Dokumenty nadane faksem a upływ terminów sądowych

Sąd apelacyjny odrzucił apelację powodów, jako wniesioną po terminie. Pełnomocnik powodów w zażaleniu na postanowienie wniósł o jego uchylenie oraz o nadanie dalszego biegu wniesionej apelacji, uzasadniając, że zgodnie z raportem, faks został nadany 5 sierpnia 2014 r. między godziną 23:36 a 23:43.

Jednak Sąd Najwyższy nie uwzględnił zażalenia stwierdzając, że samo wysłanie pisma faksem nie jest równoznaczne z zarejestrowaniem czynności w urządzeniach ewidencyjnych sądu i potwierdzeniem tego faktu przez upoważnionego pracownika przez umieszczenie prezentaty. A więc apelacja powodów została wniesiona dopiero następnego dnia, gdy pracownik sądu zarejestrował pismo i jako czynność dokonana po terminie wynikającym z art. 369 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego podlegała odrzuceniu.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

W dobie powszechnej informatyzacji nadawanie pisma faksem czy też e-mailem wielu osobom wydaje się równoznaczne ze złożeniem pisma w biurze podawczym sądu. Tak jednak nie jest. W art. 165 k.p.c. zawarto zamknięty katalog takich sytuacji. Są to:

 - oddanie pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – prawo pocztowe lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim UE,

- złożenie pisma przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej, przez osobę pozbawiona wolności w administracji zakładu karnego oraz przez członka załogi polskiego statku morskiego u kapitana statku,

 - wprowadzenie pisma do systemu teleinformatycznego sądów

Najbezpieczniejszym a zarazem i najpowszechniejszym sposobem złożenia pisma procesowego poza budynkiem sądu jest nadanie go pocztą.

Zgodnie z art. 3 ustawy z 23 listopada 2012 r. prawo pocztowe operatorem wyznaczonym jest operator pocztowy obowiązany do świadczenia usług powszechnych. Na podstawie art. 71 ust. 1 prawa pocztowego, operator wyznaczony jest wybierany decyzją prezesa UKE na okres 10 lat spośród operatorów pocztowych w konkursie ogłoszonym przez prezesa UKE. Na okres od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2025 r. operatorem tym została wybrana Poczta Polska SA. Tak więc tylko nadanie przesyłki w placówce spółki Poczta Polska S.A. będzie równoznaczne z jej złożeniem w budynku sądu.

Od 2013 roku również złożenie pisma procesowego w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim UE jest równoznaczne ze złożeniem pisma w budynku sądu.

Wskazane postanowienie potwierdza dotychczasowe stanowisko Sądu Najwyższego dotyczące zachowania terminu przy wnoszeniu pism procesowych faksem (postanowienie Sądu Najwyższego z 15 kwietna 2011 r., III CZ 18/11, postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 29 stycznia 2003 r. I CZ 192/02, postanowienie Sądu Najwyższego z 29 stycznia 2003 r. I CZ 142/02) z których wynikało, że pismo złożone faksem zostaje złożone w dacie wskazanej na prezentacie umieszczonej na piśmie. Przy czym należy podkreślić, że za w pełni dopuszczalne uznaje się wniesienie środka odwoławczego w postaci pisma nadanego faksem lub e-mailem, a nawet telegramem, ponieważ przepisy k.p.c. nie wskazują sposobu sporządzenia pisma procesowego. Jednak, tak jak w powyższym przypadku, przy nadaniu pisma faksem lub e-mailem problematyczne może być dotrzymanie terminu do złożenia środka odwoławczego.

Inaczej niż nadanie pisma faksem należałoby traktować wniesienie pisma w telegramie nadanym w placówce pocztowej operatora wyznaczonego. Już w roku 1977 Sąd Najwyższy (w uchwale z 29 kwietnia 1977 r., III CZP 23/77) dopuścił możliwość wniesienia środka odwoławczego w telegramie. Sąd przyjął, że w takim wypadku środek odwoławczy uważa się za wniesiony w dacie nadania telegramu, ponieważ dowód nadania pochodzi z urzędu pocztowego, a więc data nadania telegramu stwierdzona została przez ten urząd.

Nadanie pisma e-mailem, za pomocą innego operatora pocztowego, firmy kurierskiej będzie traktowane tak samo, jak wysłanie pisma faksem – złożenie pisma nastąpi dopiero w dacie umieszczonej na prezentacie właściwego sądu, więc trudniejsze będzie dotrzymanie terminu do złożenia pisma.

Katarzyna Małaniuk, radca prawny i Senior Associate w poznańskim biurze Rödl & Partner