Jak dokumentować koszty w księdze przychodów i rozchodów

Odesłanie do odrębnych przepisów

Ustawodawca nakłada na podatników podatku dochodowego od osób fizycznych obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rozporządzenie zawiera szczegółowy katalog dowodów księgowych jakie może zastosować podatnik przy zapisach w księdze, w tym również dokumentujących wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodów. Jako najbezpieczniejsze rozwiązanie wskazać należy dokumentowanie wydatków, zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Dowody poniesienia kosztów zgodnie z księgą przychodów i rozchodów

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów powinni dokumentować koszty uzyskania przychodów dowodami księgowymi wskazanymi w rozporządzeniu.

Pośród nich znajdują się:
- faktury VAT, faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP
- dokumenty celne
- rachunki, faktury korygujące i noty korygujące
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem
- noty księgowe
- dowody przesunięć
- dowody opłat pocztowych i bankowych
- inne dowody opłat, w tym książeczki opłat
- inne dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodu księgowego
- dowody wewnętrzne, o ile zostały zaopatrzone w datę, podpisane przez osobę realizującą wydatek i określają: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.

Należy pamiętać, że dowody wewnętrzne mogą dokumentować jedynie zdarzenia wymienione w rozporządzeniu (np. zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników, opłaty skarbowe, sądowe i notarialne, wydatki związane z parkowaniem samochodu).

Warto również zwrócić uwagę, że w określonych sytuacjach przepisy nakładają na podatników obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji:
- środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- wyposażenia
- przebiegu pojazdu
- kart przychodów pracowników.

Postępowanie podatkowe

Podkreślić również należy znaczenie przepisów ogólnego prawa podatkowego dla dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ordynacji podatkowej przewidują możliwość dopuszczenia jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być oprócz ksiąg podatkowych, również deklaracje, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe.