Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.
Tryb online – standardowy, ale nie zawsze dostępny
Podstawowym trybem przewidzianym w ustawie jest tryb online (art. 106gb). W tym modelu faktura najpierw trafia do KSeF, otrzymuje unikalny numer i dopiero wtedy może zostać przekazana nabywcy w formie wizualizacji (PDF, wydruk, EDI). Każda wizualizacja musi zawierać kod QR online, a pod nim numer KSeF.
To scenariusz najbezpieczniejszy i w pełni zgodny z prawem, ale wymaga, aby system KSeF działał sprawnie i natychmiast przetwarzał dokumenty. W realiach biznesowych, np. na stacjach benzynowych czy w punktach handlowych, nabywca często oczekuje faktury od razu. Co wtedy?
SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury
SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury
Materiały prasowe
Potwierdzenie transakcji – rozwiązanie na czas oczekiwania
Ministerstwo Finansów przewidziało specjalny dokument: „Potwierdzenie transakcji”. Zawiera on podstawowe dane o sprzedaży (sprzedawcę, nabywcę, kwotę) oraz dwa kody QR offline, które pozwalają zweryfikować fakturę w KSeF, gdy zostanie już tam zarejestrowana.
To rozwiązanie umożliwia sprzedawcy przekazanie klientowi dokumentu „na poczekaniu”. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to faktura VAT – nie zawiera stawek i kwot podatku, a jedynie stanowi potwierdzenie operacji.
Tryb offline24 – faktura natychmiastowa
Ustawa o VAT dopuszcza też tzw. tryb offline24 (art. 106nda). Sprzedawca może wystawić fakturę bez kontaktu z KSeF, przekazać ją nabywcy i dopiero następnego dnia roboczego zarejestrować w systemie. Na takim dokumencie muszą znaleźć się dwa kody QR offline.
Dla klientów indywidualnych czy zagranicznych to praktyczne rozwiązanie. Jednak w przypadku nabywców krajowych B2B pojawia się problem – faktura offline24 formalnie nie jest uznawana za dostarczoną przez KSeF, a więc do czasu jej rejestracji kontrahent nie ma prawa do odliczenia VAT.
Awaria lub niedostępność KSeF – co robić?
Ustawodawca przewidział różne scenariusze zakłóceń działania KSeF:
- Niedostępność KSeF (art. 106nh) – np. planowe wyłączenie,
- Awaria KSeF (art. 106nf) – częściowe problemy techniczne,
- Awaria całkowita (art. 106ng) – brak dostępu do systemu.
W każdym przypadku sprzedawca może wystawić fakturę z dwoma kodami QR offline, a po przywróceniu systemu ma obowiązek przesłać ją do KSeF w określonym terminie (dzień roboczy dla niedostępności KSeF lub 7 dni dla awarii KSeF).
Ryzyko błędów i jak je ograniczyć
Największym zagrożeniem w praktyce jest wprowadzenie do obrotu prawnego dokumentu, który finalnie nie zostanie wystawiony w KSeF. Może się tak zdarzyć, gdy kontrahent bez dostępu do KSeF otrzyma fakturę offline, potraktuje ją jak standardową fakturę a sprzedawca nie będzie mógł jest zarejestrować w KSeF.
Ustawodawca skomplikował postępowanie podatników na tyle, że na podstawie samego wydruku faktury nie można stwierdzić w jakim dokładnie trybie była wystawiona faktura a jest to decydujące w zakresie możliwości jej zaksięgowania. Dlatego eksperci SmartKSeF rekomendują, aby na każdej wizualizacji wskazywać szczegółowy tryb wystawienia dokumentu. Prosty zapis typu „Faktura VAT nr 123 – tryb offline24” eliminuje nieporozumienia i daje nabywcy jasną informację, jak traktować dokument księgowo.
SmartKSeF – automatyzacja zgodności
SmartKSeF został zaprojektowany tak, aby przedsiębiorca nie musiał zagłębiać się w zawiłości ustawy. System:
- monitoruje bieżący stan KSeF i automatycznie dostosowuje tryb,
- generuje odpowiednie kody QR (online lub offline),
- oznacza na fakturze sposób jej wystawienia,
- rejestruje faktury w KSeF po ustąpieniu awarii bez dodatkowych działań podatnika.
Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że każda faktura jest wystawiona zgodnie z przepisami, a klient otrzymuje dokument właściwy do księgowania.
Podsumowanie
Obowiązkowe e-fakturowanie to rewolucja w obiegu dokumentów w Polsce. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania procesów i nauczenia się nowych zasad. Jednocześnie daje to szansę na większą automatyzację i bezpieczeństwo rozliczeń.
SmartKSeF pozwala przejść przez ten proces bezpiecznie – obsługuje wszystkie tryby e-fakturowania, automatycznie reaguje na awarie i minimalizuje ryzyko błędów księgowych. To rozwiązanie, które w praktyce staje się „tłumaczem” skomplikowanych regulacji VAT na prosty i bezpieczny proces biznesowy. Zaufali mu już między innymi: Credit Agricole EFL Leasing, Auchan czy Empik.