Problem ten został podniesiony w zapytaniu poselskim nr 7555 z 8 czerwca 2018 r. Zadano w nim następujące pytania:
Czy podpis przedsiębiorcy w elektronicznym systemie zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu wystarczy, aby był on zgodny z prawem?
Czy jest wymagany podpis własnoręczny bądź kwalifikowany podpis elektroniczny?
Minister Finansów odpowiedział na te pytania w piśmie z 5 lipca 2018 r.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry
Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) – dowodem poniesienia kosztów dot. samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika
Minister przypomniał, że na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1036), zwanej dalej „ustawą o CIT”, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Podatnik podatku dochodowego od osób prawnych ma obowiązek (zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) udokumentowania poniesienia kosztów w sposób zgodny z rzeczywistością, prawem podatkowym i bilansowym oraz niebudzący wątpliwości. Koszty te powinny wynikać z prawidłowo prowadzonej ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami (chodzi tu głównie o ustawę o rachunkowości), w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.
Ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka) powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
W razie braku kilometrówki, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Podpis pod kilometrówką
Minister wskazał przy tej okazji, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów i niektóre przepisy podatkowe wyraźnie precyzują o jaki podpis elektroniczny chodzi.
Przykładowo w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r. poz. 1802), wskazano pięć rodzajów podpisu elektronicznego, którym mogą być opatrywane deklaracje podatkowe i podania:
1. kwalifikowany podpis elektroniczny;
2. podpis elektroniczny użytkownika na portalu podatkowym zapewniający autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy,
3. podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy certyfikatu celnego,
4. podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP, jeżeli deklaracje i podania są przesyłane przez portal podatkowy, albo
5. inny podpis elektroniczny zapewniający autentyczność deklaracji i podań.
Minister Finansów poinformował, że przepis art. 16 ust. 5 ustawy o CIT nie precyzuje wymogów podpisu pod kilometrówką. W szczególności przepisy nie wymagają, by pod ewidencją przebiegu pojazdu musiał być złożony określony podpis elektroniczny.
Tym niemniej ustawa o CIT zawiera nakaz prowadzenia przez podatników ewidencji rachunkowej zgodnie przede wszystkim zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzone na podstawie ustawy o rachunkowości są jednocześnie księgami podatkowymi w rozumieniu art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej. Minister przypomniał, że o uznaniu danego wydatku za koszt podatkowy (podobnie jak o uznaniu danego przysporzenia za przychód podatkowy) decydują wyłącznie przepisy prawa podatkowego. Co jednak nie zwalnia podatnika CIT z prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami rachunkowości w tym także z zasadami (polityką) rachunkowości (o której mowa w art. 10 ustawy o rachunkowości) przyjętą u danego podatnika.
Taka polityka rachunkowości może np.precyzować sposoby podpisywania dokumentów księgowych w danej firmie - i (przykładowo) wymagać używania konkretnej formy podpisu elektronicznego w pewnych przypadkach.
Zdaniem Ministra Finansów jeżeli zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości, dany podatnik dokona wyboru i będzie stosować jako podpis elektroniczny powszechnie znaną kombinację login + hasło, pozwalającą na identyfikację osoby podatnika (osoby upoważnionej przez podatnika), wówczas taki podpis należy uznać za spełniający postanowienia art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera bowiem dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego, odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Z upoważnienia Ministra Finansów odpowiedzi na zapytanie poselskie udzielił Paweł Cybulski, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów