Faktury zaliczkowe w walucie obcej między podmiotami krajowymi - przeliczanie

W obowiązującym stanie prawnym nie ma przeszkód, aby wartości podawane w fakturach dokumentujących transakcje między podmiotami krajowymi były wyrażane w walucie obcej. Swoboda w tym zakresie nie obejmuje jednak kwoty podatku należnego. Jeżeli czynność realizowana jest na terytorium kraju, podatek powinien być wykazany w walucie polskiej, bez względu na to, w jakiej walucie określono w fakturze kwotę należności. Obowiązek ten wynika wprost z postanowień art. 106e ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług, według którego kwoty podatku wykazuje się w złotych, a podatek wyrażony w walucie obcej podlega przeliczeniu przy zastosowaniu reguł przyjętych do przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania.

Jak wystawiać faktury zaliczkowe

1. Wybór kursu waluty

Zasady przeliczania kwot wykazanych w walucie obcej zawarto w regulacjach art. 31a ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten stanowi, że w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są wyrażone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1 ustawy).

Ustawodawca dopuszcza również możliwość przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Waluty inne niż euro przelicza się wówczas z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro. Należy podkreślić, że wybór kursu przyjmowanego do przeliczeń zależy wyłącznie od decyzji podatnika. Wybór ten odnosi się odrębnie do każdej transakcji i nie ma żadnych przeszkód, aby kursy NBP i EBC stosować zamiennie, także przy transakcjach z tym samym kontrahentem.

Biuletyn VAT

Przeliczenie kwot wyrażonych w walucie obcej wymaga przede wszystkim prawidłowego rozpoznania terminu powstania obowiązku podatkowego. W przypadku otrzymania przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty, w szczególności przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty, obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy, powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do uzyskanej kwoty. Otrzymanie zaliczki, skutkujące powstaniem obowiązku podatkowego, należy udokumentować fakturą (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy.) Fakturę taką wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy). Fakturę zaliczkową można wystawić obecnie 30 dni przed jej otrzymaniem.

Przy czym obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nie dotyczy otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, od nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Mimo to obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powinien być wówczas rozpoznany.

Zasady rozliczania zaliczek nie dotyczą czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż z upływem terminu płatności. Przepisy art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy odnoszą się do świadczenia tzw. usług powszechnych, jak również usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług stałej obsługi prawnej i biurowej, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego. W ich przypadku otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, dlatego przeliczanie kwot zaliczki nie ma większego znaczenia.

Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia

2. Faktura zaliczkowa wystawiona w walucie obcej po otrzymaniu zaliczki

Co do zasady przeliczanie na złote kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania, wykazanych w fakturze zaliczkowej w walucie obcej, powinno być zatem dokonywane według kursu waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień otrzymania zaliczki.

21 listopada 2014 r. spółka otrzymała zaliczkę na poczet dostawy mebli biurowych. Fakturę dokumentującą pobraną zaliczkę wystawiła 26 listopada 2014 r. Należność w fakturze zaliczkowej została określona w walucie euro.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu otrzymanej zaliczki powstał 21 listopada 2014 r. w odniesieniu do uzyskanej kwoty. Dokonując przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej na złote, spółka powinna zastosować kurs średni euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Właściwe będzie zatem zastosowanie kursu średniego NBP na dzień 20 listopada 2014 r. Spółka może również przyjąć do przeliczeń ostatni kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Będzie to także kurs z 20 listopada 2014 r.

Przedstawione reguły mają zastosowanie zarówno do faktur potwierdzających otrzymanie przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi całości ceny, jak i do faktur dokumentujących zaliczki częściowe.

