Coroczne zatwierdzenie sprawozdania finansowego bywa traktowane jak formalność księgowa. Dla członków zarządu i rady nadzorczej bywa to jednak dzień, w którym tracą umocowanie do działania – często bez świadomości, że to się właśnie wydarzyło. Pomyłka co do tego momentu może podważyć ważność uchwał i umów podpisanych „w imieniu spółki” przez osobę, która formalnie nie jest już członkiem organu.
- Zatwierdzenie sprawozdania finansowego – zagadnienie nie tylko księgowe
- Kadencja to nie to samo co mandat
- Zasada podstawowa i zagadnienie „pierwszego pełnego roku”
- Odmienne regulacje w umowie spółki z o.o.
- Pułapki często pojawiające się w praktyce
- Podsumowanie
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego – zagadnienie nie tylko księgowe
Zwyczajne zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie, które zatwierdza sprawozdanie za miniony rok obrotowy, jest istotne nie tylko z perspektywy księgowej. Jest ono jednocześnie kluczowym zdarzeniem z perspektywy członków organów. To właśnie z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe Kodeks spółek handlowych wiąże wygaśnięcie mandatów członków organów. Jeżeli zarząd po tym dniu zawiera umowę albo podejmuje uchwałę, a mandat już wygasł, pojawia się ryzyko działania bez właściwego umocowania – z konsekwencjami dla skuteczności czynności.
Kadencja to nie to samo co mandat
Te dwa pojęcia mylą się notorycznie, a różnica jest praktyczna.
Kadencja to okres, na jaki dana osoba została powołana. Mandat to samo umocowanie do pełnienia funkcji. Rozróżnienie to jest niewątpliwie nieintuicyjne, co tylko pogłębia wątpliwości przy wyznaczaniu momentu końcowego umocowania członków organów. Koniec kadencji i koniec mandatu zwykle nie przypadają na ten sam dzień – jak w szczególe opisano poniżej, mandat zazwyczaj będzie trwał jeszcze po końcu kadencji.
Zasada podstawowa i zagadnienie „pierwszego pełnego roku”
W spółce z o.o. zasadą jest, że mandat członka organu (zarządu, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej) wygasa z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (art. 202 § 1 k.s.h. i art. 218 § 1 k.s.h.).
Kluczowe jest słowo „pełny”. Rok, w którym został on powołany, co do zasady nie będzie pełnym rokiem obrotowym – aby tak było, członek zarządu musiałby zostać powołany dokładnie pierwszego dnia roku obrotowego. W związku z tym dopiero kolejny rok obrotowy będzie tym, który wypełni jednoroczną kadencję członka zarządu.
W spółce z o.o., w której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a umowa spółki nie reguluje w żaden sposób kwestii kadencji czy mandatu, członek zarządu zostaje powołany 2 stycznia 2024 r. – pierwszym pełnym rokiem obrotowym jest 2025, więc mandat wygaśnie dopiero z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za 2025 r., tj. w 2026 r. (zasadniczo sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, czyli w tym przykładzie do 30 czerwca 2026 r.).
Na tym przykładzie widać, że kadencja jednoroczna może w praktyce wiązać się z ponad dwuletnim mandatem członka zarządu.
W sytuacji, w której członek organu zostaje powołany na kolejną jednoroczną kadencję, powstaje pytanie czy należy doliczać do nowej kadencji tego członka zarządu okres pełnienia funkcji przed zgromadzeniem wspólników. W tym zakresie Sąd Najwyższy wskazał, że należy dokonać takiego doliczenia, aby „zbliżyć okres urzędowania do rocznej kadencji” (Postanowienie SN z 8.05.2015 r., III CZ 19/15, OSNC 2016, nr 4, poz. 44). Zdaje się jednak, że w tym zakresie wiele racji mają w sobie głosy krytyczne wobec tej koncepcji, pojawiające się w doktrynie. Wszak przyjęcie zapatrywania SN prowadziłoby do możliwości zaistnienia niepożądanych sytuacji, w których mandat dwóch członków organów – nowego i uprzednio już działającego - powołanych w tym samym czasie na tę samą kadencję, wygasałby w różnych momentach.
W tej samej spółce z o.o. członek zarządu A został powołany 2 stycznia 2024 r. na jednoroczną kadencję. Jego mandat, przy braku odmiennych postanowień umowy spółki, wygasa z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za 2025 r., czyli zasadniczo najpóźniej 30 czerwca 2026 r. Na tym zgromadzeniu wspólnicy powołują ponownie A oraz po raz pierwszy B — obu na jednoroczną kadencję.
Gdyby wobec A doliczać okres wcześniejszego pełnienia funkcji przed ponownym powołaniem, jego mandat wygasłby już z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za 2026 r., czyli zasadniczo najpóźniej 30 czerwca 2027 r. Mandat B, jako osoby powołanej po raz pierwszy w trakcie 2026 r., wygasłby natomiast dopiero z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za 2027 r., czyli zasadniczo najpóźniej 30 czerwca 2028 r. W efekcie mandaty dwóch osób powołanych tego samego dnia, tą samą uchwałą i na tę samą jednoroczną kadencję wygasałyby w różnych latach.
Kwestia liczenia „pełnych” lat obrotowych ma także znaczenie w spółce akcyjnej. Kadencja członka zarządu albo rady nadzorczej nie może przekraczać pięciu lat (art. 369 i art. 386 k.s.h.), a jej konkretną długość określa statut albo uchwała powołująca, z uwzględnieniem regulacji statutowych. W tym modelu mandat wygasa co do zasady z dniem walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Praktyczna konsekwencja jest taka sama jak w spółce z o.o. – w przypadku powołania członka organu w trakcie roku obrotowego, tego roku nie wlicza się do obliczania kadencji, co może istotnie wydłużyć rzeczywisty czas pełnienia funkcji.
