Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 5 sierpnia 2013 r., IPTPB3/423-142/12-11/13-S/IR.
Sprawa dotyczyła spółki działającej w branży wydobywczej, w formie spółki akcyjnej. W związku z realizacją zadań spółki, ponosiła ona znaczne i wymierne wydatki m.in. związane z organizacją walnego zgromadzenia akcjonariuszy (dalej: WZA), w tym koszty notarialne (sporządzenie protokołu w formie aktu notarialnego, poświadczenie pełnomocnictw osób biorących udział w WZA), koszty obsługi informatycznej, koszty usług gastronomicznych (drobny, zwyczajowo przyjęty poczęstunek) i wynajmu sali, koszty związane z obowiązkiem informacyjnym (wydatki na zakup tablic informacyjnych, koszty ogłoszeń w prasie oraz Monitorze Sądowym i Gospodarczym), koszty usług transportowych w związku z organizacją WZA (które zgodnie z art. 403 KSH, WZA musi odbywać się w siedzibie spółki, stąd spółka ponosi m. in. koszty usług transportowych).
Na tym tle spółka zwróciła się do organu podatkowego z wnioskiem o interpretację, w którym zapytała, czy przedmiotowe wydatki mogą dla niej stanowić koszty podatkowe?
Przedstawiając własne stanowisko spółka wskazała, że wydatki na organizację WZA należy uznać za szeroko pojęte wydatki związane z funkcjonowaniem osoby prawnej, które jest nierozerwalnie związane z organizacją prawidłowej działalności jej organów. Obowiązek zwoływania walnego zgromadzenia akcjonariuszy wynika bowiem z przepisów prawa, zaś jego organizacja jest niezbędna z punktu widzenia prawidłowego prowadzenia działalności przez spółkę.
Spółka podkreśliła również, że wydatki poniesione m.in. na opłaty notarialne, sądowe, rejestrowe, amortyzacja programu księgowego, zakup pieczątek, opłaty za prowadzenie rachunku bankowego i przelewów, a także dzierżawa pomieszczenia, nie zostały wymienione w negatywnym katalogu kosztów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Ponadto, zgodnie z art. 403 KSH, walne zgromadzenie akcjonariuszy musi odbywać się w siedzibie spółki, a co za tym idzie, wszelkie koszty związane z jego organizacją obciążają spółkę.
Zdaniem spółki przedmiotowe wydatki, mimo, że nie mogą być bezpośrednio powiązane z przychodami spółki, związane są z jej funkcjonowaniem, a zatem stanowią koszty pośrednie. Oznacza to, że mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia, pod warunkiem, że były racjonalne co do zasady i zostały prawidłowo udokumentowane.
Podatek od dochodów z nieujawnionych źródeł - skutki wyroku TK
Firma zwraca pracownikowi wydatki z podróży służbowej - skutki w PIT
Koszty pośrednie związane z funkcjonowaniem osoby prawnej
W początkowo wydanej interpretacji indywidualnej organ podatkowy uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe. Po wyczerpaniu toku instancyjnego, spółka wniosła skargę do WSA, który przyznał jej rację. Jednocześnie w wyroku zawarto wskazówki dla organu podatkowego w kwestii ustalenia dodatkowych elementów stanu faktycznego, w tym w zakresie organizacji kosztów transportowych związanych z organizacją WZA. Organ powinien ustalić, czy chodzi o koszty dowozu akcjonariuszy, czy również osób obsługujących zgromadzenie.
Ponownie rozpatrując sprawę Dyrektor Izby Skarbowej wezwał spółkę do wyjaśnienia okoliczności stanu faktycznego w wymienionym wyżej zakresie. Spółka wyjaśniła, że związane z organizacją WZA usługi transportowe dotyczą dowozu osób obsługujących zgromadzenie. Udział w nim biorą bowiem nie tylko akcjonariusze i władze spółki, ale także inne osoby obsługujące zgromadzenie takie jak pracownicy biura zarządu, prawnicy, protokolanci, notariusze itd. Spółka nie ponosi wydatków na dowóz akcjonariuszy na posiedzenie. Jak zatem wyżej wspomniano nie ma tu więc miejsca wyłączone z kosztów podatkowych spełnianie świadczenia na rzecz akcjonariuszy.
Na tle powyższego organ uznał stanowisko spółki za prawidłowe.
Opis interpretacji przygotował Zespół Zarządzania Wiedzą, Dział Prawno-Podatkowy PwC