Przy 60-dniowym opóźnieniu problemy z płynnością są już tak poważne, że firma przestaje funkcjonować - pokazuje case study opracowane na rzeczywistych danych przez Idea Bank i Tax Care.
Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet
Zachowanie płynności jest niezbędnym warunkiem istnienia firmy, ważniejszym nawet niż osiąganie dodatnich wyników finansowych. Aby móc działać w sposób niezakłócony, mała firma musi tak organizować swoje płatności, aby mieć w kasie środki na ich pokrycie, co z kolei zależy od płatności dokonywanych przez odbiorców. Chodzi tu więc z jednej strony o odpowiednie dopasowanie czasowe wpływów i wypływów, ale również o to, aby odbiorcy trzymali się ustalonych terminów. I tu zwykle zaczynają się problemy. Według wywiadowni gospodarczej Bisnode, zaledwie co czwarta faktura jest w Polsce opłacana na czas. Idea Bank i Tax Care, w kolejnym poradniku dotyczącym płynności finansowej w małych firmach, prześledziły na przykładzie, jakie konsekwencje dla firmy mogą mieć takie opóźnienia w płatnościach.
Podstawowe założenia case study:
- Podmiot: importer i dystrybutor wina.
- Miesięczny przychód: 50 tys. zł, miesięczne koszty: 44,5 tys. zł, miesięczny dochód: 5,5 tys. zł.
- Miesięcznie obsługuje 6 drobnych klientów (po 5 tys. zł przychodu każdy) i jednego klienta głównego (20 tys. zł przychodu).
- Warunki płatności od odbiorców:
> Drobni klienci - płatność po 7 dniach od dostawy towaru,
> Główny klient - płatność po 21 dniach od dostawy towaru.
- Zakup towarów importowanych odbywa się dwa razy w miesiącu (po 15 tys. zł), na początku i w połowie każdego miesiąca.
Faktura zaliczkowa 100% - czy trzeba wystawić fakturę końcową
- Zatrudnienie:
> Handlowiec: wynagrodzenie 2 tys. zł brutto podstawy + 5% prowizji od sprzedaży,
> Asystentka: wynagrodzenie 1,5 tys. zł brutto, zatrudnienie na ¾ etatu.
- Pozostałe koszty:
> Leasing samochodu przedsiębiorcy i samochodu handlowca,
> Paliwo,
> Księgowość,
> Telefony,
> Wynajem biura.
Terminowy kontrahent to skarb
Przyjmijmy w wariancie optymistycznym, że zarówno drobni klienci, jak i główny odbiorca, opłacają swoje faktury w terminie. W przypadku głównego klienta oznacza, że przelew za fakturę na kwotę 20 tys. zł, wystawioną 6 marca, trafia na konto firmy po 21 dniach, czyli 27 marca. Pomimo, że sytuacja jest „idealna”, w firmowej kasie i tak występują niedobory gotówki (skumulowane wpływy z marca nie wystarczają na pokrycie bieżących wydatków) wynikające z dokonywania płatności, np. za zakupione towary. Maksymalne niedobory, występujące w dniach 18 i 19 marca, sięgają prawie 12 tys. zł - taką „górkę” w gotówce musi sobie zapewnić firma z poprzednich miesięcy, aby móc na bieżąco regulować swoje zobowiązania. Sytuacja odwraca się jednak po dokonaniu płatności przez głównego odbiorcę, dzięki czemu firma kończy miesiąc nie tylko z dodatnim wynikiem księgowym, ale też z zapasem gotówki na kwotę prawie 3,5 tys. zł.
Odliczenie VAT od samochodów 2014 - wydatki eksploatacyjne
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Przepływy finansowe w marcu - wariant optymistyczny
| data | skumulowany wynik księgowy (w zł) | skumulowane |
| 01-mar | -1 000,0 | 0,0 |
| 02-mar | -1 250,0 | -250,0 |
| 03-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 04-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 05-mar | -11 250,0 | -250,0 |
| 06-mar | 8 750,0 | -250,0 |
| 07-mar | 13 750,0 | 2 750,0 |
| 08-mar | 13 500,0 | 1 500,0 |
| 09-mar | 13 250,0 | 1 250,0 |
| 10-mar | 9 024,1 | -2 975,9 |
| 11-mar | 6 524,1 | -3 475,9 |
| 12-mar | 6 274,1 | 1 274,1 |
| 13-mar | 11 274,1 | 1 274,1 |
| 14-mar | 9 474,1 | 6 274,1 |
| 15-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 16-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 17-mar | -5 775,9 | -8 975,9 |
| 18-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 19-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 20-mar | -7 025,9 | -6 725,9 |
| 21-mar | -2 025,9 | -8 525,9 |
| 22-mar | -2 275,9 | -8 775,9 |
| 23-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 24-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 25-mar | 2 224,1 | -8 775,9 |
| 26-mar | 1 974,1 | -9 025,9 |
| 27-mar | 1 974,1 | 9 974,1 |
| 28-mar | 1 974,1 | 14 974,1 |
| 29-mar | 6 974,1 | 14 974,1 |
| 30-mar | 6 974,1 | 19 974,1 |
| 31-mar | 5 464,9 | 3 464,9 |
Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych
Dwa tygodnie robią różnicę
A teraz zobaczmy co stanie się z tą samą firmą importującą wina w sytuacji, gdy jej główny klient spóźni się z płatnością o 2 tygodnie: przelew na kwotę 20 tys. zł z tytułu faktury wystawionej na początku marca, wpłynie na jej konto dopiero w kolejnym miesiącu, dokładnie 10 kwietnia. Sytuacja płynnościowa firmy pogorszy się w takim wypadku zasadniczo. Mimo osiągnięcia takiego samego, jak w wariancie optymistycznym, dodatniego wyniku księgowego, niedobór gotówki w kasie firmy przekroczy w ostatnim dniu marca 16,5 tys. zł i jeszcze wzrośnie w pierwszych dniach kwietnia.
