REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrole ZUS pracowników na L4. Problem pracownika czy pracodawcy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Zwolnienie lekarskie L4
Kontrola pracowników przez ZUS
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kontrole ZUS pracowników nadużywających zwolnień lekarskich (L4) zostały zintensyfikowane. W ubiegłym roku kontrolerzy zweryfikowali niemal 500 tys. z nich, co skutkowało wycofaniem świadczeń chorobowych i wygenerowało oszczędności rzędu 22 mln złotych. Czy taka kontrola jest jedynie problemem pracownika, czy może również pracodawcy?

Kontrole ZUS pracowników na L4. Nie tylko ZUS ma prawo do kontroli

Zmasowane kontrole osób przebywających na zwolnieniu lekarskim są prawdopodobnie podyktowane poszukiwaniem oszczędności i skutecznym narzędziem do łatania dziury budżetowej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontroler ZUS może doprowadzić nie tylko do blokady wypłacania zasiłku, ale również do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń chorobowych. Chociaż pracodawcy otrzymali od ZUS narzędzia i uprawnienia do przeprowadzenia podobnych kontroli we własnym zakresie, to w rzeczywistości powszechnie ich nie praktykują. 

REKLAMA

REKLAMA

Niewiele osób wie, że w przedsiębiorstwach, w których jest powyżej 20 ubezpieczonych, prawo do kontroli zwolnień lekarskich mają pracodawcy, ponieważ to oni przez pierwszy miesiąc wypłacają zasiłki chorobowe. Taka kontrola ze strony pracodawcy może mieć dwojaki charakter. Może być to np. kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia, jak i kontrola ogólna np. sprawdzająca, czy pracownik faktycznie przebywa w domu, jest chory itp. Takie możliwości wynikają wprost z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).

Polacy nadużywają zwolnień lekarskich, a przepisy ograniczają zakres kontroli

Według wypowiedzi rzecznika ZUS Pawła Żebrowskiego, w wyniku ubiegłorocznych kontroli zaoszczędzono niemal 22 mln na nienależnych świadczeniach chorobowych. Biorąc pod uwagę, że w 2022 roku wystawiono 27 mln zwolnień lekarskich, a tylko 500 tys. pracowników zostało faktycznie skontrolowanych, jest to całkiem pokaźny wynik.

Przebieg kontroli absencji chorobowej nie jest jednak prosty. Osoba przeprowadzająca kontrolę nie ma prawa żądać od osoby informacji dotyczących jej stanu zdrowia lub przyczyny, która spowodowała jej niezdolność do pracy. Ochrona prywatności i danych osobowych jest w tym przypadku najważniejsza. Mało tego! Nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie jest to wystarczającym powodem do odmowy prawa do zasiłku.

REKLAMA

Od 1 stycznia 2022 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada jednak szersze uprawnienia do gromadzenia danych i informacji niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłaty od ubezpieczonych i płatników składek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Nowe przepisy przewidują, że ZUS ma możliwość pozyskiwania potrzebnych danych i informacji w celu skutecznego i precyzyjnego ustalania uprawnień do zasiłków. Dotyczy to zarówno danych osobowych ubezpieczonych, jak i informacji finansowych czy dokumentów potwierdzających wysokość dochodu lub podstawę wymiaru świadczeń – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Szersze uprawnienia kontrolerów z ZUS-u nie mogą jednak naruszać ochrony danych osobowych. Inspektor musi mieć na względzie  przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących prywatności. ZUS ma zatem obowiązek stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa i zagwarantować poufność gromadzonych danych oraz ich prawidłowe wykorzystanie zgodnie z przepisami prawa.

Który pracodawca może sam przeprowadzić kontrolę?

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może przeprowadzić pracodawca, który spełnia określone warunki. Co ciekawe,  osoba zatrudniająca ma prawo do kontroli nawet wtedy, gdy nie jest uprawniona do wypłaty zasiłków. Przepisy wskazują, że są to pracodawcy, którzy wypłacają wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie przepisów kodeksu pracy (art. 92) lub którzy ustalają uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłacają je ubezpieczonym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. i gdy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Pracodawca, który jest osobą fizyczną, może samodzielnie przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy. Może również zlecić przeprowadzenie kontroli innemu pracownikowi, na przykład pracownikowi działu kadrowo-płacowego. Ważne jest jednak, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę posiadała wiedzę na temat przepisów regulujących zasady postępowania przy zwolnieniach lekarskich, ponieważ jest to kwestia bardzo wrażliwa i wymaga stosowania odpowiednich procedur i przepisów.

- W przypadku podejrzenia nieprawidłowości pracodawca może podjąć działania mające na celu wyjaśnienie sytuacji i ewentualne zgłoszenie nieprawidłowości do ZUS. Jednak bardzo dużą wagę przykłada się do tego, aby wszelkie kontrole – czy to zainicjowane przez samego pracodawcę, czy przez ZUS – były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych i o ubezpieczeniach społecznych – dodaje Krzysztof Wojtas.

Kontrola pracowników przez ZUS. Jaki obowiązki ma pracodawca?

Kontrola zwolnień lekarskich realizowana przez pracowników ZUS zwykle nie wymaga od pracodawcy dodatkowych działań. Jednak zdarza się, że może on zostać poproszony o dodatkowe informacje związane z przebiegiem zatrudnienia. Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest bowiem uprawniony do pozyskiwania danych i informacji w celu sprawdzenia, czy osoba ubezpieczona, która przebywa na zwolnieniu lekarskim u jednego pracodawcy, nie pracuje jednocześnie u drugiego.

- Lista sankcji dla nieuczciwych pracowników wykorzystujących absencję chorobową do nielegalnego pobierania świadczeń jest dość szeroka. Skutkiem takiego zachowania może być nie tylko utrata prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, utrata prawa do zasiłku chorobowego czy opiekuńczego. Przebywanie na zwolnieniu lekarskim bez faktycznego wskazania medycznego może być również podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego – dodaje Krzysztof Wojtas.

W przypadku, gdy osoba zatrudniona jest u dwóch pracodawców i korzysta ze zwolnienia lekarskiego, ZUS w zasadzie ma możliwość pozyskania informacji, które pozwolą zweryfikować, czy ubezpieczony faktycznie nie wykonywał pracy u drugiego pracodawcy w tym samym okresie. Może też zwrócić się do pracodawcy osoby kontrolowanej z prośbą o wskazanie szczegółów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Po przeprowadzeniu inspekcji ZUS może poinformować pracodawcę o wyniku kontroli. Zawiadomienie zazwyczaj przekazywane jest  na piśmie w formie tradycyjnej, czyli w postaci papierowej, telefonicznie lub w formie elektronicznej.

Oczywiście nie można generalizować i zakładać, że wszyscy pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie w sposób nieprawidłowy. W większości przypadków idą na L4 wtedy, kiedy naprawdę tego potrzebują. Kontrole są jednak istotne, bo dzięki nim cały system funkcjonuje w sposób bardziej przejrzysty i zgodny z ustalonymi zasadami.

Polecamy: „Instrukcje księgowego. 101 praktycznych procedur z bazą narzędzi online”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

REKLAMA