Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

• Koniec z wydatkami w zeszycie - KPiR wyłącznie cyfrowo: z numerem faktury z KSeF i NIP-em kontrahenta
• Rewolucja nie mniej istotna niż KSeF
• Cyfrowa KPiR to jedna z największych zmian w codziennej księgowości sektora MŚP od lat

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) to jedna z najczęściej wybieranych form ewidencji podatkowej w sektorze MŚP, która pozwala prowadzić uproszczoną księgowość zamiast pełnych ksiąg rachunkowych. Korzystają z niej osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych, które nie przekraczają progu 2 milionów euro przychodów rocznie.

Koniec z wydatkami w zeszycie - KPiR wyłącznie cyfrowo: z numerem faktury z KSeF i NIP-em kontrahenta

Aktualnie prowadzenie KPiR daje przedsiębiorcom duży zakres swobody. Ewidencję można utrzymywać w dowolnej formie: papierowej, w arkuszu Excel czy w specjalnie zaprojektowanym programie księgowym. Wpisy dotyczące przychodów i kosztów należy uzupełniać do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jednak przepisy dopuszczają pewne opóźnienia, a firmy często korzystają z tej elastyczności.

Od stycznia 2026 prowadzenie KPiR będzie mogło odbywać się wyłącznie cyfrowo, w programie komputerowym zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do ścisłego przestrzegania terminów, zarówno w zakresie comiesięcznych wpisów do księgi, jak i przesyłania jej w formacie JPK_KPiR do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego. Zmieni się także sam wzór księgi – pojawią się nowe kolumny, m.in. z numerem faktury z KSeF i NIP-em kontrahenta, a dotychczasowe uproszczenia i wyjątki, z których korzystały najmniejsze firmy, zostaną wycofane.

„Rolnicy z niewielkimi przychodami, np. gospodarstwa bez pracowników zarabiające do 10 tys. zł rocznie, stracą prawo do uproszczonego wzoru księgi i będą musieli prowadzić KPiR na ogólnych zasadach. Znikną też zwolnienia przyznawane dotąd indywidualnie przez urzędy skarbowe, a paragon bez NIP-u nie będzie już mógł stanowić kosztu podatkowego. Dla wielu mikrofirm oznacza to konieczność zmiany codziennych przyzwyczajeń” – tłumaczy Wojciech Frankiewicz, Partner w Kancelarii Staniek&Partners i ekspert SaldeoSMART.

Rewolucja nie mniej istotna niż KSeF

Ministerstwo Finansów przedstawia cyfrową KPiR jako krok w stronę uproszczenia i automatyzacji rozliczeń. Nowa forma ma zmniejszyć liczbę błędów, wspierać integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, zapewnić większą spójność danych i ułatwić administracji ich weryfikację. Dla firm oznacza to jednak nie tylko porządek w dokumentach, ale również dodatkowe obowiązki – w tym konieczność gromadzenia nowych danych, inwestycji w odpowiednie oprogramowanie do obsługi KPiR oraz zmian w sposobie korygowania raportów fiskalnych. Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych przepisów, muszą liczyć się z ryzykiem kar finansowych za nieprawidłowości w raportach i nieprzestrzeganie terminów.

Ekspert SaldeoSMART wskazuje, że do wejścia w życie cyfrowej księgi zostały trzy miesiące i warto ten czas jak najlepiej wykorzystać. „Firmy powinny zacząć od przeglądu dotychczasowych procesów księgowych i weryfikacji, czy używane oprogramowanie obsłuży cyfrową KPiR oraz generowanie plików JPK. Kolejnym krokiem jest wybór lub aktualizacja systemu, który będzie zintegrowany z KSeF i pozwoli na gromadzenie wymaganych danych. Równolegle warto zaplanować szkolenia dla pracowników i przygotować budżet na wdrożenie nowych rozwiązań. Dobrą praktyką będzie też przeprowadzenie testów pilotażowych, które pozwolą wychwycić błędy, zanim cyfrowa księga stanie się obowiązkiem” – mówi Wojciech Frankiewicz.

Cyfrowa KPiR to jedna z największych zmian w codziennej księgowości sektora MŚP od lat

Zmian obejmie setki firm, które do tej pory korzystały z papierowych ewidencji lub prostych arkuszy i będą musiały przenieść swoje rozliczenia do systemów informatycznych. To rewolucja, której celem jest większa przejrzystość i automatyzacja rozliczeń, ale wymaga ona wcześniejszego przygotowania się do nowych obowiązków. Im szybciej firmy zaczną ten proces, tym łatwiej odnajdą się w nowej rzeczywistości.