W takiej sytuacji firma musi albo uzyskać finansowanie, np. kredyt, albo opóźnić regulowanie swoich wydatków. Importer raczej nie zdecyduje się na to, aby nie zakupić nowego towaru, bo to oznaczałoby problemy z generowaniem przychodów w przyszłości. Do wyboru pozostaje mu jednak opóźnienie płatności za wynajem magazynu, opóźnienie wypłaty wynagrodzeń dla pracowników albo nieuregulowanie w terminie rat leasingowych.
Faktura wystawiona przed dostawą towarów
Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant realistyczny
| data | skumulowany wynik księgowy (w zł) | skumulowane przepływy (w zł) |
| 01-mar | -1 000,0 | 0,0 |
| 02-mar | -1 250,0 | -250,0 |
| 03-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 04-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 05-mar | -11 250,0 | -250,0 |
| 06-mar | 8 750,0 | -250,0 |
| 07-mar | 13 750,0 | 2 750,0 |
| 08-mar | 13 500,0 | 1 500,0 |
| 09-mar | 13 250,0 | 1 250,0 |
| 10-mar | 9 024,1 | -2 975,9 |
| 11-mar | 6 524,1 | -3 475,9 |
| 12-mar | 6 274,1 | 1 274,1 |
| 13-mar | 11 274,1 | 1 274,1 |
| 14-mar | 9 474,1 | 6 274,1 |
| 15-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 16-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 17-mar | -5 775,9 | -8 975,9 |
| 18-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 19-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 20-mar | -7 025,9 | -6 725,9 |
| 21-mar | -2 025,9 | -8 525,9 |
| 22-mar | -2 275,9 | -8 775,9 |
| 23-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 24-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 25-mar | 2 224,1 | -8 775,9 |
| 26-mar | 1 974,1 | -9 025,9 |
| 27-mar | 1 974,1 | -10 025,9 |
| 28-mar | 1 974,1 | -5 025,9 |
| 29-mar | 6 974,1 | -5 025,9 |
| 30-mar | 6 974,1 | -25,9 |
| 31-mar | 5 464,9 | -16 535,2 |
| 01-kwi | 4 464,9 | -16 535,2 |
| 02-kwi | 4 214,9 | -16 785,2 |
| 03-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 04-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 05-kwi | -5 785,2 | -11 785,2 |
| 06-kwi | 14 214,9 | -11 785,2 |
| 07-kwi | 19 214,9 | -11 785,2 |
| 08-kwi | 18 964,9 | -13 535,2 |
| 09-kwi | 18 714,9 | -13 785,2 |
| 10-kwi | 14 489,0 | 1 989,0 |
| 11-kwi | 11 989,0 | 1 989,0 |
| 12-kwi | 11 739,0 | 6 739,0 |
| 13-kwi | 16 739,0 | 6 739,0 |
| 14-kwi | 14 939,0 | 11 739,0 |
| 15-kwi | 14 689,0 | 11 489,0 |
| 16-kwi | -311,1 | 11 489,0 |
| 17-kwi | -311,1 | -3 511,1 |
| 18-kwi | -561,1 | -6 261,1 |
| 19-kwi | -561,1 | -6 261,1 |
| 20-kwi | -1 561,1 | -1 261,1 |
| 21-kwi | 3 439,0 | -3 061,1 |
| 22-kwi | 3 189,0 | -3 311,1 |
| 23-kwi | 8 189,0 | -3 311,1 |
| 24-kwi | 8 189,0 | -3 311,1 |
| 25-kwi | 7 689,0 | -3 311,1 |
| 26-kwi | 7 439,0 | -3 561,1 |
| 27-kwi | 7 439,0 | 15 439,0 |
| 28-kwi | 7 439,0 | 20 439,0 |
| 29-kwi | 12 439,0 | 20 439,0 |
| 30-kwi | 10 929,7 | 8 929,7 |
Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych
60 dni spóźnienia może oznaczać koniec firmy
Możemy sobie wyobrazić bardziej skrajną, choć wcale nie tak mało prawdopodobną, sytuację, w której główny klient spóźnia się z płatnością aż o 60 dni. Nasz przykładowy importer win - mimo wciąż tego samego, dodatniego wyniku księgowego - znajdzie się w bardzo złej kondycji finansowej. Jego maksymalne braki gotówki w kasie przekroczą 26 tys. zł, a stan niedoboru, równoznaczny z brakiem płynności finansowej, będzie utrzymywał się przez półtora miesiąca. Firma z pewnością nie poradzi sobie z taką sytuacją bez wstrzymania swoich płatności czy renegocjacji kontraktów z dostawcami oraz finasowaniem zewnętrznym. Z uzyskaniem kredytu bankowego może mieć już w takiej sytuacji problem. Co więcej, jeżeli - z powodu braku płynności - przestanie regulować własne płatności, musi liczyć się z tym, że trafi do różnego rodzaju rejestrów niesolidnych płatników. A to dodatkowo utrudni dostęp do kredytu w przyszłości. W wariancie pesymistycznym, pomimo tego samego co w poprzednich dwóch wariantach dodatniego wyniku księgowego, firma kończy zarówno marzec, jak i kwiecień z ujemnym stanem gotówki.