W pierwszym przypadku, po dokonaniu dostawy towaru bądź wykonaniu usługi, wystawianie faktury końcowej nie jest wskazane. Czynność ta nie powoduje bowiem powstania obowiązku podatkowego. Skoro faktura zaliczkowa (ewentualnie kilka faktur zaliczkowych) objęła już pełną należność, VAT od danej transakcji został rozliczony w całości. Faktura końcowa miałaby wtedy wartość „zerową”. Według art. 106f ust. 3 ustawy, jeżeli dostawa towaru lub wykonanie usługi były poprzedzone zaliczką, fakturę po wydaniu towaru lub realizacji usługi wystawia się tylko, jeżeli faktura zaliczkowa bądź faktury zaliczkowe nie obejmowały całej zapłaty. W przypadku kilku faktur zaliczkowych obejmujących łącznie całą zapłatę wymagane jest jedynie, aby ostatnia z nich zawierała również numery poprzednich (art. 106f ust. 4 ustawy).

Tym samym skoro faktura końcowa nie jest w ogóle wystawiana, nie może być mowy o przeliczaniu jakichkolwiek wartości wyrażonych w walucie obcej. Wszystkie kwoty dotyczące danej transakcji były już ustalone wcześniej w fakturach zaliczkowych.

10 października 2014 r. spółka otrzymała 60% zaliczkę na poczet dostawy maszyny poligraficznej. Kolejną 40% zaliczkę otrzymała 22 października 2014 r. Zaliczki objęły zatem całą wartość towaru. Faktury dokumentujące pobrane zaliczki wystawiono w dniu ich otrzymania. Kwoty należności w fakturach określono w walucie euro. Dostawa maszyny, której dotyczyły zaliczki, została zrealizowana 6 listopada 2014 r.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu pobranych zaliczek powstał 10 października 2014 r. w odniesieniu do otrzymanej kwoty stanowiącej 60% ceny oraz 22 października 2014 r. w odniesieniu do otrzymanej kwoty stanowiącej 40% ceny. Dokonując przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej na złote, spółka powinna zastosować kurs średni euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego, tj. odpowiednio na 9 października 2014 r. oraz na 21 października 2014 r. Spółka może również przyjąć do przeliczeń kurs opublikowany przez Europejski Bank Centralny z tych samych dni. Faktyczna dostawa maszyny poligraficznej dokonana 6 listopada 2014 r. nie będzie już dokumentowana fakturą. W żaden sposób nie wpłynie też na wcześniej przeliczone wartości wynikające z faktur zaliczkowych.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Jeżeli natomiast faktura zaliczkowa (czy kilka faktur zaliczkowych) nie obejmuje całej zapłaty za towar lub usługę, wystawienie faktury końcowej po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi będzie konieczne. Obowiązek podatkowy w VAT powstanie w stosunku do:

• otrzymanych zaliczek z chwilą ich otrzymania,

• części zapłaty nieopłaconej zaliczką z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, ewentualnie jeżeli dana czynność podlegałaby szczególnym zasadom rozpoznawania obowiązku podatkowego – to według tych właśnie reguł.

W związku z tym, że kwota VAT musi być wykazana na fakturze końcowej w złotych, w celu jej ustalenia można rozważać dwa sposoby jej rozliczenia.

Kwotę VAT wyrażoną w złotych można ustalić:

• od różnicy między całkowitą kwotą podatku w walucie obcej a kwotą podatku w walucie obcej przypadającą na otrzymaną zaliczkę po przeliczeniu według kursu średniego z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego lub wystawienia faktury końcowej,

• jako różnicę między całkowitą kwotą VAT po przeliczeniu na złote według kursu średniego z dnia poprzedzającego wystawienie faktury końcowej a kwotą VAT wyrażoną w złotych, która przypada na otrzymaną zaliczkę.

Obecnie dominuje stanowisko, że prawidłowa jest pierwsza zasada. Przeliczeniu podlega tylko ta część ceny towaru lub usługi, która nie była objęta fakturą bądź fakturami zaliczkowymi. Kwoty wynikające z faktury zaliczkowej, niezbędne do określenia podstawy opodatkowania wyrażonej w walucie obcej, były już bowiem wcześniej przeliczone na złote, więc ponowne przeliczanie nie jest wymagane.

