Do przekroczenia ustawowego limitu mogą się oni zdecydować na „lżejszą” wersję ewidencji – podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Przepisy dotyczące zasad prowadzenia księgi zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2015 (książka + CD)
Terminy – kiedy powinno się założyć księgę przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów służy do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skali podatkowej) lub liniowo. W związku z faktem, że okresem rozliczeniowym dla podatku dochodowego jest jeden rok, także KPiR zakładana jest na taki okres – na jeden rok kalendarzowy.
Tym samym przedsiębiorca rozpoczynający działalność w ciągu roku podatkowego powinien założyć KPiR z pierwszym dniem prowadzenia działalności i prowadzić ją aż do 31 grudnia tego roku. Każdą kolejną księgę należy zakładać wraz z 1 stycznia nowego roku.
Jak wygląda księga przychodów i rozchodów – wymogi formalne
Księga przychodów i rozchodów rozpoczyna się stroną tytułową. Jej zawartość jest ściśle określona w przepisach. Zgodnie z nimi powinny się tam znaleźć imię i nazwisko podatnika, nazwa firmy i zakres wykonywanej działalności. W załączniku nr 1 do wskazanego wcześniej rozporządzenia można znaleźć adekwatny wzór.
Dalsza część KPiR dotyczy już samych zapisów księgowych. Księga prowadzona jest w formie tabeli, której kolumny również zostały opisane w rozporządzeniu. Kolumn jest 16, a każda z nich służy innego rodzaju informacjom.
Kolumny 1-6 to miejsce na informacje formalne:
- liczba porządkowa,
- data zdarzenia gospodarczego,
- numer dowodu księgowego,
- imię i nazwisko (firma) kontrahenta,
- adres kontrahenta,
- opis zdarzenia gospodarczego.
Kolumny 7-9 są przeznaczone na księgowanie różnego rodzaju przychodów, tj.:
- wartość sprzedanych towarów i usług,
- pozostałe przychody,
- razem przychody (suma przychodów z kolumny 7 i 8).
Zatem, do kolumny 7 powinny trafić wszystkie wpływy powstałe w wyniku sprzedaż towarów i usług, które należą do zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, np. sprzedaż artykułów spożywczych w sklepie spożywczym albo usługa szycia spodni u krawca. Pozostałe przychody z kolumny 8 powstają w wyniku pobocznych operacji, wykonywanych w zakresie firmy, ale niemających związku z jej podstawowym profilem – np. sprzedaż firmowego środka trwałego lub odsetki od kapitału zgromadzonego na firmowym koncie.
W kolumnach 10-14 przedsiębiorca powinien wykazać ponoszone w ramach działalności koszty uzyskania przychodów. W tym przypadku także wydatki dzieli się na kilka różnych rodzajów:
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
- koszty uboczne zakupu (materiałów i towarów),
- wynagrodzenie w gotówce i w naturze,
- pozostałe wydatki,
- suma wydatków z kolumn 12 i 13 (wydatków niedotyczących zakupu towarów handlowych lub materiałów podstawowych).
Kolumny 15 i 16 są najbardziej specyficzne i najrzadziej wypełniane. Kolumna 15 jest pusta – w tym miejscu podatnik może wprowadzić dodatkowe informacje w zakresie ewidencjonowanej operacji. Jak wskazuje rozporządzenie, można tu np. ująć wydatki, które odnoszą się do następnego roku lub lat podatkowych.
Natomiast kolumna 16 jest zatytułowana jako „Uwagi”. W tym miejscu wprowadzane są informacje dotyczące treści wpisanej w kolumnach 2-15.
Każda strona KPiR jest sumowana – u dołu powinny znaleźć się wiersze:
- suma strony,
- przeniesienie z poprzedniej strony,
- razem od początku roku.
W wierszu „Suma strony” sumowane są zapisy dla każdej kolumny od 7 do 15, wprowadzone na danej stronie KPiR. Po zsumowaniu ich wraz z kwotą z poprzedniej strony KPiR uzyskamy wartość, która powinna zostać wpisana do wiersza „Przeniesienie z poprzedniej strony”.
