REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak dokumentować koszty w księdze przychodów i rozchodów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy podatku dochodowego od osób fizycznych nie określają zasad dokumentowania wydatków. Należy jednak pamiętać, że właściwie udokumentowanie kosztu zabezpiecza podatnika przed kwestionowaniem jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przez organy podatkowe.

Odesłanie do odrębnych przepisów

REKLAMA

REKLAMA

Ustawodawca nakłada na podatników podatku dochodowego od osób fizycznych obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rozporządzenie zawiera szczegółowy katalog dowodów księgowych jakie może zastosować podatnik przy zapisach w księdze, w tym również dokumentujących wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodów. Jako najbezpieczniejsze rozwiązanie wskazać należy dokumentowanie wydatków, zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Dowody poniesienia kosztów zgodnie z księgą przychodów i rozchodów

REKLAMA

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów powinni dokumentować koszty uzyskania przychodów dowodami księgowymi wskazanymi w rozporządzeniu.

Pośród nich znajdują się:
- faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP
- dokumenty celne
- rachunki, faktury korygujące i noty korygujące
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
- noty księgowe
- dowody przesunięć
- dowody opłat pocztowych i bankowych
- inne dowody opłat, w tym książeczki opłat
- inne dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodu księgowego
- dowody wewnętrzne, o ile zostały zaopatrzone w datę, podpisane przez osobę realizującą wydatek i określają: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy pamiętać, że dowody wewnętrzne mogą dokumentować jedynie zdarzenia wymienione w rozporządzeniu (np. zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników, opłaty skarbowe, sądowe i notarialne, wydatki związane z parkowaniem samochodu).

Warto również zwrócić uwagę, że w określonych sytuacjach przepisy nakładają na podatników obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji:
- środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- wyposażenia
- przebiegu pojazdu
- kart przychodów pracowników.

Postępowanie podatkowe

Podkreślić również należy znaczenie przepisów ogólnego prawa podatkowego dla dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ordynacji podatkowej przewidują możliwość dopuszczenia jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być oprócz ksiąg podatkowych, również deklaracje, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe.

Nie jest to jednak katalog zamknięty, bowiem podatnik chcąc wykazać zasadność zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych powinien powoływać wszelkie dostępne, prawnie dopuszczalne dowody.

Dokumentowanie kosztów w ocenie sądów

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 czerwca 2009 r., sygn. akt II FSK 242/2008 stwierdził:
„Prawidłowo Wojewódzki Sąd Administracyjny przyjął, że kosztem uzyskania przychodów może być także wydatek potwierdzony innym niż dokument księgowy dowodem. Nietrafne jest zatem stanowisko organu podatkowego, że prawidłowa wykładnia art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. zakłada wykazanie kosztu tylko za pomocą dowodu z dokumentu. Przepis ten ograniczenia takiego nie zawiera. Wymóg posiadania określonego dokumentu na konkretnego rodzaju wydatek dotyczy tylko dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów”.

W wyroku z 25 września 2009r., sygn. akt I SA/Bk 168/09 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku orzekł:
„Czym innym jest rzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych w oparciu o dokumenty spełniające określone wymagania formalne wymienione w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a czym innym dokumentowanie poniesienia kosztów uzyskania przychodów na etapie postępowania podatkowego. To, że określony dokument nie mógł stanowić podstawy do dokonania zapisu w księdze podatkowej (np. paragon) nie może automatycznie oznaczać, iż nie może on stanowić dowodu dokumentującego poniesienie wydatku w rozumieniu przepisów o.p. w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego”.

Podstawa prawna:
- art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- § 12 ust. 3, § 13 i § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
- art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

REKLAMA

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA