Jednym z nich, wskazanym w art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) ustawy o PDOP, jest przypadek, gdy wierzytelności uprzednio na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o PDOP zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w sposób określony w art. 16 ust. 2 tej ustawy.
Nieściągalne wierzytelności mogą zostać zatem zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie w przypadku łącznego spełnienia opisanych poniżej przesłanek:
1. Wierzytelność została zaliczona do przychodów należnych
Pierwszym warunkiem wskazanym w art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) ustawy o PDOP, jest uprzednie zarachowanie wierzytelności jako przychodów należnych na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy o PDOP. Stosownie do tego ostatniego przepisu, za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
2. Nieściągalna wierzytelność nie uległa przedawnieniu
Podatnik, chcąc zaliczyć nieściągalne wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów, nie powinien dopuścić do przedawnienia tych wierzytelności, jako że wierzytelności odpisane jako przedawnione nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, o czym stanowi wprost art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o PDOP. W przypadku zbliżania się okresu przedawnienia podatnik powinien podjąć kroki w celu dokonania na podstawie odrębnych przepisów przerwania biegu terminu przedawnienia wierzytelności. Jeśli zostanie stwierdzone przedawnienie wierzytelności, zaliczenie jej w koszty podatkowe nie jest możliwe.
3. Nieściągalność wierzytelności jest udokumentowana w sposób wskazany w ustawie o PDOP
Kolejnym warunkiem określonym w art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) jest właściwe udokumentowanie nieściągalności wierzytelności. Zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o PDOP, za wierzytelności, o których mowa w ust. 1 pkt 25, uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana:
- postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
- postanowieniem sądu o:
- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
- umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność wymieniona w lit. a, lub
- zakończeniu postępowania upadłościowego, albo
- protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
4. Wierzytelność została odpisana jako nieściągalna
Podkreślenia wymaga, że przepis art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy o PDOP stanowi o wierzytelnościach odpisanych jako nieściągalne. W tym celu na podstawie ustawy o rachunkowości, w ewidencji, prowadzonej zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PDOP, musi zostać dokonane odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej. Wskazać należy zatem, iż warunkiem zaliczenia, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy o PDOP, wierzytelności nieściągalnej do kosztów uzyskania przychodów jest także dokonanie ewidencyjnego odpisu tej wierzytelności jako nieściągalnej, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
Kiedy koszt?
W zakresie ustalenia momentu, w którym podatnik powinien zaliczać nieściągalne wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów, wskazać należy, iż nie może to nastąpić wcześniej, niż po spełnieniu łącznie wszystkich przesłanek wskazanych powyżej (po spełnieniu ostatniej przesłanki).
Tomasz Pastuszka, Konsultant Podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.