Czy faktura z nazwą skróconą jest podstawą odliczenia VAT

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki komandytowo-akcyjnej, powstałej w wyniku przekształcenia spółki z o.o. Pełne brzmienie firmy to: „X” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowo-Akcyjna. Dokonując aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, spółka podała nazwę skróconą „X” Sp. z o.o. S.K.A. Spółka otrzymuje faktury, na których jest wskazana jako nabywca przy wykorzystaniu skróconej nazwy podanej w zgłoszeniu VAT-R. Zakupy dokumentowane tymi fakturami są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Czy spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach, na których oznaczona będzie za pomocą nazwy skróconej?

RADA

Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zawierających jej nazwę skróconą, jeżeli nazwa ta została podana w zgłoszeniu VAT-R.

UZASADNIENIE

W zakresie, w jakim towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Faktury VAT są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną funkcję dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Kiedy warto wystawić fakturę zbiorczą?

Regulamin wystawiania faktur - czy jest konieczny

Szczegółowe zasady wystawiania faktur oraz dane, które faktury powinny zawierać, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania. Stosownie do treści § 5 ust. 1 faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.

Wzór dokumentu VAT-R, tj. zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług, został określony rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 55, poz. 539, z późn. zm.). W wersji VAT-R obowiązującej w 2013 r. w części B.1. tego zgłoszenia - „Dane identyfikacyjne”, w poz. 11 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 12 nazwę skróconą podatnika.

W sytuacji gdy zarówno nazwa skrócona, jak i nazwa pełna zostały wykazane w zgłoszeniu VAT-R, posługiwanie się przez spółkę nazwą skróconą jest nadal prawidłowe. Jest to bowiem jedna z nadal dozwolonych przez przepisy VAT nazw podatnika (sprzedawcy czy nabywcy). Podanie nazwy skróconej nabywcy na fakturze nie pozbawia go prawa do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury, jeżeli tylko zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług i odzwierciedlają rzeczywiste transakcje handlowe. Ważne jest również, że dane dotyczące podatnika, znajdujące się na wystawianych dla niego fakturach VAT, m.in. skrócona nazwa firmy, są znane organom podatkowym, czyli muszą być podane w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.

Odliczenie VAT z faktur przesłanych e-mailem lub faksem

Jak zaewidencjonować w pkpir fakturę za leasing

Ministerstwo Finansów o fakturach pro-forma

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 35

• § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1428

Grzegorz Ziółkowski

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji