Czy pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów lub soczewek kontaktowych korygujących wzrok?
Zgodnie z art. 2376 § 1 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.
Na podstawie § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. 1998 r. Nr 148 poz. 973), pracodawca ma obowiązek:
1) zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach;
2) zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach ww. profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Warto zauważyć, że monitor ekranowy w rozumieniu § 2 pkt 1 ww. rozporządzenia, to urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Jak potwierdza Państwowa Inspekcja Pracy przepisy tego rozporządzenia dotyczą również stanowisk pracy wyposażonych w monitory LCD.
Przepisy ww. rozporządzenia stosuje się do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 rozporządzenia). Zatem (jak wskazuje PIP) pracodawca musi zapewnić okulary korygujące wzrok pracownikowi, który:
1) jest zatrudniony w wymiarze przekraczającym połowę całego etatu (z reguły cały etat to 8 godzin dziennie).
2) użytkuje monitor przynajmniej przez 4 godziny dziennie.
Przepisy dot. BHP nie określają sposobu, w jaki pracodawca ma obowiązek dokumentować czas użytkowania monitora ekranowego. W przypadku kontroli inspektor pracy może natomiast używać wszystkich środków dowodowych którymi dysponuje na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, oraz Kodeksu postępowania administracyjnego (np. przesłuchać świadków lub strony) w celu ustalenia rzeczywistego czasu użytkowania monitora przez pracownika.
Warto też podkreślić (mimo, że przepisy nie wymieniają wprost soczewek kontaktowych) że soczewki kontaktowe korygujące wzrok, z pewnością pełnią tę samą funkcję, co okulary korekcyjne. Soczewki kontaktowe, tak jak okulary mogą znosić lub zmniejszać skutki wrodzonej lub nabytej wady wzroku, takiej jak nadwzroczność, krótkowzroczność, astygmatyzm (niezborność), czy starczowzroczność.
Zatem zgodnie z ww. przepisami, jeżeli lekarz w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci pracownikowi stosowanie przy obsłudze monitora, zamiast okularów albo szkieł (soczewek) kontaktowych korygujących wzrok – to pracodawca ma obowiązek je zapewnić.
Pracodawca określa formę zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikowi. Z reguły jest to refundacja (najczęściej w pewnych granicach kwotowych) wydatków poniesionych w tym celu przez pracownika. Najważniejsze jest osiągnięcie celu, tj. aby pracownik został zaopatrzony w okulary lub soczewki kontaktowe korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza.
Czy wartość okularów albo soczewek kontaktowych sfinansowanych pracownikowi przez pracodawcę jest opodatkowana PIT?
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) zwolnione z podatku są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Nie ma wątpliwości, że sfinansowanie (czy przekazanie w formie rzeczowej) pracownikowi przez pracodawcę okularów lub soczewek kontaktowych korygujących wzrok na podstawie ww. rozporządzenia jest zwolnione z podatku PIT.
Przyznają to także organy podatkowe w tym także Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w licznych indywidualnych interpretacjach podatkowych.
Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2022 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.377.2022.1.AC) Dyrektor KIS stwierdził:
Jeżeli zatem:
- badania okulistyczne przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, co potwierdzi aktualne zaświadczenie lekarza medycyny pracy,
- zakup udokumentowany jest fakturą,
- pracownicy, stosownie do § 2 pkt 4 rozporządzenia, użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
to uzyskana przez pracownika kwota zwrotu kosztów za zakup okularów lub soczewek kontaktowych korygujących wzrok korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jednocześnie Dyrektor KIS wskazał, że dla zastosowania tego zwolnienia podatkowego nie ma znaczenia fakt czy faktura wystawiona jest na pracodawcę czy na pracownika.
Zatem na pracodawcy nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania zaliczki na podatek dochodowy od tego świadczenia.
Dyrektor KIS podkreślił także, że aby zastosować zwolnienie podatkowe z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, przyjęte w zakładzie pracy zasady (regulamin) przyznawania tego rodzaju świadczeń rzeczowych muszą być zgodne z zasadami określonymi w przepisie § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.
Kiedy trzeba zapewnić pracownikowi soczewki (szkła) kontaktowe?
W niektórych przypadkach pracodawca ma obowiązek na podstawie ww. przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy do zapewnienia pracownikowi również soczewek kontaktowych.
Jak wskazał w ww. interpretacji Dyrektor KIS, zdarza się, że lekarz specjalista, w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów soczewki (szkła) kontaktowe, jeżeli przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów. W szczególności lekarz zapisuje soczewki kontaktowe zamiast okularów:
- gdy różnica wady wzroku pomiędzy jednym okiem a drugim jest większa niż 4 dioptrie (wada w jednym oku jest duża, a w drugim mała lub jej wcale nie ma),
- przy dużym astygmatyzmie wzroku.
Zdaniem Dyrektora KIS w takiej sytuacji soczewki (szkła) kontaktowe przeznaczone (zgodnie z zaleceniem lekarza) do korekty wzroku pracownika przy obsłudze monitora spełniają ten sam cel co okulary korygujące wzrok. Pracodawca powinien zgodnie z zaleceniem lekarza zapewnić pracownikowi soczewki (szkła) kontaktowe. W takim przypadku soczewki kontaktowe powinny być zaliczone do świadczeń, o których mowa w art. 21 ust 1 pkt 11 ustawy o PIT. A wartość tych soczewek zapewnionych (sfinansowanych) pracownikowi jest zwolniona z PIT.
Kiedy soczewki (szkła) kontaktowe nie są zwolnione z PIT?
Dyrektor KIS w ww. interpretacji wskazał też sytuacje, w których pracodawca musi opodatkować (pobrać zaliczkę na PIT) wartość sprezentowanych, czy sfinansowanych pracownikowi soczewek kontaktowych korygujących wzrok.
Zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT nie można zastosować (zdaniem Dyrektora KIS) jeżeli lekarz specjalista wystawi zaświadczenie:
- stwierdzające konieczność pracy przed monitorem ekranowym w korekcji wzroku bez wyraźnego wskazania w tym zaświadczeniu na konieczność stosowania okularów korekcyjnych czy soczewek kontaktowych lub
- stwierdzające konieczność pracy przed monitorem ekranowym w korekcji wzroku ze wskazaniem na konieczność stosowania okularów korekcyjnych, bez wyraźnego wskazania możliwości stosowania soczewek kontaktowych korekcyjnych ale też bez wyraźnego wyłączenia możliwości stosowania soczewek.
W tych sytuacjach kwota dokonywanej przez pracodawcę na rzecz pracownika refundacji soczewek kontaktowych będzie przychodem pracownika ze stosunku pracy opodatkowanym podatkiem dochodowym od osób fizycznych. A pracodawca będzie miał obowiązek płatnika związany z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na PIT.
Paweł Huczko