Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy warto wystawić fakturę zbiorczą?

Sebastian Bobrowski
InFakt.pl
inforCMS
Jedna faktura, dokumentująca wszystkie transakcje z danym kontrahentem, to wygodne rozwiązanie, szczególnie dla małych przedsiębiorstw. O czym należy pamiętać wystawiając w swojej firmie fakturę zbiorczą?

 

 

 

 

 

Przepisy wymagają, aby podatnicy VAT odpowiednio dokumentowali każdą transakcję. Dla niektórych przedsiębiorców obowiązek wystawiania oddzielnych faktur za każdą wykonaną usługę czy sprzedany towar może być uciążliwy. Szczególnie wtedy, gdy odbiorca jest ten sam, a transakcje są realizowane regularnie, jak w przypadku piekarzy, cukierników czy firm cateringowych. Zmiana przepisów, która weszła w życie z początkiem stycznia tego roku, ułatwia prowadzenie działalności, zmniejszając liczbę generowanych dokumentów.

Do końca zeszłego roku podatnicy mogli wystawiać faktury zbiorcze jedynie w przypadku sprzedaży ciągłej, na przykład kiedy świadczyli usługi najmu, ochrony mienia, czy usługi reklamowe. Od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje znowelizowane Rozporządzenie Ministra Finansów, które upraszcza wystawianie faktur. Jeden dokument może obejmować dostawę kilku towarów lub usług, wykonanych w trakcie tego samego miesiąca na rzecz jednego kontrahenta.


Kto i kiedy może wystawiać faktury zbiorcze?


Wystawianie faktur zbiorczych nie jest obowiązkowe. To przedsiębiorca decyduje które towary i usługi, jakie wyświadczył na rzecz jednego kontrahenta, znajdą się na dokumencie. Pozostałe transakcje przeprowadzone w trakcie danego miesiąca można uwzględnić na innej fakturze zbiorczej lub rozliczać, wystawiając faktury na zasadach ogólnych.

Posłużmy się przykładem: Pan Andrzej jest geodetą i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Na zlecenie dewelopera dokonuje pomiaru w dniu 3 czerwca 2013 r. i za wyświadczoną usługę wystawia fakturę. Po jakimś czasie okazuje się, że będą potrzebne dodatkowe 3 pomiary: 9, 22 oraz 25 czerwca. W tej sytuacji pan Andrzej może wystawić kolejne 3 faktury, ale może też posłużyć się jedną fakturą zbiorczą.

W przypadku faktur wystawianych na zasadach ogólnych, przedsiębiorca ma 7 dni na sporządzenie dokumentu od momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Jak natomiast wygląda kwestia terminu wystawienia faktury zbiorczej?

Będą kolejne ułatwienia podatkowe dla firm

Ministerstwo Finansów o fakturach pro-forma

Decydując się na fakturę zbiorczą, podatnik musi wystawić fakturę ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano wymienionych transakcji. Mówi o tym § 9 ust. 3 rozporządzenia:

„Faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.”

Tak więc geodeta, o którym była mowa wcześniej, mógł pierwszą fakturę wystawić na zasadach ogólnych, czyli w ciągu 7 dni. (W tym przykładzie jest to 16 czerwca, ponieważ pomiar został dokonany 9 czerwca.) Natomiast fakturę za kolejne trzy pomiary (19, 22 i 25 czerwca) może wystawić najpóźniej 30 czerwca, czyli ostatniego dnia miesiąca.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym. Wtedy podatnik powinien wystawić fakturę nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.


Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze zbiorczej?


Każda faktura musi zawierać m.in. nazwę usługi lub towaru, datę wystawienia i dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane, pozwalające zidentyfikować strony transakcji.

Błędy na fakturze - termin płatności i wyrażona słownie kwota należności

Dla faktur sporządzanych na zasadach ogólnych, określenie daty sprzedaży lub wykonania usługi nie sprawia większego problemu. Według § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura powinna zawierać „datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury”.