16 września 2014 r. Spółka otrzymała 15% zaliczkę (1500 euro) na poczet dostawy sprzętu komputerowego na kwotę 10 000 euro. Fakturę dokumentującą pobraną zaliczkę wystawiono 23 września 2014 r. Dostawa towaru, którego dotyczyła zaliczka, została zrealizowana 3 października 2014 r. W tym samym dniu dostawę potwierdzono fakturą końcową uwzględniającą wpłaconą wcześniej zaliczkę. Kwoty należności w fakturach określono w walucie euro.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu pobranej zaliczki powstał 16 września 2014 r. – w odniesieniu do otrzymanej kwoty stanowiącej 15% ceny. W stosunku do pozostałej części ceny towaru (85%) obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstał z chwilą dokonania dostawy, tj. 3 października 2014 r. Dokonując przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej, spółka powinna zastosować kurs średni euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego, tj. odpowiednio na 15 września 2014 r. oraz 2 października 2014 r. Spółka może również przyjąć do przeliczeń kurs opublikowany przez Europejski Bank Centralny z tych samych dni. W fakturze końcowej przeliczeniu podlega tylko część ceny nieobjęta wcześniej fakturą zaliczkową, stanowiąca 85% ceny towaru, czyli 8500 euro.

3. Faktura zaliczkowa wystawiona w walucie obcej przed otrzymaniem zaliczki

Powiązanie kursu stosowanego do przeliczeń kwot wyrażonych w walucie obcej z datą powstania obowiązku podatkowego nie będzie miało zastosowania do faktur zaliczkowych wystawionych jeszcze przed otrzymaniem zaliczki. Zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed otrzymaniem – przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi – całości lub części zapłaty. W przypadku zaliczki fakturę wystawia się więc nie wcześniej niż 30 dnia przed jej otrzymaniem, lecz jednocześnie nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją pobrano. Samo wystawienie faktury nie wpływa jednak na moment rozpoznania obowiązku podatkowego, który powstaje z chwilą otrzymania przed dokonaniem dostawy towaru bądź wykonaniem usługi całości lub części zapłaty (art. 19a ust. 8 ustawy). W fakturze wystawionej na kilka dni przed otrzymaniem zaliczki zastosowanie kursu waluty obcej z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego z przyczyn obiektywnych byłoby zatem niemożliwe. Kurs ten nie jest przecież jeszcze znany.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Przeliczenia na złote kwot wyrażonych w walucie obcej dokonuje się wówczas stosownie do postanowień art. 31a ust. 2 ustawy – według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Również w tym przypadku ustawodawca przewidział możliwość przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury.

28 sierpnia 2014 r. spółka wystawiła fakturę dotyczącą mającej nastąpić wpłaty 100% zaliczki na poczet wykonania usługi krajowego transportu towarów. Kwota należności w fakturze została określona w walucie euro. Zaliczkę otrzymano 5 września 2014 r. Usługa transportowa została wykonana 16 września 2014 r.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu pobranej zaliczki powstał 5 września 2014 r., w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Dokonując przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej na złote, spółka powinna jednak zastosować kurs średni euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Właściwe będzie zatem zastosowanie kursu średniego NBP na dzień 27 sierpnia 2014 r. Spółka może również przyjąć do przeliczeń kurs opublikowany przez Europejski Bank Centralny na ten sam dzień. Faktyczna realizacja usługi transportowej 16 września 2014 r. nie będzie już dokumentowana fakturą.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19a ust. 1, ust. 5 pkt 4 i ust. 8, art. 31a ust. 1, 2 i 4, art. 106b ust. 1 pkt 4, art. 106e ust. 11, art. 106f ust. 3 i 4 oraz art. 106i ust. 2 i ust. 7 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662

Tomasz Olejarz, praktyk, autor licznych publikacji z zakresu podatku od towarów i usług