Przykład: członek rady nadzorczej spółki akcyjnej, w której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zostaje powołany 2 stycznia 2024 r. na trzyletnią kadencję. Jeżeli statut nie przewiduje odmiennego sposobu liczenia, rok 2024 nie będzie pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji. Pełnymi latami będą dopiero lata 2025, 2026 i 2027. Mandat wygaśnie więc z dniem walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za 2027 r., czyli w 2028 r.
Odmienne regulacje w umowie spółki z o.o.
Reguła z art. 202 § 1 i art. 218 § 1 k.s.h. obowiązuje tylko wtedy, gdy umowa spółki nie stanowi inaczej, a margines swobody jest tu szeroki. Umowa spółki z o.o. może przede wszystkim wprowadzić kadencję wieloletnią, podobnie jak w spółce akcyjnej. Tak jak w spółce akcyjnej, tak i w spółce z o.o., przy kadencji wieloletniej mandat wygasa z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. W tym przypadku również obowiązuje zasada obliczania kadencji w pełnych latach obrotowych (o ile umowa spółki nie reguluje tej kwestii odmiennie).
Co istotne, w sp. z o.o. dopuszczalne jest powołanie członka organu na czas nieoznaczony. W takim przypadku nie jest konieczne powoływanie na kolejne kadencje, a mandat członka zarządu wygaśnie dopiero wskutek zdarzenia niezwiązanego z upływem kadencji – w szczególności śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu.
Pułapki często pojawiające się w praktyce
Zrozumienie różnicy pomiędzy kadencją a mandatem nie powinno jednak uśpić czujności w innych obszarach mających kluczowy wpływ na moment wygaśnięcia mandatu – część z tych „pułapek” może zostać zastawiona na etapie niewystarczająco starannego przygotowania umowy spółki/statutu, a część wynika z zawiłości zagadnienia.
Pierwsza pułapka dotyczy powołania „na czas nieoznaczony” w spółce z o.o. Sama uchwała wspólników, w której wskazano bezterminowe powołanie członka zarządu, nie zawsze wystarczy. Jeżeli umowa spółki nie wyłącza albo nie modyfikuje ustawowej reguły z art. 202 § 1 k.s.h., mandat może wygasnąć z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Innymi słowy, bezterminowość powinna wynikać z umowy spółki, a nie wyłącznie z uchwały powołującej.
Druga częsta sytuacja to wspólna kadencja organu. Jeżeli umowa spółki albo statut przewiduje, że wszyscy członkowie zarządu lub rady nadzorczej pełnią funkcję w ramach wspólnej kadencji, osoba powołana w trakcie jej trwania nie rozpoczyna własnego, pełnego okresu od początku. Wchodzi do organu tylko na czas pozostały do końca wspólnej kadencji. W efekcie jej mandat może wygasnąć znacznie szybciej, niż wynikałoby to z samej daty powołania.
Osobnej ostrożności wymagają spółki z o.o. zakładane przez system S24. Standardowy wzorzec umowy spółki dostępny w tym systemie wiąże wygaśnięcie mandatu z upływem kadencji. W takich spółkach nie można więc zakładać, że mandat będzie trwał aż do zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. Konieczne jest wcześniejsze sprawdzenie treści umowy i, w razie potrzeby, odnowienie składu organu w odpowiednim czasie.
Do tego dochodzą mniej oczywiste konfiguracje: zmiana roku obrotowego, powołanie członka organu tuż po rozpoczęciu roku, kolejne uchwały podejmowane w różnym czasie, odwołania części składu albo uzupełnianie organu w trakcie wspólnej kadencji. Każda z tych okoliczności może zmienić ocenę, kiedy mandat rzeczywiście wygasa. Dlatego w sprawach dotyczących mandatów szczególnie ryzykowne jest działanie „na pamięć”.
Podsumowanie
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego wygląda z pozoru na czynność z obszaru rachunkowości, ale w praktyce może nieść za sobą doniosłe skutki korporacyjne. To właśnie przy okazji zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe może dojść do wygaśnięcia mandatów członków zarządu, rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej, a przeoczenie tego momentu może rodzić wątpliwości co do umocowania do reprezentowania spółki, a tym samym ważności uchwał i innych czynności dokonywanych przez organy spółki.
Kwestii wygaśnięcia mandatu nie da się ocenić wyłącznie na podstawie aktualnego odpisu z KRS albo daty ostatniego powołania. Konieczne jest sięgnięcie do umowy spółki (w przypadku spółki akcyjnej – statutu) oraz historycznych uchwał i dokumentów dotyczących składu organów. Opisane wyżej zasady pokazują najczęściej spotykane rozwiązania, ale w praktyce możliwych konfiguracji jest znacznie więcej: kadencje wspólne i indywidualne, powołania w trakcie kadencji, zmiany roku obrotowego, rok obrotowy rozbieżny z rokiem kalendarzowym, modyfikacje umowy lub statutu czy kolejne uchwały podejmowane w różnym czasie. Dlatego każdą sytuację warto ocenić na podstawie konkretnego stanu faktycznego i pełnej dokumentacji korporacyjnej spółki.
Karol Kuziak, Senior Associate, Kancelaria prawna CRIDO