 

W przypadku, gdy faktura obejmuje kilka dostaw lub usług wykonanych w ciągu miesiąca, ale nie dokumentuje sprzedaży ciągłej, sprawa jest bardziej skomplikowana, ponieważ przepisy nie definiują wprost daty na takiej fakturze. Zapewne najbezpieczniej jest zamieścić na fakturze poszczególne daty każdej z transakcji oraz rzecz jasna datę wystawienia dokumentu. Zatem wracając do przykładu z geodetą, na fakturę zbiorczą trafiłyby trzy wymienione daty: 19, 22 i 25 czerwca oraz data wystawienia, czyli 30 czerwca.


Zalety i ograniczenia faktury zbiorczej


Podstawową zaletą ujmowania kilku transakcji na jednym dokumencie jest oszczędność czasu i pieniędzy w firmie, co dotyczy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Odpada bowiem koszt wystawiania i przechowywania pojedynczych dokumentów, a gdy nabywca wymaga faktur na papierze - także drukowania. Zmniejszenie liczby dokumentów ułatwia też weryfikację ewidencji księgowej i wykrycie ewentualnych błędów.

Dowody księgowe w PKPiR

Kiedy odliczyć VAT, gdy zaginął oryginał faktury?

Decydując się na wprowadzenie faktury zbiorczej, warto pamiętać o pewnych ograniczeniach. Dla wielu małych firm opłacanie faktur przez kontrahentów na bieżąco jest istotne i zapewnia płynność finansową. Faktura jest bowiem dokumentem, umożliwiającym wezwanie do zapłaty. Rozliczanie się w oparciu o fakturę zbiorczą może oznaczać, że płatność wpłynie nawet z miesięcznym opóźnieniem w stosunku do momentu wykonania usługi czy sprzedaży towaru.

Zmieniając zasady fakturowania należy również pamiętać o dotychczasowych klientach. Część z nich zapewne woli opłacać pojedyncze faktury. Za każdym razem warto uzgodnić planowaną zmianę z kontrahentem.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

 

Jak skutecznie i efektywnie zarządzać biurem rachunkowym
Zarządzanie biurem rachunkowym. Teraz książka z serwisem online

Publikacja jest skierowana do księgowych, kadry kierowniczej i właścicieli biur rachunkowych. Kompleksowo opisuje zasady organizacji pracy biura rachunkowego. Praktyczną pomocą są wzory dokumentów oraz instrukcji dostępnych również w edytowalnej formie w serwisie powiązanym z książką.