Podstawa zwolnienia z VAT na fakturze - kto i kiedy musi ją zamieszczać?
Przepływy finansowe w marcu i kwietniu - wariant pesymistyczny
| data | skumulowany wynik księgowy (w zł) | skumulowane przepływy (w zł) |
| 01-mar | -1 000,0 | 0,0 |
| 02-mar | -1 250,0 | -250,0 |
| 03-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 04-mar | -16 250,0 | -250,0 |
| 05-mar | -11 250,0 | -250,0 |
| 06-mar | 8 750,0 | -250,0 |
| 07-mar | 13 750,0 | 2 750,0 |
| 08-mar | 13 500,0 | 1 500,0 |
| 09-mar | 13 250,0 | 1 250,0 |
| 10-mar | 9 024,1 | -2 975,9 |
| 11-mar | 6 524,1 | -3 475,9 |
| 12-mar | 6 274,1 | 1 274,1 |
| 13-mar | 11 274,1 | 1 274,1 |
| 14-mar | 9 474,1 | 6 274,1 |
| 15-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 16-mar | 9 224,1 | 6 024,1 |
| 17-mar | -5 775,9 | -8 975,9 |
| 18-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 19-mar | -6 025,9 | -11 725,9 |
| 20-mar | -7 025,9 | -6 725,9 |
| 21-mar | -2 025,9 | -8 525,9 |
| 22-mar | -2 275,9 | -8 775,9 |
| 23-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 24-mar | 2 724,1 | -8 775,9 |
| 25-mar | 2 224,1 | -8 775,9 |
| 26-mar | 1 974,1 | -9 025,9 |
| 27-mar | 1 974,1 | -10 025,9 |
| 28-mar | 1 974,1 | -5 025,9 |
| 29-mar | 6 974,1 | -5 025,9 |
| 30-mar | 6 974,1 | -25,9 |
| 31-mar | 5 464,9 | -16 535,2 |
| 01-kwi | 4 464,9 | -16 535,2 |
| 02-kwi | 4 214,9 | -16 785,2 |
| 03-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 04-kwi | -10 785,2 | -16 785,2 |
| 05-kwi | -5 785,2 | -11 785,2 |
| 06-kwi | 14 214,9 | -11 785,2 |
| 07-kwi | 19 214,9 | -11 785,2 |
| 08-kwi | 18 964,9 | -13 535,2 |
| 09-kwi | 18 714,9 | -13 785,2 |
| 10-kwi | 14 489,0 | -18 011,1 |
| 11-kwi | 11 989,0 | -18 011,1 |
| 12-kwi | 11 739,0 | -13 261,1 |
| 13-kwi | 16 739,0 | -13 261,1 |
| 14-kwi | 14 939,0 | -8 261,1 |
| 15-kwi | 14 689,0 | -8 511,1 |
| 16-kwi | -311,1 | -8 511,1 |
| 17-kwi | -311,1 | -23 511,1 |
| 18-kwi | -561,1 | -26 261,1 |
| 19-kwi | -561,1 | -26 261,1 |
| 20-kwi | -1 561,1 | -21 261,1 |
| 21-kwi | 3 439,0 | -23 061,1 |
| 22-kwi | 3 189,0 | -23 311,1 |
| 23-kwi | 8 189,0 | -23 311,1 |
| 24-kwi | 8 189,0 | -23 311,1 |
| 25-kwi | 7 689,0 | -23 311,1 |
| 26-kwi | 7 439,0 | -23 561,1 |
| 27-kwi | 7 439,0 | -4 561,1 |
| 28-kwi | 7 439,0 | 438,9 |
| 29-kwi | 12 439,0 | 438,9 |
| 30-kwi | 10 929,7 | -11 070,3 |
Źródło: opracowanie własne na podst. rzeczywistych danych
Katarzyna Siwek, Tax Care
Adam Zagała, Inkubator Przedsiębiorczości Idea Banku