Sposób prowadzenia kpir oraz dokumentowania znajdujących się w niej zapisów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Jeden z podatników prowadzący taką księgę stanął przed problemem, jak dokumentować w niej posiadanie przeznaczonych do sprzedaży opon, które zbiera za darmo z salonów samochodowych w Niemczech, z tzw. „wystawek”.
Nie otrzymuje on żadnego dokumentu z niemieckich salonów samochodowych, więc postanowił zbierane opony ewidencjonować ilościowo na dowodach wewnętrznych.
Polecamy:Dokumentowanie podróży służbowej w kpir
Z takim rozwiązaniem nie zgodził się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, który w wydanej w dniu 29 lutego 2011 r. w imieniu Ministra Finansów interpretacji indywidualnej nr ILPB1/415-1297/10-2/AO wskazał na fakt, że przepis § 14 powyższego rozporządzenia zawiera zamknięty katalog operacji gospodarczych, które można dokumentować dowodami wewnętrznymi.
Wśród tych operacji nie ma nieodpłatnego nabycia opon, zatem niedopuszczalne jest ich wykorzystywanie w takim przypadku.
Ponieważ jednak kpir musi bezwzględnie odzwierciedlać wszelkie dokonane operacje gospodarcze, a operacją taka jest niewątpliwie nabycie tych opon w celu ich odsprzedaży, to interpretator wskazał, aby poza dokonaniem opisu tego zdarzenia w kolumnie 6 księgi, dokonać w kolumnie 16 „uwagi” wpisu o ilości nabytych nieodpłatnie towarów (czyli zebranych opon), które są przeznaczone do dalszej odsprzedaży.
Polecamy:Jak udokumentować w kpir zakup towarów używanych
Biorąc jednocześnie pod uwagę konieczność posiadania dokumentów potwierdzających dokonanie zapisów w kpir, wskazano jednocześnie, aby był to każdy „inny dowód” (nie dowód wewnętrzny), który wskazałby sposób nabycia towaru, miejsca ich pochodzenia oraz ich ilość.
Ponieważ nie wskazano żadnej formy takiego dokumentu, to uznać można, iż wystarczającym jest sporządzenie oświadczenia zawierającego w sobie wszystkie powyższe dane.