Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
- Zakres kontroli urzędu skarbowego
- Podatek u źródła
- Należyta staranność przy rozliczaniu VAT
- Handel online
- Działalność bez zysku i wysokie wydatki
- Wsparcie księgowego
- Co najczęściej sprawdzają kontrolerzy z ZUS
Zakres kontroli urzędu skarbowego
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler z urzędu skarbowego wręczy przedsiębiorcy zawiadomienie o wszczęciu kontroli, w którym wskaże jej zakres. Podatnik od początku czynności sprawdzających wie, czego dotyczy kontrola.
Istnieją jednak wyjątki od tej zasady - sytuacje, kiedy przed rozpoczęciem kontroli nie informuje się o zamiarze jej przeprowadzenia. Taką możliwość przewiduje art. 282c ordynacji podatkowej. Wymieniono w nim m.in. kontrolę zmierzającą do wykrycia niezgłoszonej działalności gospodarczej czy też nieujawnionych źródeł przychodów.
Podatek u źródła
Jednym z częstszych obszarów kontroli organów skarbowych jest niewywiązywanie się podatników z obowiązków związanych z podatkiem u źródła (WHT – witholding tax). Procedura ta obowiązuje przy międzynarodowych transakcjach, w których jedną ze stron jest polski przedsiębiorca - osoba fizyczna lub prawna a drugą tzw. nierezydent.
Barbara Barwikowska-Wandas z biura rachunkowego INFORACH IMAGE Sp. z o.o. podkreśla: Mechanizm podatku u źródła służy uniknięciu podwójnego opodatkowania. Organy kontroli mogą sprawdzać, czy warunki transakcji i stawki podatku zostały ustalone prawidłowo. W tym celu warto zachować dokumenty i gromadzić odpowiednie dane i informacje, które umożliwią dokładną weryfikację tego obszaru. Znacznym ułatwieniem w tym obszarze jest gromadzenie danych elektronicznie - na bezpiecznym dysku w chmurze.
Należyta staranność przy rozliczaniu VAT
Aby ocenić, czy podatnikowi przysługuje prawo do podatku naliczonego, organy kontroli skarbowej często weryfikują jego należytą staranność. Chodzi tu o sprawdzenie, czy przedsiębiorca, który nie dokonał oszustwa VAT, ale nieświadomie brał w nim udział, wykonał wszystkie możliwe działania, służące do zachowania bezpieczeństwa transakcji.
Do rekomendowanych przez fiskus powinności należą 2 typy działań:
- przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem należy m.in: sprawdzić rachunek nowego klienta na białej liście podatników VAT, zwrócić uwagę na podejrzane dokumenty urzędowe.
- w przypadku kontynuacji współpracy zaniepokoić powinny wszelkie działania zwiastujące zamiar podjęcia transakcji bez ryzyka gospodarczego.
Negatywna ocena należytej staranności podatnika skutkuję odmową prawa do odliczenia VAT.
Handel online
Internauci prowadzący aktywną sprzedaż w sieci i nieopłacający z tego tytułu podatków to kolejna grupa, która trafiła pod lupę fiskusa.
Barbara Barwikowska-Wandas z biura rachunkowego INFORACH IMAGE Sp. z o.o. komentuje: Wbrew obiegowym opiniom i miejskim legendom nie chodzi tu o osoby, które prowadzą okazjonalną sprzedaż. Od 1 lipca 2024 roku organy kontroli skarbowej dzięki unijnej dyrektywie DAC-7 mają dostęp do danych sprzedawców, którzy dokonali 30 transakcji na danej platformie cyfrowej, a ich dochody z tytułu sprzedaży przekroczyły 2000 Euro.
Kontrola tej branży ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i wykrycie niezgłoszonych działalności gospodarczych.