Teraz 12% taniej!
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek od nieruchomości
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają:
    działki budowlane
    domy jednorodzinne
    garaże
    lasy
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe obowiązki i uprawnienia rad nadzorczych spółek kapitałowych. Zmiany w KSH od 13 października 2022 r.
    Od 13 października 2022 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu Spółek Handlowych, która w dużej mierze dotyczy rozszerzenia kompetencji rady nadzorczej w spółkach kapitałowych. Na czym polegają te zmiany?
    Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – procedura, zasady, reprezentacja
    Podstawowym sposobem zakończenia istnienia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jej formalna likwidacja. Jak ona przebiega w praktyce, jakich obowiązków należy dochować i co warto o niej wiedzieć?
    HUB e-paragony od września 2023 r. Nowa wersja aplikacji e-paragony
    We wrześniu 2023 r. uruchomione zostanie rozwiązanie HUB e-paragony umożliwiające powszechne stosowanie paragonów elektronicznych - poinformował 6 października 2022 r. wiceminister finansów Mariusz Gojny. Dodał, że Ministerstwo Finansów opublikuje rozwiązanie pozwalające przystąpić do projektu producentom kas fiskalnych oraz tworzenie konkurencyjnych aplikacji do odbiorów paragonów.
    Wydatki na utrzymanie psa - koszty podatkowe, odliczenie VAT
    Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w swoim domu lub mieszkaniu mają wątpliwości, czy wydatki na utrzymanie psa stróżującego mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Powstaje też pytanie, czy można odliczyć VAT od wydatków na utrzymanie psa stróżującego, który pilnuje biura, czy innych miejsc, w których jest prowadzona działalność gospodarcza? Sprawdźmy jak na te pytania odpowiada Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnych interpretacjach podatkowych.
    Inflacja a dochody budżetowe. Wzrost inflacji o 1 punkt proc. to 4,7 mld zł więcej dochodów w budżecie państwa
    Każdy punkt procentowy wyższej inflacji to jest 4,7 mld zł więcej dochodów w budżecie państwa, po drugiej stronie generuje to jednakowo wysokie wydatki - powiedział 5 października 2022 r. w Senacie wiceminister finansów Artur Soboń. Poinformował także, że ostatnie zmiany w PIT i CIT kończą zmiany w Polskim Ładzie.
    Stopy procentowe NBP 2022 - bez zmian od 6 października
    Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu 5 października 2022 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe na dotychczasowym poziomie. Stopa referencyjna, główna stopa NBP, wynosi od 8 września br. 6,75 proc.
    Obliczanie długości mandatów członków zarządu i rady nadzorczej - nowe zasady od 13 października 2022 r.
    Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która wejdzie w życie z dniem 13 października 2022 r., wprowadza nowe zasady obliczania czasu trwania mandatów członków zarządu i rady nadzorczej. Sprawdź, jak będą one wyglądać.
    Limity podatkowe 2023
    Limity podatkowe 2023. Średni kurs euro publikowany przez NBP pierwszego dnia roboczego października decyduje o ważnych limitach podatkowych w następnym roku. Znamy już ten kurs euro z 3 października 2022 r. (4,8272 zł). Sprawdźmy zatem jakie limity podatkowe będą obowiązywały w 2023 roku.
    Wywóz i tranzyt towarów dual-use – zezwolenia, oświadczenie użytkownika końcowego
    W związku z wojną na Ukrainie, towary (produkty) typu dual-use zyskały na szczególnym znaczeniu. Istotna stała się również możliwość jak najszybszej realizacji tego rodzaju zamówień. Warto przyjrzeć się regulacjom prawnym, które obowiązują w tym zakresie.
    Przedpłaty, zaliczki, zadatki a podatek dochodowy. Moment powstania przychodu
    W transakcjach handlowych często możemy spotkać się z wpłatami poprzedzającymi wykonanie usługi lub dostawę towarów. Wynika to z potrzeby zabezpieczenia wykonania umowy wiążącej dwie strony transakcji. W związku z tym pojawia się pytanie- jak otrzymanie przedpłaty, zaliczki bądź zadatku powinno być rozliczone na gruncie podatku dochodowego?
    Podatki związane z alkoholem – czym jest podatek piwny
    Jak już wiemy, alkohol jest jednym z najwyżej opodatkowanych dóbr. Najwyższa stawka VAT, akcyza i podatek dochodowy. Ustawodawca przewidział również opłatę za to, że reklamujemy napoje alkoholowe – tzw. podatek piwny.
    Rożne stawki ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych
    Nowy Ład spowodował znaczne zmiany w prawie podatkowym. Wielu przedsiębiorców w celu uniknięcia składki zdrowotnej szuka lepszych rozwiązań. Jedną z opcji była zmiana formy opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
    Darowizna pieniędzy ze wspólnego rachunku bankowego a zwolnienie z podatku
