Jak wystawiać faktury zaliczkowe

Obowiązek wystawiania

Generalnie obowiązek wystawienia faktury dotyczy przede wszystkim „podatnika VAT czynnego”. Fakturę może również wystawić podatnik zwolniony z VAT, tj. zarówno ten, który został zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”, jak i ten, który nie dokonał zgłoszenia rejestracyjnego.

Natomiast obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje w przypadku, jeżeli przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi podatnik otrzymał od innego przedsiębiorcy całość lub część zapłaty, np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę. Faktura zaliczkowa potwierdza wtedy otrzymanie tej kwoty.

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nie dotyczy jednak zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli m.in. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, czy też świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Obowiązek podatkowy

Otrzymanie zaliczki na poczet wykonania dostawy lub usługi powoduje powstanie obowiązku podatkowego w dacie jej otrzymania. Tak wynika z zapisu art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. A zatem otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego, a jeśli wpłacił ją inny podatnik, to podlega ona zafakturowaniu.

Nie wystawiamy jednak faktur, jak zostało już wspomniane wyżej, dokumentujących otrzymanie zaliczki na poczet:

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

- świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

- świadczenia usług wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (chodzi m.in. o usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu, pozostałe usługi sanitarne),

- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,

- świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Zbiorcze faktury korygujące dokumentujące rabaty

Przy tego rodzaju czynnościach otrzymanie zaliczki na ich poczet nie powoduje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Nie powoduje też obowiązku rozliczenia podatku VAT zawartego w otrzymanej zaliczce, ponieważ z tego tytułu nie powstaje obowiązek podatkowy.