W codziennej praktyce handlu zagranicznego przedsiębiorcy przywiązują ogromną wagę do dokumentacji celnej. To ona daje gwarancję bezpieczeństwa podatkowego, prawa do zastosowania stawki 0% VAT i pewność, że transakcja została prawidłowo rozliczona. Zdarzają się jednak sytuacje wyjątkowe, w których samolot z towarem już odleciał, statek odpłynął, a zgłoszenie eksportowe… nie zostało złożone. Czy w takiej sytuacji eksporter ma jeszcze szansę naprawić błąd?
- Dlaczego odprawa celna przed wywozem jest tak ważna?
- Gdy towar „ucieknie” z Unii bez zgłoszenia eksportowego
- Procedura retrospektywna – „drugie życie” zgłoszenia eksportowego
- Nie każda sprawa zakończy się pozytywnie
- Jak uniknąć podobnych problemów?
- Podsumowanie
Dlaczego odprawa celna przed wywozem jest tak ważna?
Eksport towarów poza Unię Europejską wymaga, aby jeszcze przed opuszczeniem obszaru celnego UE złożyć odpowiednie zgłoszenie celne. To procedura, którą znają wszyscy eksporterzy – dokumenty trafiają do systemu celnego, urząd celny wydaje komunikat zwolnienia towaru do procedury, a eksporter otrzymuje niezbędny dowód wywozu, kiedy towar opuści terytorium UE.
Dzięki temu państwo ma kontrolę nad przepływem towarów, a przedsiębiorca zyskuje pewność, że będzie mógł skorzystać z preferencji podatkowych w VAT a także w przypadku kiedy występuje i akcyzy. Brak odprawy na tym etapie to nie tylko błąd formalny. To przede wszystkim ryzyko zakwestionowania całej transakcji jako eksportowej, a w konsekwencji konieczność zapłaty VAT w stawce podstawowej, który w normalnych warunkach nie byłby należny.
Gdy towar „ucieknie” z Unii bez zgłoszenia eksportowego
W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, w których procedury zawodzą. Towar zostaje załadowany na pokład samolotu lub statku, przekracza granicę, a dopiero później okazuje się, że zgłoszenia eksportowego nie było. Przyczyną może być zwykły błąd ludzki – przeoczenie ze strony agencji celnej, niedopatrzenie przewoźnika albo brak kompletu dokumentów w chwili wysyłki. Zdarza się też, że awaria systemu informatycznego uniemożliwia złożenie zgłoszenia na czas.
W takich przypadkach przedsiębiorcy zostają postawieni w bardzo trudnej sytuacji: towar jest już poza Unią, a formalności nie zostały dopełnione. Czy to oznacza definitywny problem? Niekoniecznie.
Procedura retrospektywna – „drugie życie” zgłoszenia eksportowego
Prawo celne przewiduje bowiem specjalny mechanizm – tzw. procedurę retrospektywną. Polega ona na tym, że zgłoszenie eksportowe można złożyć dopiero po faktycznym opuszczeniu przez towar terytorium UE. Nie jest to jednak standardowe rozwiązanie, lecz swoista „furtka awaryjna”, którą można wykorzystać tylko w wyjątkowych okolicznościach.
Aby urząd celny zaakceptował takie zgłoszenie, eksporter musi udowodnić, że brak odprawy przed wywozem nie wynikał ze złej woli czy próby obejścia prawa. Niezbędne jest przedstawienie dokumentów potwierdzających, że ładunek rzeczywiście opuścił Unię – listów przewozowych, potwierdzeń od linii lotniczych czy frachtowych, faktur i innych dowodów handlowych. Dopiero wtedy organ może wydać zgodę i wystawić dokument potwierdzający wyprowadzenie towaru, który ratuje sytuację przedsiębiorcy w rozliczeniach podatkowych.
Nie każda sprawa zakończy się pozytywnie
Warto jednak pamiętać, że procedura retrospektywna nie jest automatyczna. Urząd celny ocenia każdorazowo, czy przyczyny opóźnienia były rzeczywiście niezależne od eksportera i czy dokumentacja potwierdzająca wywóz jest wiarygodna. Jeśli uzna, że eksporter zaniedbał obowiązki, może odmówić przyjęcia zgłoszenia po fakcie.
Dodatkowo samo złożenie zgłoszenia retrospektywnego nie wyłącza odpowiedzialności za naruszenie przepisów. Przedsiębiorca może zostać obciążony karą administracyjną, a w przypadku poważniejszych uchybień – nawet sankcją finansową. Dlatego jest to rozwiązanie awaryjne, z którego korzysta się jedynie w sytuacjach losowych.
Jak uniknąć podobnych problemów?
Eksporterzy, którzy choć raz zetknęli się z koniecznością stosowania procedury retrospektywnej, doskonale wiedzą, że jest to ścieżka długa i wymagająca. Dużo bezpieczniej jest zadbać o procedury organizacyjne, które minimalizują ryzyko pominięcia odprawy. Pomaga w tym:
- korzystanie z usług sprawdzonych agencji celnych,
- kontrola dokumentów jeszcze przed załadunkiem,
- jednoznaczne ustalenia z przewoźnikami co do obowiązków związanych z odprawą,
- śledzenie przesyłek w systemach elektronicznych.
Dzięki temu przedsiębiorca może mieć pewność, że towar nie „ucieknie” poza granicę bez odpowiedniego zgłoszenia.
Podsumowanie
Eksport bez wcześniejszej odprawy celnej to sytuacja, która dla przedsiębiorcy oznacza poważne ryzyko – zarówno podatkowe, jak i prawne. Choć procedura retrospektywna pozwala w wyjątkowych przypadkach złożyć zgłoszenie już po wywozie towaru, jest to rozwiązanie nadzwyczajne i nie daje stuprocentowej gwarancji powodzenia.
Najlepszym zabezpieczeniem pozostaje precyzyjna organizacja procesu eksportowego i ścisła kontrola dokumentów jeszcze przed wysyłką. Retrospektywna odprawa powinna być traktowana jako ostatnia deska ratunku, a nie element codziennej praktyki.
dr Izabella Tymińska, ekspert ds. ceł, prawa celnego, handlu zagranicznego
Anna Kwiecińska, doradca podatkowy i agent celny