REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrole ZUS pracowników na L4. Problem pracownika czy pracodawcy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Zwolnienie lekarskie L4
Kontrola pracowników przez ZUS
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kontrole ZUS pracowników nadużywających zwolnień lekarskich (L4) zostały zintensyfikowane. W ubiegłym roku kontrolerzy zweryfikowali niemal 500 tys. z nich, co skutkowało wycofaniem świadczeń chorobowych i wygenerowało oszczędności rzędu 22 mln złotych. Czy taka kontrola jest jedynie problemem pracownika, czy może również pracodawcy?

Kontrole ZUS pracowników na L4. Nie tylko ZUS ma prawo do kontroli

Zmasowane kontrole osób przebywających na zwolnieniu lekarskim są prawdopodobnie podyktowane poszukiwaniem oszczędności i skutecznym narzędziem do łatania dziury budżetowej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontroler ZUS może doprowadzić nie tylko do blokady wypłacania zasiłku, ale również do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń chorobowych. Chociaż pracodawcy otrzymali od ZUS narzędzia i uprawnienia do przeprowadzenia podobnych kontroli we własnym zakresie, to w rzeczywistości powszechnie ich nie praktykują. 

REKLAMA

Autopromocja

Niewiele osób wie, że w przedsiębiorstwach, w których jest powyżej 20 ubezpieczonych, prawo do kontroli zwolnień lekarskich mają pracodawcy, ponieważ to oni przez pierwszy miesiąc wypłacają zasiłki chorobowe. Taka kontrola ze strony pracodawcy może mieć dwojaki charakter. Może być to np. kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia, jak i kontrola ogólna np. sprawdzająca, czy pracownik faktycznie przebywa w domu, jest chory itp. Takie możliwości wynikają wprost z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. Nr 65, poz. 743).

Polacy nadużywają zwolnień lekarskich, a przepisy ograniczają zakres kontroli

REKLAMA

Według wypowiedzi rzecznika ZUS Pawła Żebrowskiego, w wyniku ubiegłorocznych kontroli zaoszczędzono niemal 22 mln na nienależnych świadczeniach chorobowych. Biorąc pod uwagę, że w 2022 roku wystawiono 27 mln zwolnień lekarskich, a tylko 500 tys. pracowników zostało faktycznie skontrolowanych, jest to całkiem pokaźny wynik.

Przebieg kontroli absencji chorobowej nie jest jednak prosty. Osoba przeprowadzająca kontrolę nie ma prawa żądać od osoby informacji dotyczących jej stanu zdrowia lub przyczyny, która spowodowała jej niezdolność do pracy. Ochrona prywatności i danych osobowych jest w tym przypadku najważniejsza. Mało tego! Nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie jest to wystarczającym powodem do odmowy prawa do zasiłku.

Od 1 stycznia 2022 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych posiada jednak szersze uprawnienia do gromadzenia danych i informacji niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłaty od ubezpieczonych i płatników składek.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

- Nowe przepisy przewidują, że ZUS ma możliwość pozyskiwania potrzebnych danych i informacji w celu skutecznego i precyzyjnego ustalania uprawnień do zasiłków. Dotyczy to zarówno danych osobowych ubezpieczonych, jak i informacji finansowych czy dokumentów potwierdzających wysokość dochodu lub podstawę wymiaru świadczeń – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Szersze uprawnienia kontrolerów z ZUS-u nie mogą jednak naruszać ochrony danych osobowych. Inspektor musi mieć na względzie  przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących prywatności. ZUS ma zatem obowiązek stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa i zagwarantować poufność gromadzonych danych oraz ich prawidłowe wykorzystanie zgodnie z przepisami prawa.

Który pracodawca może sam przeprowadzić kontrolę?

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może przeprowadzić pracodawca, który spełnia określone warunki. Co ciekawe,  osoba zatrudniająca ma prawo do kontroli nawet wtedy, gdy nie jest uprawniona do wypłaty zasiłków. Przepisy wskazują, że są to pracodawcy, którzy wypłacają wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby na podstawie przepisów kodeksu pracy (art. 92) lub którzy ustalają uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłacają je ubezpieczonym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. i gdy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Pracodawca, który jest osobą fizyczną, może samodzielnie przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy. Może również zlecić przeprowadzenie kontroli innemu pracownikowi, na przykład pracownikowi działu kadrowo-płacowego. Ważne jest jednak, aby osoba odpowiedzialna za kontrolę posiadała wiedzę na temat przepisów regulujących zasady postępowania przy zwolnieniach lekarskich, ponieważ jest to kwestia bardzo wrażliwa i wymaga stosowania odpowiednich procedur i przepisów.

- W przypadku podejrzenia nieprawidłowości pracodawca może podjąć działania mające na celu wyjaśnienie sytuacji i ewentualne zgłoszenie nieprawidłowości do ZUS. Jednak bardzo dużą wagę przykłada się do tego, aby wszelkie kontrole – czy to zainicjowane przez samego pracodawcę, czy przez ZUS – były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych i o ubezpieczeniach społecznych – dodaje Krzysztof Wojtas.

Kontrola pracowników przez ZUS. Jaki obowiązki ma pracodawca?

Kontrola zwolnień lekarskich realizowana przez pracowników ZUS zwykle nie wymaga od pracodawcy dodatkowych działań. Jednak zdarza się, że może on zostać poproszony o dodatkowe informacje związane z przebiegiem zatrudnienia. Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest bowiem uprawniony do pozyskiwania danych i informacji w celu sprawdzenia, czy osoba ubezpieczona, która przebywa na zwolnieniu lekarskim u jednego pracodawcy, nie pracuje jednocześnie u drugiego.

- Lista sankcji dla nieuczciwych pracowników wykorzystujących absencję chorobową do nielegalnego pobierania świadczeń jest dość szeroka. Skutkiem takiego zachowania może być nie tylko utrata prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, utrata prawa do zasiłku chorobowego czy opiekuńczego. Przebywanie na zwolnieniu lekarskim bez faktycznego wskazania medycznego może być również podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego – dodaje Krzysztof Wojtas.

W przypadku, gdy osoba zatrudniona jest u dwóch pracodawców i korzysta ze zwolnienia lekarskiego, ZUS w zasadzie ma możliwość pozyskania informacji, które pozwolą zweryfikować, czy ubezpieczony faktycznie nie wykonywał pracy u drugiego pracodawcy w tym samym okresie. Może też zwrócić się do pracodawcy osoby kontrolowanej z prośbą o wskazanie szczegółów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Po przeprowadzeniu inspekcji ZUS może poinformować pracodawcę o wyniku kontroli. Zawiadomienie zazwyczaj przekazywane jest  na piśmie w formie tradycyjnej, czyli w postaci papierowej, telefonicznie lub w formie elektronicznej.

Oczywiście nie można generalizować i zakładać, że wszyscy pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie w sposób nieprawidłowy. W większości przypadków idą na L4 wtedy, kiedy naprawdę tego potrzebują. Kontrole są jednak istotne, bo dzięki nim cały system funkcjonuje w sposób bardziej przejrzysty i zgodny z ustalonymi zasadami.

Polecamy: „Instrukcje księgowego. 101 praktycznych procedur z bazą narzędzi online”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA