Przepisy dotyczące fakturowania
Na wstępie należy przypomnieć, że od dnia 1 stycznia 2013 r., w wyniku nowelizacji rozporządzenia, poprzez wydanie przez Ministra Finansów rozporządzenia z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428), został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami Faktura VAT. Za fakturę jest zatem uznawany dokument zawierający dane wymagane na podstawie rozporządzenia, przy czym nie musi on już zawierać oznaczenia Faktura VAT. Obowiązujące od dnia 1 stycznia 2013 r. regulacje nie wymagają również, aby dokument ten zawierał wyraz Faktura.
Powyższe zmiany zostały wprowadzone w celu implementacji Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L Nr 189 z dnia 22 lipca 2010 r., str. 1).
VAT 2013. Zmiany VAT dotyczące fakturowania
Wysyłanie faktur elektronicznych w 2013 r.
Powołane przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie przewidują, w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, wystawiania dokumentów określanych mianem faktur pro forma. Mimo tych zmian, zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, czyli po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. zmian wprowadzonych wyżej wymienionym rozporządzeniem z dnia 11 grudnia 2012 r. nie zmieniło się merytoryczne podejście do dokumentów określanych mianem faktur pro forma. W szczególności niezasadne jest stanowisko prezentowane przez niektórych autorów, że wystawienie takiego dokumentu (w celu np. potwierdzenia przyjęcia zamówienia), w przypadku gdy będzie zawierał wszystkie dane wymagane dla faktur (w tym kwotę podatku), rodzi obowiązek zapłaty wykazanego podatku do urzędu skarbowego na podstawie art. 108 ustawy o VAT.
Zobacz wzór dokumentu: Faktura PRO FORMA
Faktura pro forma - bez prawa do odliczenia VAT
Faktura pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Otrzymanie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. nie stanowi dla podatnika podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności § 9 i § 10 rozporządzenia).
Czy faktura z nazwą skróconą jest podstawą odliczenia VAT
Należy więc stwierdzić, że otrzymanie dokumentu oznaczonego jako pro forma lub faktura pro forma (w celu np. potwierdzenia przyjęcia zamówienia lub wezwania do zapłaty), po dniu 1 stycznia 2013 r., zawierającego również wszystkie niezbędne dane (w tym kwotę podatku) jakie powinna zawierać faktura VAT określone w rozporządzeniu w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na tej fakturze.
Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach
Wyraźne oznaczenie "pro forma"
Podatników, którzy wystawiają faktury pro forma, należy jednak szczególnie uczulić, aby czynili to w sposób, który pozwoli odróżnić taką fakturę od zwykłej faktury dokumentującej czynność opodatkowaną VAT, tj. otrzymanie zaliczki bądź całej należności za dostawę towaru bądź świadczenie usługi. Jak to zrobić? Po pierwsze, taka faktura musi mieć wyraźne oznaczenie "Faktura pro forma". Po drugie, bezpiecznym rozwiązaniem będzie rezygnacja z wykazywania kwoty VAT. W takiej sytuacji wyłączamy ryzyko zastosowania sankcji z art. 108 ustawy o VAT.
Konieczność wyraźnego oznaczenia "Faktura pro forma" podkreślił również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 15 lutego 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1373/10), w którym czytamy:
"Faktura pro forma, wskazana przez Skarżącą jako przykład dokumentu, który chociaż traktowany jest jak faktura, nie rodzi obowiązku zapłaty podatku na podstawie art. 108 ust. 1 u.p.t.u., w istocie poza częścią nazwy - nie ma z fakturą nic wspólnego, w szczególności zaś nie wywołuje skutków podatkowych. Faktura pro forma pełni zwykle rolę swojego rodzaju oferty handlowej lub jest wystawiana w celu ustalenia podstawy do dokonania zaliczki."
Odliczenie VAT z faktur przesłanych e-mailem lub faksem
Regulamin wystawiania faktur - czy jest konieczny
Formalizm związany z wystawianiem faktur VAT, uwzględniający konieczność zapobiegania nadużyciom podatkowym, nie pozwala uznać za fakturę pro forma faktury, w której taki jej charakter nie został wprost zapisany. A zatem jeśli faktura ma wyraźne oznaczenie "pro forma", podatnik nie musi się obawiać, że organy podatkowe uznają ją za zwykłą fakturę, z której trzeba odprowadzić należny VAT.
Warto podkreślić, że wystawianie faktur pro forma nie zwalnia podatników z obowiązku wystawiania zwykłych faktur, w tym faktur zaliczkowych. Chyba że kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Dla takich osób faktury, w tym faktury zaliczkowe, muszą być wystawiane tylko na ich żądanie.