    Czy darowizna pieniędzy od członka najbliższej rodziny może być zwolniona z podatku od spadków i darowizn jeżeli w chwili zawarcia umowy darowizny pieniądze znajdowały się na rachunku bankowym, którego współwłaścicielami są darczyńca i obdarowany? Na to pytanie odpowiedział Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 września 2022 r.
    Sprzedaż złomu – kwestie podatkowe
    Opodatkowanie sprzedaży złomu zależy od tego, czy odbywa się w ramach działalności gospodarczej czy okazjonalnie.
    JPK_VAT po 6 latach. Czy przesyłanie ksiąg podatkowych dla potrzeb VAT ma sens?
    Wprowadzenie w naszym kraju ustawowego obowiązku przesyłania organom podatkowym pierwszej instancji standaryzowanych części ewidencji prowadzonych dla potrzeb podatku od towarów i usług (JPK_VAT) było pierwszym przedsięwzięciem tego rodzaju i po sześciu latach obowiązywania trudno uznać to za sukces (być może tylko lobbingowy i propagandowy) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.
    Zmiany w ustawie o rachunkowości 2022/2023 – wdrożenie dyrektywy 2021/2101. Sprawozdanie o podatku dochodowym
    W Ministerstwie Finansów trwają prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz zmianie ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Ta nowelizacja ma na celu implementację do polskiego prawa dyrektywy unijnej 2021/2101.
    Progi podatkowe 2023 - co warto wiedzieć?
    Progi podatkowe 2023. Jaka wysokość progów będzie obowiązywała w rozliczeniu rocznym PIT w 2023 roku? Jaka będzie kwota wolna od podatku? Co się zmieniło?
    Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych 2023 - limity, stawki
    Jakie limity dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych będą obowiązywały w 2023 roku? Kto może płacić ryczałt w 2023 roku? Kto może płacić ryczałt od przychodów ewidencjonowanych kwartalnie w 2023 roku? Jakie stawki ryczałtu obowiązują w 2023 roku?
    Webinarium „Korygowanie VAT należnego i naliczonego”
    Korygowanie VAT. Zapraszamy na praktyczne webinarium „Korygowanie VAT należnego i naliczonego” z gwarantowanym imiennym certyfikatem, które odbędzie się 20 października 2022 roku. Polecamy!
    Dropshipping oczami księgowej. Kasa fiskalna, paragony, dokumentowanie sprzedaży
    Bardzo często trafiają do mnie osoby, najczęściej młode, które chcą rozpocząć działalność gospodarczą od dropshippingu. Skuszeni zarabianiem bez wydawania własnych pieniędzy często wchodzą w prowadzenie biznesu bez zastanowienia. Nasi Klienci - Sprzedawcy często rozpoczynają od inwestycji w szkolenia. Jest ich na rynku coraz więcej. Trudno mi zweryfikować faktyczny poziom merytoryczny tych kursów więc oprę się jedynie o informacje uzyskane od Klientów naszego Biura.
    Limit jednorazowej amortyzacji 2023 r.
    Jednorazowa amortyzacja 2023. Kurs euro z pierwszego dnia roboczego października decyduje o wysokości określonych limitów w podatkach na następny rok. Dotyczy to m.in. przywileju jakim jest jednorazowa amortyzacja.
    Mały podatnik VAT 2023. Jakie limity?
    Mały podatnik VAT 2023 to przedsiębiorca, którego przychody mieszczą się w określonym limicie wyrażonym w euro. Limity ustalane są co roku na podstawie kursu z 1 października. Kto może liczyć na status małego podatnika VAT w roku 2023?
    Przymusowa restrukturyzacja Getin Noble Bank. Co to oznacza dla Frankowiczów?
    Decyzja Bankowego Funduszu Gwarancyjnego o rozpoczęciu przymusowej restrukturyzacji Getin Noble Bank S.A. znacznie skomplikuje sytuację Frankowiczów posiadających kredyty hipoteczne w tym banku. Zgodnie z nią kredyty indeksowane i denominowane kursem waluty obcej, czyli przede wszystkim kursem CHF, ale także USD, EUR, JPY, nie zostały przeniesione i zostają w Getin Noble Bank S.A. Co to oznacza dla Frankowiczów?
    Najwięksi podatnicy CIT w Polsce
    Ministerstwo Finansów opublikowało 30 września 2022 r. listę dużych podatników podatku CIT za 2021 r. Dane dotyczą zeznań indywidualnych firm, których przychód przekroczył 50 mln euro oraz podatników będących podatkowymi grupami kapitałowymi (PGK). Wśród indywidualnych firm liderami są firmy z sektora bankowego, energetycznego i paliwowego. Podobnie jest wśród podatkowych grup kapitałowych.
    Wykreślenie podatnika z rejestru czynnych podatników VAT na podstawie podejrzenia wyłudzeń skarbowych
    Czy można wykreślić podatnika VAT z rejestru czynnych podatników VAT tylko na podstawie podejrzenia, że ów podatnik zamierza dokonać wyłudzeń skarbowych z wykorzystaniem banku? Okazuje się, że tak. Można tak zrobić (i to bez zawiadamiania tego podatnika) na podstawie art. 96 ust. 9 pkt 5 ustawy o VAT. Problem wyjaśnia Jagoda Kondratowska-Muszyńska, doradca podatkowy w Kancelarii Prof. dr hab. Henryka Dzwonkowskiego.