Działalność bez zysku i wysokie wydatki
Kolejna kwestia, która zwraca uwagę organów kontrolnych, wiąże się kondycją finansową firm. Podejrzane są te przedsiębiorstwa, które od dłuższego czasu rokrocznie wykazują straty. Nie dotyczy to początkujących firm, które dopiero startują na rynku i rozwijają swoją działalność, lecz podmiotów z dłuższym stażem.
W kręgu zainteresowań fiskusa znajdują się także wykryte dysproporcje pomiędzy dochodami podatników prowadzących działalność a ich wydatkami. W obu wymienionych sytuacjach należy liczyć się z tym, że w firmie zostanie przeprowadzona kontrola w zakresie prowadzonej księgowości.
Wsparcie księgowego
Kontrole organów skarbowych cieszą się bardzo złą sławą. Czy naprawdę należy się ich bać? Zdaniem Barbary Barwikowska-Wandas z biura rachunkowego INFORACH IMAGE Sp. z o.o. zrzeszonego w sieci OSCBR - Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych: Klienci, którzy powierzają nam sprawy księgowe, nie muszą obawiać się kontroli organów skarbowych. Prowadzimy księgowość zgodnie z aktualnymi przepisami i rzetelnie sporządzamy dokumentację. Zdarza się, że oprócz firm, z którymi współpracujemy na stałe, zgłaszają się do nas podatnicy, którzy otrzymali zawiadomienie o planowanej kontroli. Pomagamy im przygotować i sprawdzić odpowiednie dokumenty, a jeśli otrzymamy odpowiednie upoważnienie, reprezentujemy ich podczas kontroli. Powierzenie tych czynności pracownikom naszego biura rachunkowego to zawsze korzyść dla przedsiębiorcy, który dzięki wsparciu może poczuć się pewniej.
Co najczęściej sprawdzają kontrolerzy z ZUS
Urzędnicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych kontrolują płatników składek po kątem tego, czy ci wywiązują się ze swoich obowiązków składkowych. Dlatego inspektorzy ZUSu najczęściej sprawdzają:
- prawidłowe i terminowe zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń,
- umowy cywilnoprawne, które w ocenie ZUSu powinny być umowami o pracę,
- uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych np. zasiłku chorobowego.
ZUS w wyniku kontroli może również zakwestionować autentyczność prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to możliwe w sytuacji, kiedy urzędnicy stwierdzą, że pomimo opłacania prawidłowych składek była to działalność pozorna. Dlatego częściej kontrolują oni przedsiębiorców, którzy w krótkim czasie po rejestracji firmy udają się na zasiłek chorobowy lub kobiety w ciąży, które znacząco podniosły podstawę wymiaru składek w celu uzyskania wyższych świadczeń.
Jak wyjaśnia Barbara Barwikowska-Wandas: Niestabilne orzecznictwo sądów, które po stwierdzeniu pozornej działalności raz nakazują zwrot pobranych świadczeń, a innym razem nie wydają takiego nakazu, prowadzi do rozbieżności w interpretacji przepisów. Każdą sytuację należy więc traktować indywidualnie a wszelkie wątpliwości i pytania zgłaszać albo u swojej księgowej prowadzącej, albo u innego eksperta księgowego.
Głównym celem działalności urzędników skarbowych i inspektorów ZUSu jest wykrycie nieprawidłowości narażających państwo na straty finansowe. Jednak zdaniem wielu przedsiębiorców kontrole są zbyt restrykcyjne i uciążliwe. Warto więc skorzystać ze wsparcia doświadczonego księgowego, który nie tylko dobrze zna firmę, ale także czuwa nad prawidłowym przebiegiem kontroli.
Dodatkowym wsparciem może być współpraca z biurem należącym do Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), która zrzesza sprawdzonych i zaangażowanych ekspertów księgowych z całej Polski. To gwarancja rzetelnej obsługi oraz dostępu do aktualnej wiedzy i praktycznych rozwiązań.
Autorzy:
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych
Barbara Barwikowska-Wandas, INFORACH IMAGE Sp. z o.o.