Skarbówka potwierdza: w KSeF brak przycisku „usuń”, jest tylko „skoryguj”. A podwójna faktura to ryzyko podwójnego podatku

• Zdublowane faktury - interpretacja Dyrektora KIS
• Podwójna faktura = ryzyko podwójnego podatku. Możliwa korekta do zera
• KSeF nie znosi zasad fakturowania, tylko je wzmacnia

Zdublowane faktury - interpretacja Dyrektora KIS

Dobrym przykładem jednego z problemów, jakie napotkały wiele firm jest lipcowa interpretacja indywidualna Dyrektora KIS (0114-KDIP1-3.4012.298.2026.1.KP). Podatnik wystawił faktury „tradycyjnie” – poza KSeF, przed obowiązkową datą wejścia w system – i prawidłowo doręczył je kontrahentom. Następnie, w trakcie testów integracji, jego system omyłkowo przesłał te same faktury do KSeF – łącznie 2568 dokumentów. KSeF przyjął je, nadał numery i… w efekcie ta sama sprzedaż została udokumentowana drugi raz.

Podatnik we wniosku o wydanie interpretacji próbował uzasadnić brak potrzeby korygowania dokumentów wysłanych w KSeF, skoro dokumentują już zrealizowaną i zaraportowaną transakcję, nie wprowadzają w błąd, a zapisanie ich również w KSeF było pomyłką techniczną.

Dyrektor KIS wskazał wprost: wystawienie faktury w KSeF wiąże się ze standardowymi konsekwencjami przewidzianymi dla faktur. KSeF nie przewiduje możliwości anulowania, usunięcia czy edytowania przekazanej kontrahentowi faktury. W momencie nadania numeru KSeF faktura:
1) staje się dokumentem prawnym,
2) wchodzi do obrotu gospodarczego,
3) jest uznana za otrzymaną przez nabywcę w dniu przydzielenia numeru.

Nie ma tu „drogi na skróty”, nawet jeśli:
- błąd wynika z testów integracji,
- dotyczy setek czy tysięcy faktur,
- miał miejsce przed obowiązkową datą wejścia w KSeF dla danego podatnika.

Podwójna faktura = ryzyko podwójnego podatku. Możliwa korekta do zera

Interpretacja przypomina też, dlaczego podwójne udokumentowanie tej samej transakcji to nie jest niewinny „techniczny błąd”. Jeżeli czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma fakturami, co do zasady podatnik jest zobowiązany do zapłaty podatku z obu faktur (art. 108 ustawy o VAT).

W omawianej sprawie:
1) faktyczna sprzedaż została prawidłowo udokumentowana i rozliczona fakturami poza KSeF,
2) późniejsze przesłanie tych samych danych do KSeF wygenerowało drugi komplet faktur, które z punktu widzenia przepisów wyglądają jak kolejne, odrębne dokumenty sprzedaży.

Pozostawienie ich w systemie bez korekty oznacza ryzyko, że organ zastosuje art. 108 ust. 1 i zażąda podatku „podwójnie”. Stąd wniosek KIS: trzeba skorygować faktury z KSeF „do zera”, wskazując ich numery identyfikacyjne w systemie.

KSeF nie znosi zasad fakturowania, tylko je wzmacnia

Ta interpretacja dobrze pokazuje, co Ministerstwo Finansów i administracja skarbowa komunikują od początku:

1) KSeF to tylko narzędzie – faktura ustrukturyzowana musi spełniać wszystkie wymogi ustawy o VAT (art. 106e, 106ga–106gb, 106na),

2) miejsce „kliknięcia” (system finansowo księgowy, integrator, KSeF) nie zmienia odpowiedzialności podatnika,

3) błędy, również te wynikające wyłącznie z kwestii technicznych, wymagają wystawienia faktury korygującej. Sam fakt, że transakcja została prawidłowo rozliczona podatkowo, nie oznacza, że podatnik może zrezygnować z formalnego skorygowania dokumentu.

KSeF nie jest „światem równoległym” wobec polskiego VAT. To kanał, w którym te same zasady nabierają większej „ostrości”, bo każda faktura jest widoczna i śledzona systemowo. Dlatego zamiast szukać obejść, korzystając z pewnych preferencji sankcyjnych i wyrozumiałości względem podatników w 2026 r., warto jak najszybciej poukładać procesy tak, żeby minimalizować ryzyko błędów, a gdy przytrafi się błąd – od razu wiedzieć, jak go skorygować i móc to zrobić w systemie.

Pierwsze miesiące funkcjonowania obowiązkowego KSeF pokazują, że wiele ryzyk ujawnia się dopiero w praktyce.

Aleksandra Plichta, partner, CRIDO
Małgorzata Bogucka, starszy konsultant, CRIDO