W toczącym się postępowaniu stroną może być nie tylko podatnik, ale także płatnik, inkasent, ich następcy prawni oraz inne osoby, na których ciąży obowiązek podatkowy. W uzasadnionych przypadkach, na prawach strony, może w nim uczestniczyć organizacja społeczna. Małżonkowie opodatkowani łącznie od sumy swoich dochodów są jedną stroną postępowania (tzn. nie każdy z osobna, tylko obydwoje razem), a każdy z małżonków jest uprawniony do działania w imieniu obojga.
Strona może reprezentować się sama lub ustanowić pełnomocnika umocowanego do wszystkich spraw podatkowych (pełnomocnictwo ogólne), albo poprzez pełnomocnictwo szczególne, do wskazanej sprawy. Pełnomocnikiem może być zarówno profesjonalista, np. doradca podatkowy, jak i każda inna, ustanowiona przez stronę, osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. W kwestiach mniejszej wagi wynikających w toku postępowania podatkowego, organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony.
Jeśli postępowanie zostaje wszczęte z urzędu, rozpoczyna się od doręczenia stronie postanowienia, w którym powinna znaleźć się informacja o zakresie postępowania. Nie oznacza to jednak, że jeśli strona nie odbierze korespondencji, albo odmówi jej przyjęcia, postępowanie się nie rozpocznie. W przypadku niepodjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu przewidzianego w Ordynacji podatkowej, a jeżeli adresat odmawia przyjęcia korespondencji, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo pozostawia się w aktach sprawy, ze skutkiem, jakby zostało doręczone.
Postępowanie podatkowe a postępowanie kontrolne - różnice
Postępowanie podatkowe jest jawne wyłącznie dla stron. Co znaczy, że nikt, poza stroną i pełnomocnikiem nie może pozyskiwać informacji, czy zapoznawać się z aktami sprawy. Strona i pełnomocnik mają prawo wglądu w akta w lokalu organu podatkowego, w obecności pracownika tego organu, sporządzania z nich notatek, odpisów oraz kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Można też żądać (na koszt strony) wydania kopii akt sprawy lub uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy.
Organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa. Osoba prowadząca postępowanie nie wyda decyzji uznaniowo, ponieważ prywatnie uważa, że strona ma lub nie ma racji, została pokrzywdzona lub jest w trudnej sytuacji.
W trakcie postępowania organ ma obowiązek udzielać stronie niezbędnych informacji o przepisach prawa podatkowego pozostających w związku z postępowaniem i wyjaśniać zasadność przesłanek, którymi się kieruje. Wyjaśnienia i informacje powinny mieć formę pisemną.
Art. 126 Ordynacji podatkowej stanowi, że „Sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.” Strona nie powinna wdawać się w żadne rozmowy i tłumaczenia swojej sytuacji urzędnikowi. Nawet gdyby zasada pisemności nie obowiązywała, telefoniczne lub ustne dowiadywanie się o swoją sytuację i ustne składanie wyjaśnień może być niekorzystne dla strony, która w razie odwołania się od decyzji, nie będzie miała wiarygodnych dowodów na przebieg odbytych z urzędnikiem rozmów. Wszelkie wyjaśnienia ustne, np. składane w trakcie przesłuchania, muszą być zaprotokołowane i podpisane przez osobę, która je złożyła i pozostałych uczestników czynności. Z rozmów nieformalnych, np. telefonicznych, pracownik organu przeważnie sporządza notatkę służbową, na treść której strona nie ma wpływu. Zwięzły protokół musi być sporządzony z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
Mimo zasady pisemności, w sprawach uzasadnionych ważnym interesem adresata lub gdy stan sprawy tego wymaga, organ podatkowy może dokonać wezwania telefonicznie i wezwanie takie wywołuje skutki prawne, jeżeli nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata.
Polecamy: Klauzula przeciw unikaniu opodatkowania – praktyczny poradnik
Organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, przeważnie organ daje na zapoznanie się z aktami siedmiodniowy termin. Nie oznacza to, że organ będzie się dostosowywał np. do prywatnych planów podatnika, np. urlop. Jeśli zdarzy się sytuacja, w wyniku której strona nie może uczestniczyć w danym momencie w czynnościach, to informację o tym należy wnieść w formie pisemnej, ze stosownym uzasadnieniem. Organ podatkowy powinien działać w sprawie wnikliwie i szybko, a to oznacza, że jeśli strona nie wniesie informacji o niemożności brania udziału w czynnościach na piśmie, tylko telefonicznie poinformuje, że nie ma akurat czasu, osoba prowadząca postępowanie nie będzie czekać, tylko działać dalej w oparciu o te dowody, które jest w stanie pozyskać i nie wynika to ze złośliwości, ostatecznie urzędnik także nie ma namacalnego dowodu, że to po stronie podatnika leży przyczyna przewlekłości postępowania, więc naraża się na odpowiedzialność porządkową lub dyscyplinarną za niezałatwienie sprawy w terminie bez uzasadnionej przyczyny.
Czynny udział strony w postępowaniu podatkowym nie sprowadza się jedynie do możliwości żądania informacji, udziału i zadawania pytań w trakcie przesłuchań świadków i składania wyjaśnień. Strona może, a nawet powinna wnosić dowody pomocne w ustaleniu okoliczności sprawy. Jako dowód organ powinien dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Katalog dopuszczalnych dowodów jest otwarty. Organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy.
Dowody zgłaszane przez podatnika w postępowaniu podatkowym
Zakończenie postępowania powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca. Sprawy szczególnie skomplikowanej powinny być załatwione nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy Ordynacji podatkowej stanowią inaczej, np. nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
W toku postępowania organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym, czasami więc również dwumiesięczny termin na zakończenie postępowania bywa zbyt krótki. W takiej sytuacji organ wydaje postanowienie o przedłużeniu postępowania, w którym podaje przyczynę takiego stanu rzeczy, a także wyznacza nowy termin.
Postępowanie w danej instancji kończy się wydaniem decyzji. Ponieważ postępowanie podatkowe jest dwuinstancyjne, na decyzję organu pierwszej instancji można wnieść odwołanie do wyższej instancji. Odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu podatkowego, który wydał decyzję, powinno ono zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.
Autor: Izabela Żurkowska-Mróz, doradca podatkowy