg kontroli absencji chorobowej nie jest jednak prosty. Osoba przeprowadzająca kontrolę nie ma prawa żądać od osoby informacji dotyczących jej stanu zdrowia lub przyczyny, która spowodowała jej niezdolność do pracy. Ochrona prywatności i danych osobowych jest w tym przypadku najważniejsza. Mało tego! Nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie jest to wystarczającym powodem do odmowy prawa do zasiłku.

Od 1 stycznia 2022 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada jednak szersze uprawnienia do gromadzenia danych i informacji niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłaty od ubezpieczonych i płatników składek.

- Nowe przepisy przewidują, że ZUS ma możliwość pozyskiwania potrzebnych danych i informacji w celu skutecznego i precyzyjnego ustalania uprawnień do zasiłków. Dotyczy to zarówno danych osobowych ubezpieczonych, jak i informacji finansowych czy dokumentów potwierdzających wysokość dochodu lub podstawę wymiaru świadczeń – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Szersze uprawnienia kontrolerów z ZUS-u nie mogą jednak naruszać ochrony danych osobowych. Inspektor musi mieć na względzie  przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących prywatności. ZUS ma zatem obowiązek stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa i zagwarantować poufność gromadzonych danych oraz ich prawidłowe wykorzystanie zgodnie z przepisami prawa.

Który pracodawca może sam przeprowadzić kontrolę?

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może przeprowadzić pracodawca, który spełnia określone warunki. Co ciekawe,  osoba zatrudniająca ma prawo do kontroli nawet wtedy, gdy nie jest uprawniona do wypłaty zasiłków. Przepisy wskazują, że są to pracodawcy, którzy wypłacają wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie przepisów kodeksu pracy (art. 92) lub którzy ustalają uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłacają je ubezpieczonym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. i gdy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Pracodawca, który jest osobą fizyczną, może samodzielnie przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy. Może również zlecić przeprowadzenie kontroli innemu pracownikowi, na przykład pracownikowi działu kadrowo-płacowego. Ważne jest jednak, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę posiadała wiedzę na temat przepisów regulujących zasady postępowania przy zwolnieniach lekarskich, ponieważ jest to kwestia bardzo wrażliwa i wymaga stosowania odpowiednich procedur i przepisów.

- W przypadku podejrzenia nieprawidłowości pracodawca może podjąć działania mające na celu wyjaśnienie sytuacji i ewentualne zgłoszenie nieprawidłowości do ZUS. Jednak bardzo dużą wagę przykłada się do tego, aby wszelkie kontrole – czy to zainicjowane przez samego pracodawcę, czy przez ZUS – były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych i o ubezpieczeniach społecznych – dodaje Krzysztof Wojtas.

Kontrola pracowników przez ZUS. Jaki obowiązki ma pracodawca?

Kontrola zwolnień lekarskich realizowana przez pracowników ZUS zwykle nie wymaga od pracodawcy dodatkowych działań. Jednak zdarza się, że może on zostać poproszony o dodatkowe informacje związane z przebiegiem zatrudnienia. Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest bowiem uprawniony do pozyskiwania danych i informacji w celu sprawdzenia, czy osoba ubezpieczona, która przebywa na zwolnieniu lekarskim u jednego pracodawcy, nie pracuje jednocześnie u drugiego.

- Lista sankcji dla nieuczciwych pracowników wykorzystujących absencję chorobową do nielegalnego pobierania świadczeń jest dość szeroka. Skutkiem takiego zachowania może być nie tylko utrata prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, utrata prawa do zasiłku chorobowego czy opiekuńczego. Przebywanie na zwolnieniu lekarskim bez faktycznego wskazania medycznego może być również podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego – dodaje Krzysztof Wojtas.

W przypadku, gdy osoba zatrudniona jest u dwóch pracodawców i korzysta ze zwolnienia lekarskiego, ZUS w zasadzie ma możliwość pozyskania informacji, które pozwolą zweryfikować, czy ubezpieczony faktycznie nie wykonywał pracy u drugiego pracodawcy w tym samym okresie. Może też zwrócić się do pracodawcy osoby kontrolowanej z prośbą o wskazanie szczegółów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Po przeprowadzeniu inspekcji ZUS może poinformować pracodawcę o wyniku kontroli. Zawiadomienie zazwyczaj przekazywane jest  na piśmie w formie tradycyjnej, czyli w postaci papierowej, telefonicznie lub w formie elektronicznej.

Oczywiście nie można generalizować i zakładać, że wszyscy pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie w sposób nieprawidłowy. W większości przypadków idą na L4 wtedy, kiedy naprawdę tego potrzebują. Kontrole są jednak istotne, bo dzięki nim cały system funkcjonuje w sposób bardziej przejrzysty i zgodny z ustalonymi zasadami.

Polecamy: „Instrukcje księgowego. 101 praktycznych procedur z bazą narzędzi online”