REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy warto wystawić fakturę zbiorczą?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
InFakt.pl
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jedna faktura, dokumentująca wszystkie transakcje z danym kontrahentem, to wygodne rozwiązanie, szczególnie dla małych przedsiębiorstw. O czym należy pamiętać wystawiając w swojej firmie fakturę zbiorczą?

 

REKLAMA

 

 

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 

Przepisy wymagają, aby podatnicy VAT odpowiednio dokumentowali każdą transakcję. Dla niektórych przedsiębiorców obowiązek wystawiania oddzielnych faktur za każdą wykonaną usługę czy sprzedany towar może być uciążliwy. Szczególnie wtedy, gdy odbiorca jest ten sam, a transakcje są realizowane regularnie, jak w przypadku piekarzy, cukierników czy firm cateringowych. Zmiana przepisów, która weszła w życie z początkiem stycznia tego roku, ułatwia prowadzenie działalności, zmniejszając liczbę generowanych dokumentów.

Do końca zeszłego roku podatnicy mogli wystawiać faktury zbiorcze jedynie w przypadku sprzedaży ciągłej, na przykład kiedy świadczyli usługi najmu, ochrony mienia, czy usługi reklamowe. Od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje znowelizowane Rozporządzenie Ministra Finansów, które upraszcza wystawianie faktur. Jeden dokument może obejmować dostawę kilku towarów lub usług, wykonanych w trakcie tego samego miesiąca na rzecz jednego kontrahenta.


Kto i kiedy może wystawiać faktury zbiorcze?


Wystawianie faktur zbiorczych nie jest obowiązkowe. To przedsiębiorca decyduje które towary i usługi, jakie wyświadczył na rzecz jednego kontrahenta, znajdą się na dokumencie. Pozostałe transakcje przeprowadzone w trakcie danego miesiąca można uwzględnić na innej fakturze zbiorczej lub rozliczać, wystawiając faktury na zasadach ogólnych.

Posłużmy się przykładem: Pan Andrzej jest geodetą i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Na zlecenie dewelopera dokonuje pomiaru w dniu 3 czerwca 2013 r. i za wyświadczoną usługę wystawia fakturę. Po jakimś czasie okazuje się, że będą potrzebne dodatkowe 3 pomiary: 9, 22 oraz 25 czerwca. W tej sytuacji pan Andrzej może wystawić kolejne 3 faktury, ale może też posłużyć się jedną fakturą zbiorczą.

W przypadku faktur wystawianych na zasadach ogólnych, przedsiębiorca ma 7 dni na sporządzenie dokumentu od momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Jak natomiast wygląda kwestia terminu wystawienia faktury zbiorczej?

Będą kolejne ułatwienia podatkowe dla firm

Ministerstwo Finansów o fakturach pro-forma

Decydując się na fakturę zbiorczą, podatnik musi wystawić fakturę ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano wymienionych transakcji. Mówi o tym § 9 ust. 3 rozporządzenia:

„Faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.”

Tak więc geodeta, o którym była mowa wcześniej, mógł pierwszą fakturę wystawić na zasadach ogólnych, czyli w ciągu 7 dni. (W tym przykładzie jest to 16 czerwca, ponieważ pomiar został dokonany 9 czerwca.) Natomiast fakturę za kolejne trzy pomiary (19, 22 i 25 czerwca) może wystawić najpóźniej 30 czerwca, czyli ostatniego dnia miesiąca.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym. Wtedy podatnik powinien wystawić fakturę nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.


Jakie dane powinny znaleźć się na fakturze zbiorczej?


Każda faktura musi zawierać m.in. nazwę usługi lub towaru, datę wystawienia i dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane, pozwalające zidentyfikować strony transakcji.

Błędy na fakturze - termin płatności i wyrażona słownie kwota należności

Dla faktur sporządzanych na zasadach ogólnych, określenie daty sprzedaży lub wykonania usługi nie sprawia większego problemu. Według § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura powinna zawierać „datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury”.

 

W przypadku, gdy faktura obejmuje kilka dostaw lub usług wykonanych w ciągu miesiąca, ale nie dokumentuje sprzedaży ciągłej, sprawa jest bardziej skomplikowana, ponieważ przepisy nie definiują wprost daty na takiej fakturze. Zapewne najbezpieczniej jest zamieścić na fakturze poszczególne daty każdej z transakcji oraz rzecz jasna datę wystawienia dokumentu. Zatem wracając do przykładu z geodetą, na fakturę zbiorczą trafiłyby trzy wymienione daty: 19, 22 i 25 czerwca oraz data wystawienia, czyli 30 czerwca.


Zalety i ograniczenia faktury zbiorczej


Podstawową zaletą ujmowania kilku transakcji na jednym dokumencie jest oszczędność czasu i pieniędzy w firmie, co dotyczy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Odpada bowiem koszt wystawiania i przechowywania pojedynczych dokumentów, a gdy nabywca wymaga faktur na papierze - także drukowania. Zmniejszenie liczby dokumentów ułatwia też weryfikację ewidencji księgowej i wykrycie ewentualnych błędów.

Dowody księgowe w PKPiR

Kiedy odliczyć VAT, gdy zaginął oryginał faktury?

Decydując się na wprowadzenie faktury zbiorczej, warto pamiętać o pewnych ograniczeniach. Dla wielu małych firm opłacanie faktur przez kontrahentów na bieżąco jest istotne i zapewnia płynność finansową. Faktura jest bowiem dokumentem, umożliwiającym wezwanie do zapłaty. Rozliczanie się w oparciu o fakturę zbiorczą może oznaczać, że płatność wpłynie nawet z miesięcznym opóźnieniem w stosunku do momentu wykonania usługi czy sprzedaży towaru.

Zmieniając zasady fakturowania należy również pamiętać o dotychczasowych klientach. Część z nich zapewne woli opłacać pojedyncze faktury. Za każdym razem warto uzgodnić planowaną zmianę z kontrahentem.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

REKLAMA

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA