Stroną w postępowaniu podatkowym jest podatnik, płatnik, inkasent lub ich następca prawny, a także osoby trzecie, o których mowa w art. 110–117a Ordynacji podatkowej, które z uwagi na swój interes prawny żądają czynności organu podatkowego, do której czynność organu podatkowego się odnosi lub której interesu prawnego działanie organu podatkowego dotyczy.
Chodzi tu między innymi o rozwiedzionego małżonka, członków rodziny, nabywców przedsiębiorstwa, firmantów, dzierżawców i użytkowników nieruchomości, wspólników i komplementariuszy spółek osobowych, członków zarządu spółki akcyjnej oraz członków innych organów zarządzających.
Kluczowym aspektem jest to zatem interes jaki łączy dany podmiot z konkretną sprawą.
Stroną w postępowaniu podatkowym może być również inna osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej inna, jeżeli zgodnie z przepisami prawa podatkowego przed powstaniem obowiązku podatkowego ciążą na niej szczególne obowiązki lub zamierza skorzystać z uprawnień wynikających z tego prawa.
Stroną w postępowaniu podatkowym w sprawach dotyczących zwrotu podatku od towarów i usług może także być wspólnik spółki cywilnej, jawnej, komandytowej albo komandytowo-akcyjnej, uprawniony na podstawie przepisów o podatku od towarów i usług do otrzymania zwrotu podatku.
Uwaga! Od 2012 roku NIP tylko dla firm, pojawi się druk ZAP-3
Jeżeli małżonkowie wspólnie opodatkowują swoje dochody są oni jedną stroną postępowania i każdy z nich jest uprawniony do działania w imieniu obojga.
Organ podatkowy nie wydaje odrębnej decyzji ani postanowienia, w którym orzeka czy dany podmiot jest stroną. Ustalenie czy żądanie wszczęcia postępowania pochodzi od strony, powinno nastąpić w decyzji rozstrzygającej sprawę co do istoty lub też kończącej ją w inny sposób.
Jeśli podmiot uprawniony do występowania w charakterze strony nie posiada zdolności do czynności prawnych, wówczas reprezentowana jest ona przez swojego przedstawiciela. W sytuacji gdy przedstawiciel nie został ustanowiony organ podatkowy występuje do sądu z wnioskiem o jego wyznaczenie.
Organ podatkowy kieruje do sadu wniosek o ustanowienie kuratora także w wypadku jeżeli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej nie może prowadzić swoich spraw wskutek braku powołanych do tego organów, organ podatkowy składa do sądu wniosek o ustanowienie kuratora.
Analogiczne działanie jest wymagane w odniesieniu do osoby nieobecnej, z tym jednak, że w przypadku konieczności podjęcia czynności niecierpiących zwłoki organ podatkowy wyznacza za zgodą takiej osoby jej przedstawiciela, który jest uprawniony do działania do czasu wyznaczenia kuratora przez sąd.
W postępowaniu podatkowym strona może działać przez pełnomocnika. W sprawach bardziej skomplikowanych jest to nawet wskazane z uwagi na lepsze rozeznanie w przepisach prawa podatkowego.
Działanie przez pełnomocnika jest niedopuszczalne jedynie wówczas gdy charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Co do zasady wobec pełnomocników stosuje się przepisy z części ogólnej kodeksu cywilnego. Pełnomocnikiem strony może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu.
Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa.
W poszczególnych wynikających w toku postępowania kwestiach mniejszej wagi organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony.
Warto pamiętać, iż ustawodawca przyznał również pewne uprawnienia organizacjom społecznym, dzięki który mogą one występować w postępowaniu podatkowym na prawach strony.
Organizacje te mogą, jeśli jest to uzasadnione celami statutowymi tej organizacji i gdy przemawia za tym interes publiczny, w sprawie dotyczącej innej osoby występować z żądaniem:
1) wszczęcia postępowania,
2) dopuszczenia jej do udziału w postępowaniu.
Zawsze konieczne jest uzyskanie wcześniejszej zgody od osoby, której sprawa dotyczy.
Organ podatkowy, uznając żądanie organizacji społecznej za uzasadnione, postanawia o wszczęciu postępowania z urzędu lub o dopuszczeniu organizacji do udziału w postępowaniu. Na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania lub dopuszczenia do udziału w postępowaniu organizacji społecznej służy zażalenie.