Z sygnałów spływających do redakcji Infor.pl wynika, że podatnicy VAT chyba nie mają entuzjazmu co do przejścia na KSeF. Może się jednak okazać, że nie taki diabeł straszny. I pod koniec 2026 r. większa część przedsiębiorców będzie chwaliła nowe rozwiązanie. Dziś jednak każda grupa zawodowa zwolniona z KSeF jest traktowana jako szczęściarze. I taką grupą są rolnicy. Ale tylko „ryczałtowi” (transakcje dokumentują fakturami VAT RR). Ta kategoria rolników może przystąpić do KSeF dobrowolnie.
1 lutego 2026 r. rusza Krajowy System e-Faktur (KSeF). Stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT. Rolnicy ryczałtowi otrzymali specjalne traktowanie – mogą przystąpić do KSeF dobrowolnie. Ale nie od razu.
Kluczowe daty dla faktur VAT RR w systemie KSeF
- 1 lutego 2026 – obowiązkowy KSeF dla większości podatników VAT
- 1 kwietnia 2026 – dobrowolny KSeF dla faktur VAT RR
- w okresie między 1 luty - 31 marca 2026 – faktury VAT RR wyłącznie w dotychczasowej formie.
Od 1 kwietnia 2026 roku pojawi się możliwość dobrowolnego wystawiania faktur VAT RR w KSeF. Rolnicy będą mogli wybrać, czy chcą skorzystać z nowego systemu, czy pozostać przy dotychczasowych rozwiązaniach.
Jak działają faktury VAT RR - przypomnienie zasad
To szczególna instytucja podatku VAT w Polsce. Bo faktury VAT RR wystawia nie rolnik a nabywca płodów rolnych.
Fakturę RR wystawia przedsiębiorca, który kupił płody rolne albo usługi rolnicze.
Rolnicy ryczałtowi (nieprowadzący działalności gospodarczej) są zwolnieni z obowiązku rozliczania VAT (zob. art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku VAT). Jednak rolnikowi, który sprzedają produkty (lub usługi) przedsiębiorcy o statusie „czynny podatnik VAT” przysługuje zwrot VAT (7% od wartości danej sprzedaży). Jego dodatkową korzyścią jest to, że rolnik nie musi prowadzić ewidencji księgowej. Wszystkie te obowiązki przejmuje nabywca.
KSeF zachowuje zasady faktur VAT RR
Także w systemie KSeF to nabywca płodów rolnych będzie uprawnionym do wystawiania faktur VAT RR. W pierwszym etapie rolnik wskaże podmiot będącym „uprawnionym do wystawiania faktur RR”. W drugim etapie nabywca płodów rolnych będzie korzystał z tego wskazania wystawiając faktury VAT RR w KSeF.
Rolnik dostarcza jabłka do wytwórni octu jabłkowego. Od 1 kwietnia 2026 r. może wytwórnię wskazać jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur RR. Dla wytwórni będzie to obowiązek – nie będzie mogła odmówić (tylko rolnik ma prawo decydowania, czy wejdzie w system KSeF, czy nie. Po decyzji „wchodzę” nabywcy płodów rolnych muszą jego decyzję wykonać.
Korzystanie przy fakturach VAT RR z KSef oznacza, że korekty też są dokonywane przy pomocy KSeF. Nie można korekty przeprowadzić przy pomocy faktury papierowej.
Rolnik ryczałtowy w każdej chwili może się wycofać z KSeF.
Zasady korekt faktur
Ważna zasada: jeśli faktura VAT RR została wystawiona w KSeF, to jej korekta również musi być wystawiona w KSeF.
Wskazówki MF - źródło podręczniki KSeF (link)
Opis procesu uruchomienia faktur VAT RR w systemie KSeF:
Przykład 24. Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień do wystawiania faktur VAT RR.
1 - rolnik ryczałtowy uwierzytelnia się w KSeF np. podpisem kwalifikowanym, posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami), nadaje uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR nabywcy (podatnikowi VAT czynnemu), dzięki temu nabywca po uwierzytelnieniu się w systemie we własnym kontekście będzie mógł m.in. wystawiać faktury VAT RR przy użyciu KSeF, w których wystąpi jako nabywca, a rolnik ryczałtowy jako dostawca.
Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (podatnika VAT czynnego)
Nabywca (podatnik VAT czynny) uprawniony przez rolnika ryczałtowego (dostawcę) może wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie posiadała uprawnienie do wystawiania faktur w jego imieniu. W takiej sytuacji osoba ta, w ramach uprawnienia do wystawiania faktur będzie mogła wystawiać także faktury VAT RR.
Osoba fizyczna wyznaczona przez nabywcę (podatnika VAT czynnego) nie jest więc w szczególny sposób uprawniana do wystawiania faktur VAT RR. Uprawnienie, które posiada od nabywcy (podatnika VAT czynnego) tj. uprawnienie do wystawiania faktur automatycznie pozwala na wystawianie faktur VAT RR, jeśli nabywca (podatnik VAT czynny) został do tego uprawniony.
Przykład 25. Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień do wystawiania faktur VAT RR.
Opis procesu:
1 - rolnik ryczałtowy uwierzytelnia się w KSeF Podpisem Zaufanym, posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami), nadaje uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR nabywcy (podatnikowi VAT czynnemu), dzięki temu nabywca po uwierzytelnieniu się w systemie w swoim kontekście będzie mógł wystawiać faktury VAT RR, w których wystąpi jako nabywca, a rolnik ryczałtowy jako dostawca,
2 – nabywca (podatnik VAT czynny) uwierzytelnia się w KSeF w swoim kontekście, posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami we własnym imieniu), wskazuje osobę fizyczną (swojego pracownika) jako osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w jego imieniu, dzięki temu osoba fizyczna po uwierzytelnieniu się w systemie (np. podpisem kwalifikowanym) w kontekście podatnika VAT czynnego (nabywcy produktów rolnych) będzie mogła wystawiać:
• faktury VAT RR, w których podatnik VAT czynny wystąpi jako nabywca produktów rolnych a rolnik ryczałtowy jako dostawca, oraz
• faktury, w których podatnik VAT czynny występuje jako sprzedawca.
Polecamy KSeF - podręcznik
Kalendarz 2026 [Kalendarz księgowego]