REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrole ZUS pracowników na L4. Problem pracownika czy pracodawcy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Zwolnienie lekarskie L4
Kontrola pracowników przez ZUS
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kontrole ZUS pracowników nadużywających zwolnień lekarskich (L4) zostały zintensyfikowane. W ubiegłym roku kontrolerzy zweryfikowali niemal 500 tys. z nich, co skutkowało wycofaniem świadczeń chorobowych i wygenerowało oszczędności rzędu 22 mln złotych. Czy taka kontrola jest jedynie problemem pracownika, czy może również pracodawcy?

Kontrole ZUS pracowników na L4. Nie tylko ZUS ma prawo do kontroli

Zmasowane kontrole osób przebywających na zwolnieniu lekarskim są prawdopodobnie podyktowane poszukiwaniem oszczędności i skutecznym narzędziem do łatania dziury budżetowej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontroler ZUS może doprowadzić nie tylko do blokady wypłacania zasiłku, ale również do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń chorobowych. Chociaż pracodawcy otrzymali od ZUS narzędzia i uprawnienia do przeprowadzenia podobnych kontroli we własnym zakresie, to w rzeczywistości powszechnie ich nie praktykują. 

REKLAMA

Autopromocja

Niewiele osób wie, że w przedsiębiorstwach, w których jest powyżej 20 ubezpieczonych, prawo do kontroli zwolnień lekarskich mają pracodawcy, ponieważ to oni przez pierwszy miesiąc wypłacają zasiłki chorobowe. Taka kontrola ze strony pracodawcy może mieć dwojaki charakter. Może być to np. kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia, jak i kontrola ogólna np. sprawdzająca, czy pracownik faktycznie przebywa w domu, jest chory itp. Takie możliwości wynikają wprost z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).

Polacy nadużywają zwolnień lekarskich, a przepisy ograniczają zakres kontroli

Według wypowiedzi rzecznika ZUS Pawła Żebrowskiego, w wyniku ubiegłorocznych kontroli zaoszczędzono niemal 22 mln na nienależnych świadczeniach chorobowych. Biorąc pod uwagę, że w 2022 roku wystawiono 27 mln zwolnień lekarskich, a tylko 500 tys. pracowników zostało faktycznie skontrolowanych, jest to całkiem pokaźny wynik.

Przebieg kontroli absencji chorobowej nie jest jednak prosty. Osoba przeprowadzająca kontrolę nie ma prawa żądać od osoby informacji dotyczących jej stanu zdrowia lub przyczyny, która spowodowała jej niezdolność do pracy. Ochrona prywatności i danych osobowych jest w tym przypadku najważniejsza. Mało tego! Nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie jest to wystarczającym powodem do odmowy prawa do zasiłku.

Od 1 stycznia 2022 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada jednak szersze uprawnienia do gromadzenia danych i informacji niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłaty od ubezpieczonych i płatników składek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Nowe przepisy przewidują, że ZUS ma możliwość pozyskiwania potrzebnych danych i informacji w celu skutecznego i precyzyjnego ustalania uprawnień do zasiłków. Dotyczy to zarówno danych osobowych ubezpieczonych, jak i informacji finansowych czy dokumentów potwierdzających wysokość dochodu lub podstawę wymiaru świadczeń – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Szersze uprawnienia kontrolerów z ZUS-u nie mogą jednak naruszać ochrony danych osobowych. Inspektor musi mieć na względzie  przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących prywatności. ZUS ma zatem obowiązek stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa i zagwarantować poufność gromadzonych danych oraz ich prawidłowe wykorzystanie zgodnie z przepisami prawa.

Który pracodawca może sam przeprowadzić kontrolę?

