Podatnik wykazując wydatek musi udowodnić związek poniesionego wydatku z uzyskanym przychodem (por. np. wyrok z 17 czerwca 2003 r. I SA/Łd 214/02).
Jeżeli więc podatnik wykaże w księdze faktury nie dokumentujące rzeczywistych operacji gospodarczych musi liczyć się z tym, że nie będą one stanowić podstawy prawidłowego zapisu w księdze podatkowej. A wtedy określone w nich wydatki nie będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Polecamy: Limity ulg i odliczeń w PIT
Jeżeli więc np. podatnik zakupił paliwo i faktury dokumentujące zakup zostały wprowadzone do księgi a jednocześnie podatnik ten nie jest w stanie udowodnić wykorzystania zakupionego paliwa w prowadzonej działalności (np. ilością odbytych podróży) musi liczyć się z tym, iż przedstawione faktury a w konsekwencja prowadzona księga zostaną podważone.
Dowód księgowy (faktura) tylko wówczas może stanowić podstawę wpisu do księgi podatkowej jeżeli odzwierciedla stan rzeczywisty. W przeciwnym razie organ podatkowy może uznać taką księgę za nierzetelną na podstawie § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, za wyjątkiem sytuacji gdy:
1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy;
2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi;
3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny;
4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej;
5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.
Polecamy: Najczęstsze błędy w PIT-ach
Sytuacja taka sprowadza się do wniosku, że wydatek, który nie został poniesiony przez podatnika, a więc taki, który nie może mieć żadnego związku z uzyskaniem przychodu, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.