Jak już wskazano wcześniej, okres rozliczeniowy dla podatku dochodowego to jeden rok kalendarzowy. Dlatego, płacąc co miesiąc (lub co kwartał) zaliczkę, bierzemy pod uwagę wszystkie przychody i koszty od początku roku aż do bieżącego miesiąca. Za styczeń wyliczymy zatem zaliczkę na podstawie dochodu styczniowego, w lutym weźmiemy pod uwagę wszystkie zaksięgowane koszty i przychody ze stycznia i lutego, w marcu – ze stycznia, lutego i marca etc. Tym samym niezbędne jest także rzetelne wypełnianie wiersza „Razem od początku roku”.
Zgodnie z przepisami, podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być zbroszurowana oraz mieć ponumerowane strony. Zbroszurowanie oznacza, że strony księgi powinny zostać trwale ze sobą połączone. Co do numeracji, podatnik ma możliwość dokonywania jej w ramach roku albo poszczególnych miesięcy.
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Zaczynaj i kończ remanentem
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przeprowadzania początkowych i końcowych spisów z natury (remanentów), bez względu na profil swojej działalności. Remanent początkowy przeprowadzany jest na dzień założenia działalności, a następnie na rozpoczęcie każdego nowego roku podatkowego. Remanentem końcowym należy zakończyć każdy rok podatkowy, a także przeprowadzić go na zakończenie działalności gospodarczej.
W związku z powyższym to właśnie remanenty będą stanowiły pierwszą i ostatnią pozycję każdej KPiR. W przepisach nie wskazano dokładnie, w której kolumnie powinien znaleźć się remanent początkowy – widnieje tam jedynie obowiązek jego wpisania. Dlatego też podatnicy wartość remanentu ujmują najczęściej w kolumnie 13 lub 15 KPiR.
Ważne jest, że sam remanent początkowy nie wpłynie na rozliczenie podatkowe (bez względu na to, w której kolumnie KPiR zostanie ujęty) – dla podatku znaczenie będzie on miał dopiero w momencie przeprowadzenia remanentu końcowego. Wtedy też różnica pomiędzy początkowym a końcowym spisem z natury zwiększy lub zmniejszy wysokość dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania. Zatem jeśli:
- remanent początkowy > remanent końcowy – nastąpi pomniejszenie dochodu,
- remanent początkowy < remanent końcowy – nastąpi zwiększenie dochodu,
- remanent początkowy = remanent końcowy – brak wpływu na dochód.
Warto pamiętać, że wartość spisu z natury kończącego jeden okres rozliczeniowy jest jednocześnie wartością początkowego spisu z natury dla następnego okresu. Dlatego tworząc remanent na 31 grudnia 2014 r., uzyskamy automatycznie wartość remanentu początkowego na 1 stycznia 2015 r.
Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia
Numeracja z KPiR ważna też dla dokumentów
Pierwsza kolumna podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczona jest – jak już wcześniej wskazano – na wpisanie liczby porządkowej. Co ważne, numer ten jest istotny nie tylko dla zachowania porządku w KPiR – wykorzystuje się go również w celu uporządkowania dokumentacji firmowej i poprawnego jej archiwizowania.
Dokumenty księgowe w firmie powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie ewentualnej kontroli urzędnik skarbowy miał do nich swobodny dostęp, ale by nie były one narażone na ingerencję osób nieupoważnionych. W celu zachowania porządku, przedsiębiorca powinien swoją dokumentację segregować chronologicznie i na każdy dokument nanieść odpowiadający mu numer z księgi przychodów i rozchodów. W ten sposób w przypadku wątpliwości odszukanie faktury jest znacznie łatwiejsze.
Limity ulg i odliczeń w PIT 2014 / 2015
Jednak co w sytuacji, kiedy z różnych przyczyn konieczne będzie wprowadzenie nowego dokumentu do KPiR i zaburzenie już naniesionej numeracji? Najczęściej okazuje się, że trzeba wtedy dołożyć pominięty wcześniej druk i przenumerować całość raz jeszcze. Warto jednak zwrócić uwagę, że dopuszczalne jest prowadzenie numeracji w KPiR nie tylko w obrębie roku, ale i w skali miesiąca. Decydując się na drugie rozwiązanie, nawet jeśli okaże się, że trzeba dołożyć dokument do okresu sprzed kilku miesięcy, przedsiębiorca będzie miał znacznie mniej pracy numerując ponownie dokumenty tylko z jednego miesiąca.
Anna Kubalka – ifirma.pl