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może przeprowadzić pracodawca, który spełnia określone warunki. Co ciekawe,  osoba zatrudniająca ma prawo do kontroli nawet wtedy, gdy nie jest uprawniona do wypłaty zasiłków. Przepisy wskazują, że są to pracodawcy, którzy wypłacają wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie przepisów kodeksu pracy (art. 92) lub którzy ustalają uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłacają je ubezpieczonym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. i gdy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Pracodawca, który jest osobą fizyczną, może samodzielnie przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy. Może również zlecić przeprowadzenie kontroli innemu pracownikowi, na przykład pracownikowi działu kadrowo-płacowego. Ważne jest jednak, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę posiadała wiedzę na temat przepisów regulujących zasady postępowania przy zwolnieniach lekarskich, ponieważ jest to kwestia bardzo wrażliwa i wymaga stosowania odpowiednich procedur i przepisów.

- W przypadku podejrzenia nieprawidłowości pracodawca może podjąć działania mające na celu wyjaśnienie sytuacji i ewentualne zgłoszenie nieprawidłowości do ZUS. Jednak bardzo dużą wagę przykłada się do tego, aby wszelkie kontrole – czy to zainicjowane przez samego pracodawcę, czy przez ZUS – były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych i o ubezpieczeniach społecznych – dodaje Krzysztof Wojtas.

Kontrola pracowników przez ZUS. Jaki obowiązki ma pracodawca?

Kontrola zwolnień lekarskich realizowana przez pracowników ZUS zwykle nie wymaga od pracodawcy dodatkowych działań. Jednak zdarza się, że może on zostać poproszony o dodatkowe informacje związane z przebiegiem zatrudnienia. Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest bowiem uprawniony do pozyskiwania danych i informacji w celu sprawdzenia, czy osoba ubezpieczona, która przebywa na zwolnieniu lekarskim u jednego pracodawcy, nie pracuje jednocześnie u drugiego.

- Lista sankcji dla nieuczciwych pracowników wykorzystujących absencję chorobową do nielegalnego pobierania świadczeń jest dość szeroka. Skutkiem takiego zachowania może być nie tylko utrata prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, utrata prawa do zasiłku chorobowego czy opiekuńczego. Przebywanie na zwolnieniu lekarskim bez faktycznego wskazania medycznego może być również podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego – dodaje Krzysztof Wojtas.

W przypadku, gdy osoba zatrudniona jest u dwóch pracodawców i korzysta ze zwolnienia lekarskiego, ZUS w zasadzie ma możliwość pozyskania informacji, które pozwolą zweryfikować, czy ubezpieczony faktycznie nie wykonywał pracy u drugiego pracodawcy w tym samym okresie. Może też zwrócić się do pracodawcy osoby kontrolowanej z prośbą o wskazanie szczegółów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Po przeprowadzeniu inspekcji ZUS może poinformować pracodawcę o wyniku kontroli. Zawiadomienie zazwyczaj przekazywane jest  na piśmie w formie tradycyjnej, czyli w postaci papierowej, telefonicznie lub w formie elektronicznej.

Oczywiście nie można generalizować i zakładać, że wszyscy pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie w sposób nieprawidłowy. W większości przypadków idą na L4 wtedy, kiedy naprawdę tego potrzebują. Kontrole są jednak istotne, bo dzięki nim cały system funkcjonuje w sposób bardziej przejrzysty i zgodny z ustalonymi zasadami.

Polecamy: „Instrukcje księgowego. 101 praktycznych procedur z bazą narzędzi online”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedałeś 30 rzeczy przez internet w roku? Twoje dane trafiły do urzędu skarbowego. MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem opodatkowania

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Księgowy jest chroniony dopiero, gdy wykupi rozszerzoną polisę OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 roku. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA

Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Spółka komandytowa bez VAT od dywidendy – ważna interpretacja skarbówki

Dywidenda wypłacana komplementariuszowi nie podlega VAT – potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Oznacza to, że spółki komandytowe, w których wspólnicy prowadzą sprawy spółki bez wynagrodzenia, nie muszą obawiać się dodatkowego obciążenia podatkowego. To dobra wiadomość dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych i bezpiecznych rozwiązań podatkowych.

Fiskus wlepi kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? MF analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA