Zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawa o PDOP), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.
Z ustawowej definicji kosztów uzyskania przychodów, wynika zatem, że aby uznać konkretny wydatek za koszt uzyskania przychodu, musi on mieć potencjalny wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. W żadnym z przepisów art.16 ust.1 powołanej ustawy nie ma generalnego wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów, strat jakie ponosi podatnik. Należy zatem przyjąć, że co do zasady straty są kosztem podatkowym i mogą być uznane za wydatki celowe, pod warunkiem ich związku z przychodami (za wyjątkiem przypadków wprost wskazanych w ustawie, np. w art.16 ust.1 pkt 5,6,39,47,50, które nie mają zastosowania w analizowanym przypadku).
W odniesieniu do strat uznawanych za koszty uzyskania przychodów przyjmuje się, że straty mogą być kosztem jedynie wówczas gdy nie są zawinione przez podatnika, nie są efektem jego błędów, uchybień, zaniechań itp. oraz jeżeli są związane z działalnością podatnika i nie można ich było uniknąć. Dla rozliczenia strat w kosztach, Pracodawca musi wykazać, że w rzeczywistości nie próbuje rozliczyć w kosztach podatkowych kosztów swoich zaniedbań czy też niewłaściwego działania swojego lub niewłaściwego działania pracownika itp.
Polecamy: Klauzula przeciw unikaniu opodatkowania – praktyczny poradnik
Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)
Aby w analizowanej sytuacji straty jakie Pracodawca poniósł na zakup usługi noclegowej w związku z podróżą służbową pracownika, do której nie doszło, były kosztem podatkowym, należy udowodnić, że wcześniejsza rezerwacja noclegu była działaniem racjonalnym i ekonomicznie uzasadnionym, a strata nie jest efektem błędu spowodowanego działaniem lub zaniechaniem Pracodawcy i jego pracownika. Musi zatem w sposób nie budzący wątpliwości wykazać, że nie mógł uniknąć straty np. poprzez brak możliwości odwołania rezerwacji w momencie kiedy powziął informację o tym, że pracownik nie wyjedzie w podróż służbową.
Powyższe oznacza, że w każdym przypadku gdy nie będzie można Podatnikowi (jego pracownikowi) przypisać winy, strata może być uwzględniona w rachunku podatkowym po stronie kosztów.
Należy jednak podkreślić, iż sam cel podróży, w związku z którą został zakupiony nocleg musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą – celem gospodarczym. Na Pracodawcy, jako na podmiocie wywodzącym określone korzyści, będzie ciążył obowiązek udowodnienia zarówno celu pierwotnie planowanej podróży służbowej, jak i faktu braku winy Jego i pracownika w niedojściu do skutku owego wyjazdu, jak i niemożności/niecelowości odwołania wcześniejszej rezerwacji.
Anna Dziura, ECDDP sp. z o. o.