REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak dokumentować koszty w księdze przychodów i rozchodów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy podatku dochodowego od osób fizycznych nie określają zasad dokumentowania wydatków. Należy jednak pamiętać, że właściwie udokumentowanie kosztu zabezpiecza podatnika przed kwestionowaniem jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przez organy podatkowe.

Odesłanie do odrębnych przepisów

REKLAMA

Autopromocja

Ustawodawca nakłada na podatników podatku dochodowego od osób fizycznych obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rozporządzenie zawiera szczegółowy katalog dowodów księgowych jakie może zastosować podatnik przy zapisach w księdze, w tym również dokumentujących wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodów. Jako najbezpieczniejsze rozwiązanie wskazać należy dokumentowanie wydatków, zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Dowody poniesienia kosztów zgodnie z księgą przychodów i rozchodów

REKLAMA

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów powinni dokumentować koszty uzyskania przychodów dowodami księgowymi wskazanymi w rozporządzeniu.

Pośród nich znajdują się:
- faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP
- dokumenty celne
- rachunki, faktury korygujące i noty korygujące
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
- noty księgowe
- dowody przesunięć
- dowody opłat pocztowych i bankowych
- inne dowody opłat, w tym książeczki opłat
- inne dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodu księgowego
- dowody wewnętrzne, o ile zostały zaopatrzone w datę, podpisane przez osobę realizującą wydatek i określają: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy pamiętać, że dowody wewnętrzne mogą dokumentować jedynie zdarzenia wymienione w rozporządzeniu (np. zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników, opłaty skarbowe, sądowe i notarialne, wydatki związane z parkowaniem samochodu).

Warto również zwrócić uwagę, że w określonych sytuacjach przepisy nakładają na podatników obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji:
- środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- wyposażenia
- przebiegu pojazdu
- kart przychodów pracowników.

Postępowanie podatkowe

Podkreślić również należy znaczenie przepisów ogólnego prawa podatkowego dla dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ordynacji podatkowej przewidują możliwość dopuszczenia jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być oprócz ksiąg podatkowych, również deklaracje, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe.

Nie jest to jednak katalog zamknięty, bowiem podatnik chcąc wykazać zasadność zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych powinien powoływać wszelkie dostępne, prawnie dopuszczalne dowody.

Dokumentowanie kosztów w ocenie sądów

REKLAMA

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 czerwca 2009 r., sygn. akt II FSK 242/2008 stwierdził:
„Prawidłowo Wojewódzki Sąd Administracyjny przyjął, że kosztem uzyskania przychodów może być także wydatek potwierdzony innym niż dokument księgowy dowodem. Nietrafne jest zatem stanowisko organu podatkowego, że prawidłowa wykładnia art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. zakłada wykazanie kosztu tylko za pomocą dowodu z dokumentu. Przepis ten ograniczenia takiego nie zawiera. Wymóg posiadania określonego dokumentu na konkretnego rodzaju wydatek dotyczy tylko dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów”.

W wyroku z 25 września 2009r., sygn. akt I SA/Bk 168/09 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku orzekł:
„Czym innym jest rzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych w oparciu o dokumenty spełniające określone wymagania formalne wymienione w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a czym innym dokumentowanie poniesienia kosztów uzyskania przychodów na etapie postępowania podatkowego. To, że określony dokument nie mógł stanowić podstawy do dokonania zapisu w księdze podatkowej (np. paragon) nie może automatycznie oznaczać, iż nie może on stanowić dowodu dokumentującego poniesienie wydatku w rozumieniu przepisów o.p. w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego”.

Podstawa prawna:
- art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- § 12 ust. 3, § 13 i § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
- art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA