Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi - jak wybrać dostawcę systemu?

Proponowane zmiany w ustawie z dnia 6 września 2001 r. Prawo Farmaceutyczne, miały wejść w życie 1 lipca 2017 r. Wciąż jednak trwają prace nad budową centralnego systemu ZSMOPL i niesprecyzowane są ostateczne wymogi raportowe, dlatego wszyscy oczekują na zmianę daty uruchomienia nowego systemu monitorowania na 1 stycznia 2018. Biorąc jednak pod uwagę nadchodzący sezon urlopowy i długotrwałe procedury przetargowe, proces wprowadzania systemu monitorowania w przedsiębiorstwach wskazanych przez przepisy, należy zacząć już teraz. Zwłaszcza, że niedostosowanie swoich systemów informatycznych do sprawozdawania danych za pomocą ZSMOPL jest objęte karami finansowymi.

Kto musi się przygotować?

ZSMOPL to system teleinformatyczny, który będzie umożliwiał przekazywanie dziennych, elektronicznych raportów o przeprowadzonych transakcjach, stanach magazynowych, planowanych dostawach i dostępności produktów monitorowanych. Obowiązkowi przekazywania tych informacji Ministerstwu Zdrowia (poprzez ZSMOPL), będą od przyszłego roku podlegać: apteki ogólnodostępne, punkty apteczne, podmioty gospodarcze prowadzące w swojej strukturze hurtownie farmaceutyczne, podmioty lecznicze prowadzący w swojej strukturze aptekę szpitalną, podmioty lecznicze prowadzące w swojej strukturze działy farmacji, a nawet podmioty lecznicze nie prowadzące apteki ani działu farmacji ale uczestniczące w obrocie produktami leczniczymi, refundowanymi środkami spożywczymi specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz refundowanymi wyrobami medycznymi.

Obowiązkowi raportowemu podlegać będą wszystkie transakcje, których przedmiotem będą produkty farmaceutyczne określone przez Ministerstwo Zdrowia. Zarówno te wewnątrz Polskiego rynku farmaceutycznego, jak i te które dotyczą przywozu i wywozu do i poza Unię Europejską.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Jeden system, wielu dostawców

By przekazywanie informacji o obrocie lekami odbywało się sprawnie i szybko, Ministerstwo opisało szczegółowe wymogi odnoszące się do wymagań systemu, struktur i formatów danych. – To standard, który należy spełnić, by móc udostępnić system przedsiębiorcom – mówi Krzysztof Banaszewski z firmy SI-Consulting.  – Spełnienie wymogów prawnych i wdrożenie systemu to jednak nie wszystko. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że ZSMOPL, jak każdy system informatyczny, powinien być dopasowany do charakteru działalności, aktualizowany i serwisowany. Tego nie gwarantuje każdy dostawca – zauważa ekspert.

Na co zwrócić uwagę?

Po pierwsze doświadczenie. Współpracę najlepiej nawiązać z firmą, która już wcześniej przygotowywała i wprowadzała podobne rozwiązania pod systemy SAP, np. Jednolity Plik Kontrolny. - To pomoże wykluczyć problemy i pomyłki przy wdrażaniu projektu i usprawni ten proces – podkreśla Krzysztof Banaszewski z SI-Consulting i zauważa: - Wybierając doświadczonego partnera, zwiększamy też bezpieczeństwo danych firmy.

Równie ważne jest także indywidualne podejście do klienta. – Odpowiedzialny i skuteczny dostawca ZSMOPL nie zaproponuje od razu gotowego rozwiązania. Przeprowadzi wcześniej szczegółową analizę przedwdrożeniową, wspólnie z klientem omówi aspekty techniczne, biznesowe i logistyczne – mówi ekspert z SI-Consulting. – Dobrego partnera wdrożeniowego poznamy po tym, że jest otwarty na wszelkie sugestie i pomysły klienta oraz oferuje dodatkowe rozszerzenia i modyfikacje aplikacji, w zależności od zgłoszonych potrzeb – kontynuuje Krzystof Banaszewski.

Oprócz doświadczenia i elastyczności, firma dostarczająca rozwiązanie ZSMOPL powinna gwarantować testy, pracować terminowo i oferować późniejszy serwis systemu. Dlatego warto zwrócić uwagę na sytuację finansową partnera. Jeśli ma on świadczyć usługi przez lata, powinien mieć stabilną pozycję na rynku.  Tylko wtedy klient może mieć pewność, że w każdym momencie będzie mógł zwrócić się do niego o pomoc w bieżącej obsłudze ZSMOPL, np. usuwaniu błędów, dostarczaniu usprawnień i aktualizacji.