Odliczenie VAT z faktur przesłanych e-mailem lub faksem

Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur i przechowywanie w formie papierowej. Zatem otrzymywanie faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przedmiotowych faktur, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), które obowiązuje od 1 stycznia 2013 r.

Tym samym podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w tych fakturach przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Katalog sytuacji, w których otrzymana faktura nie stanowi prawa do odliczenia zawarty w art. 88 ust. ustawy o VAT, nie przewiduje możliwości pozbawienia podatnika prawa do odliczenia z uwagi na formę w jakiej otrzymał on fakturę.

Stanowisko organów podatkowych

Powyższe stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 26 marca 2013 r. nr IPTPP4/443-863/12-4/BM oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 13 lutego 2013 r. nr IPTPP2/443-976/12-4/JN.

Natomiast w interpretacji wydanej w dniu 13 września 2012 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (IPPP1/443-622/10/12-5/S/PR) stwierdza: „Mając na względzie powołane przepisy prawa oraz opisane zdarzenie przyszłe wskazać należy, iż poprzez sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktur VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) dokumentujących dokonane przez podatnika dostawy towarów i usług, a następnie przesłanie tych faktur odbiorcom faksem lub pocztą e-mail (np. w formacie PDF), Wnioskodawca spełnia wymóg wystawienia prawidłowej faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Ponadto, w przypadku otrzymywania przez podatnika faktur VAT, wyłącznie za pośrednictwem faksu lub poczty e-mail (np. w formacie PDF), podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w rozliczeniu za okres, w którym zostały otrzymane w ten właśnie sposób, lub w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów.”

Jak zaewidencjonować w pkpir fakturę za leasing

Ministerstwo Finansów o fakturach pro-forma

Warto w tym kontekście przytoczyć również wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 czerwca 2011 r. (sygn. akt III SA/Wa 3043/10), w którym Sąd stwierdził, że prawodawca w treści art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, w ogóle nie wypowiada się co do formy faktury. Czysto językowa analiza wspomnianego przepisu nie stoi na przeszkodzie konstatacji, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. W szczególności należy uznać, że posłużenie się przez ustawodawcę wyrażeniem „wystawia” nie ogranicza zakresu normowania wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej. Ponadto, możliwe jest dokonanie takiej wykładni przepisów prawa krajowego, która nie będzie skutkowała niezgodnością przepisów krajowych z przepisami Dyrektywy w omawianym zakresie, w szczególności art. 233 oraz 234 Dyrektywy 2006/112/WE.

W konsekwencji WSA uznał stanowisko podatnika za zasadne, stwierdzając, iż skoro opisany przez podatnika we wniosku sposób wysyłania faktur jest prawidłowy to brak było podstaw do stwierdzenia przez Ministra Finansów w zaskarżonej interpretacji, że tak wysłane do odbiorcy faktury nie mogą stanowić podstawy do odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego.

Powyższy wyrok był przedmiotem rozstrzygnięcia Naczelnego Sądu Administracyjnego, który wyrokiem z dnia 21 czerwca 2012 r. (sygn. akt I FSK 1592/11) oddalił skargę kasacyjną wniesioną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Naczelny Sąd Administracyjny podzielił poglądy Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego stwierdzając, iż skarga kasacyjna pozbawiona jest uzasadnionych podstaw.

Należy uznać, uwzględniwszy przytoczone powyżej orzecznictwo i interpretacje, że podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych wyłącznie w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej w momencie ich otrzymania.

Prawo do odliczenia VAT

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Błędy na fakturze - termin płatności i wyrażona słownie kwota należności

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych - art. 86 ust. 11 ustawy.