Krok pierwszy - niszczenie
Chcąc rozpocząć wielkie porządki w firmowym archiwum, warto zacząć od brakowania, czyli wydzielenia niewymagającej już przechowywania dokumentacji oraz zniszczenia tej części, która jest już nieaktualna i niepotrzebna, generuje za to dodatkowe koszty z tytułu przechowywania. Należy jednak pamiętać, że dane poufne czy wrażliwe, np. dane osobowe pracowników lub informacje o sposobie organizacji firmy, które mogłyby być pożądane przez konkurencję, trzeba zutylizować w taki sposób, by treści dokumentów, płyt CD/DVD czy dysków twardych nie dało się w żaden sposób odtworzyć. Ze względu na skalę ryzyka – w małej firmie można to robić na bieżąco, większe przedsiębiorstwa powinny skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm w celu zmaksymalizowania bezpieczeństwa ochrony danych.
Posiadają one bowiem nowoczesne niszczarki potrafiące rozdrabniać dokumenty w sposób gwarantujący nieczytelność informacji i niemożność ich odtworzenia. Precyzyjnie tną dokumenty na ścinki o powierzchni zaledwie kilku milimetrów, a następnie prasują je w bloki.
- Decydując się na usługę niszczenia dokumentów przez zewnętrzną firmę należy upewnić się, że posiada ona niszczarki o co najmniej III stopniu tajności, czyli wskazanym dla danych chronionych, poufnych, osobowych, ofert i zamówień, dokumentów podatkowych i innych wymagających szczególnej ochrony – mówi Bogusław Salwach, Dyrektor ds. Zarządzania Dokumentacją w Impel Business Solutions. – Wybierając wykonawcę, warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on odbiór, załadunek i bezpieczny transport dokumentów do niszczarni, deklaruje wystawienie odpowiednich certyfikatów zniszczenia oraz pozwala kontrolować proces niszczenia, np. poprzez możliwość oglądania tego procesu online – radzi ekspert.
Krok drugi – digitalizacja
Profesjonalna digitalizacja dokumentów jest nie tylko oszczędnością czasu, miejsca i energii przedsiębiorstwa. To także gwarancja bezpieczeństwa dokumentów firmowych, wypełnienia ustawowych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcy oraz zabezpieczenie się przed konsekwencjami związanymi z ich niedopełnieniem. - Digitalizacja pozwala zaoszczędzić pieniądze przeznaczone na wynajem pomieszczeń archiwizacyjnych oraz pensje pracowników obsługujących obieg i archiwizację dokumentów. Przyspiesza dostęp do informacji, co również przekłada się na oszczędności – mówi Bogusław Salwach. – Należy pamiętać, że przydatność informacji w biznesie jest zależna od czasu jej uzyskania - w oparciu o nie podejmowane są codzienne decyzje dotyczące działalności firmy. Digitalizacja wpływa więc pozytywnie na wysokość przychodu przedsiębiorstwa – zapewnia ekspert.
Na czym dokładnie polega proces digitalizacji? – Wiele osób myli go z procesem skanowania. Tymczasem digitalizacja to także indeksacja zeskanowanych dokumentów, umożliwiająca ich szybkie odszukanie w zasobach, eksportowanie na serwery własne klienta, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie ich online poprzez repozytorium – podkreśla Bogusław Salwach z IBS.
Kompleksowa digitalizacja dokumentów pozwala uporządkować i skategoryzować dokumenty w wersji elektronicznej. Pozwala na szybki i łatwy dostęp do dokumentu oraz bieżącą pracę na nim w dowolnym miejscu i o dowolnej porze – oczywiście pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień i sprzętu (komputera, tabletu lub smartfonu).
Zalety przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej to także ułatwienie i przyspieszenie ewentualnej kontroli skarbowej i audytów a także pełna poufność i bezpieczeństwo (dzięki rozbudowanym systemom logowania). Cenna jest także możliwość integracji z istniejącymi już w firmie bazami danych oraz wykorzystania podpisu elektronicznego do bieżących działań na dokumentach.
Krok trzeci – archiwizacja
Przepisy prawa nakazują przedsiębiorstwom archiwizowanie dokumentów powstających w wyniku prowadzonej działalności. W tym obszarze również można zaoszczędzić czas i miejsce przekazując dokumenty firmie zewnętrznej. - Archiwizacja dokumentów to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Prace archiwizacyjne muszą odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, a zajmować się tym muszą wykwalifikowani i doświadczeni archiwiści – wyjaśnia ekspert IBS.
– Zlecając te działania na zewnątrz przedsiębiorca pozbywa się ciężaru związanego z ryzykiem popełnienia błędu, oszczędza pieniądze na zatrudnianiu archiwistów, nie musi też posiadać wiedzy o przepisach dotyczących sposobu uporządkowania, katalogowania i klasyfikowania akt, więc może skupić się na prowadzeniu swojej głównej działalności. Wybierając profesjonalnego partnera, będzie miał także pewność, że zarchiwizowane informacje są bezpieczne – podkreśla Bogusław Salwach.