Dofinansowanie okularów dla pracownika przez pracodawcę a podatki

Przepisy prawa pracy a obowiązek zapewnienia okularów dla pracownika

Jak stanowi art. 237⁶ par. 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

Dodatkowym aktem prawnym regulującym tę kwestię jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zgodnie z treścią par. 8 na pracodawcy z tego tytułu ciążą dwa obowiązki:

• zapewnienie pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktycznej opieki zdrowotnej (minimum co 4 lata, co wynika z rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich);
• zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodnych z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa wyżej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pracownikiem, zgodnie z par. 2 pkt 4 tego rozporządzenia, jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę (w tym również praktykant i stażysta), użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, czyli co do zasady przez 4 godziny dziennie.

Należy podkreślić, że jeśli pracownik spędza swój dzień pracy tylko po części przed ekranem monitora, nie zawsze będzie niezbędne dofinansowanie zakupu okularów.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Kwota refundacji najczęściej jest wynikiem wewnętrznych przepisów i regulaminów firmy, które zwykle pokrywają koszt standardowych szkieł i oprawek. Gdy pracownikowi to nie odpowiada, tzn. chciałby nabyć okulary o wyższym standardzie, można rozwiązać problem na dwa sposoby, tj.:

• dofinansowanie okularów o wyższym standardzie w pełni przez pracodawcę (przy czym tutaj wszystko zależy od własnej woli przedsiębiorcy);
• dofinansowanie przez pracodawcę zakupu jedynie w części określonej w regulaminie; pozostałą część finansuje sam pracownik.

Dofinansowanie zakupu okularów a podatki

Z podatkowego punktu widzenia przedsiębiorca decydujący się na dofinansowanie zakupu okularów dla pracownika poszukuje zwykle odpowiedzi na dwa pytania:

• czy od okularów zakupionych dla pracownika ma prawo odliczyć VAT?
• czy tego typu wydatek może stanowić dla niego koszt uzyskania przychodu?

Odpowiadając na pierwsze pytanie, należy sięgnąć do wydanych interpretacji podatkowych. I tak w przypadku interpretacji z 8 stycznia 2015 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, o sygn. IPTPP1/443-759/14-4/ŻR, możemy przeczytać:

“(...) Sp. z o.o. jest czynnym podatnikiem podatku VAT i prowadzi działalność wyłącznie opodatkowaną. Część pracowników Spółki pracuje przy monitorach ekranowych. Pracę tą powinni wykonywać w szkłach korekcyjnych, co jest potwierdzone poprzez przeprowadzane badania wstępne i okresowe. W związku z tym Spółka ma obowiązek zapewnić tym pracownikom okulary korygujące wzrok. W tym celu zwraca koszty ich zakupu po przedstawieniu przez pracownika faktury wystawionej na Spółkę, potwierdzającej zakup okularów. W związku z tym, iż czynność ta jest związana z opodatkowaną działalnością, Spółka odlicza podatek VAT z tych faktur. (...) Wnioskodawca nie ma zawartej umowy z żadnym zakładem optycznym, pracownik dokonuje zakupu okularów według swojego uznania i na potwierdzenie zakupu przynosi fakturę wystawioną na (...) Sp. z o.o. Pracownik nabywa okulary we własnym zakresie i ma prawo do rozporządzania nimi jak właściciel, a koszty zakupu są mu zwracane przez Wnioskodawcę do kwoty określonej limitem. Wnioskodawca nie rozporządza w żaden sposób okularami zakupionymi przez pracownika, zwraca mu jedynie koszty ich zakupu do kwoty określonej limitem. (...)

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

W opisanym przypadku nabycia okularów korekcyjnych dokonuje pracownik i to pracownik - a nie pracodawca, który tylko finansuje ich zakup - posiada prawo do rozporządzania okularami jak właściciel. (...) pracownik w imieniu Spółki dokonuje nabycia okularów korekcyjnych, które są dostosowane do jego indywidualnych potrzeb i to pracownik wchodzi w ekonomiczne władztwo tego towaru. Z samego wystawienia faktury na pracodawcę, jeżeli pracodawca ten nie nabył faktycznie okularów (nie doszło do przeniesienia rozporządzania okularami jak właściciel pomiędzy zakładem optycznym a pracodawcą), nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury.

Tym samym, w sytuacji, gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem przez pracowników okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez tych pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Zatem, Wnioskodawca nie ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych na Spółkę, dokumentujących zakup przez pracowników przedmiotowych okularów (...)”.

Jeżeli chodzi o koszty uzyskania przychodów, to wydatek na refundację okularów dla pracownika może stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, gdy zostaną zakupione dla pracownika, któremu okulary te byłyby niezbędne do pracy z racji wykonywanych obowiązków.

Autor: Angelika Borowska, specjalista ds. prawa podatkowego wfirma.pl