REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wystawiać faktury zaliczkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak wystawiać faktury zaliczkowe
Jak wystawiać faktury zaliczkowe

REKLAMA

REKLAMA

Dokonanie czynności objętej zakresem opodatkowania VAT powoduje konieczność wystawienia faktury. W przypadku natomiast otrzymania zaliczki na poczet wykonania takiej czynności, podatnik jest zobowiązany wystawić fakturą zaliczkową, dokumentującą otrzymaną od kupującego wpłatę. Dodatkowo, gdy została wystawiona więcej niż jedna faktura zaliczkowa dokumentująca otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur musi zawierać również numery poprzednich faktur.

Obowiązek wystawiania

Generalnie obowiązek wystawienia faktury dotyczy przede wszystkim „podatnika VAT czynnego”. Fakturę może również wystawić podatnik zwolniony z VAT, tj. zarówno ten, który został zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”, jak i ten, który nie dokonał zgłoszenia rejestracyjnego.

REKLAMA

REKLAMA

Natomiast obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje w przypadku, jeżeli przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi podatnik otrzymał od innego przedsiębiorcy całość lub część zapłaty, np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę. Faktura zaliczkowa potwierdza wtedy otrzymanie tej kwoty.

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nie dotyczy jednak zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli m.in. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, czy też świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

REKLAMA

Obowiązek podatkowy

Otrzymanie zaliczki na poczet wykonania dostawy lub usługi powoduje powstanie obowiązku podatkowego w dacie jej otrzymania. Tak wynika z zapisu art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. A zatem otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego, a jeśli wpłacił ją inny podatnik, to podlega ona zafakturowaniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nie wystawiamy jednak faktur, jak zostało już wspomniane wyżej, dokumentujących otrzymanie zaliczki na poczet:

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

- świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

- świadczenia usług wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (chodzi m.in. o usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu, pozostałe usługi sanitarne),

- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,

- świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Zbiorcze faktury korygujące dokumentujące rabaty

Przy tego rodzaju czynnościach otrzymanie zaliczki na ich poczet nie powoduje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Nie powoduje też obowiązku rozliczenia podatku VAT zawartego w otrzymanej zaliczce, ponieważ z tego tytułu nie powstaje obowiązek podatkowy.


Terminy wystawiania

Termin fakturowania zaliczek określają również przepisy ustawa o VAT (art. 106i ust. 7 pkt 2 oraz art. 106i ust. 2 ustawy), zgodnie z którymi fakturę zaliczkową należy wystawić:

- nie wcześniej niż 30 dnia przed otrzymaniem zaliczki,

- nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Elementy faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa powinna zawierać następujące elementy (wymienione w art. 106f ustawy), czyli:

1) datę jej wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku;

Rozliczenie VAT z tytułu WNT - faktura wystawiona przed dostawą towaru

5) datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

6) otrzymaną kwotę zapłaty;

7) kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

ZB x SP

KP  =  -------------------

100 + SP

gdzie:

KP – oznacza kwotę podatku,

ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,

SP – oznacza stawkę podatku;

8) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.


Faktura końcowa

W sytuacji gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, to podatnik po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na pozostałą część zapłaty, czyli tzw. fakturę końcową.

Faktura końcowa powinna zawierać:

- sumę wartości towarów lub usług pomniejsza o wartość otrzymanych części zapłaty,

- kwotę podatku pomniejsza o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Odliczenie VAT - faktura musi określać, kiedy usługa jest świadczona

Dodatkowo, faktura końcowa powinna również zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Wystawca faktury końcowej nie musi jednak podawać w niej daty wystawienia faktury zaliczkowej ani kwoty otrzymanej zaliczki, choć może tak uczynić.

Jeżeli natomiast wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również wszystkie numery poprzednich faktur zaliczkowych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
6 głównych etapów wdrażania w firmie rewolucji fakturowej, która rozpocznie się w lutym 2026 r. [KSeF 2026]

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy (bez wyjątku) podatnicy VAT, w tym zwolnieni z tego podatku, będą musieli być przygotowani do otrzymywania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od tego dnia więksi podatnicy (a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali) muszą też wystawiać faktury w KSeF. Jak przygotować się do tych nowych zasad fakturowania? Prof. dr hab. Witold Modzelewski wskazuje 6 najważniejszych najważniejszych punktów (etapów) wdrażania w firmie tej rewolucji fakturowej.

Limit 10 tys. złotych w KSeF. Ratunek czy pułapka dla najmniejszych przedsiębiorców?

Od 1 kwietnia 2026 roku w życie wejdzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który obejmie także najmniejsze firmy. Mikroprzedsiębiorcy o obrotach poniżej 10 tys. zł miesięcznie dostali czas do końca roku, jednak – jak alarmują posłowie i sami przedsiębiorcy – tak niski limit może okazać się pułapką zamiast realnej pomocy. Jest spór o wysokość progu!

Odpowiedzialność za niezapłacone podatki i składki ZUS – kto ponosi konsekwencje? Księgowa, zarząd spółki, czy sam podatnik?

Należności publicznoprawne, takie jak podatki czy składki na ZUS, obciążają przede wszystkim samego podatnika. Jednak prawo przewiduje, że w określonych sytuacjach odpowiedzialność za zaległości może spocząć także na innych osobach związanych z podatnikiem. Poniżej omawiamy, kto i w jakim zakresie odpowiada za niezapłacone zobowiązania podatkowe i składkowe – od członków zarządu spółek kapitałowych, przez biura rachunkowe, aż po zwykłych pracowników – oraz jakie zmiany w przepisach zaszły w tym obszarze w ostatnim czasie.

Ulga dla młodych w PIT jest wykorzystywana przez oszustów. Studenci i uczniowie wciągani w podatkowe szwindle

Coraz częściej osoby poniżej 26. roku życia, korzystające z ulgi podatkowej i zwolnień ze składek ZUS, stają się łatwym celem dla nieuczciwych firm. W zamian za szybki zarobek młodzi podpisują fikcyjne rachunki, narażając się na konsekwencje finansowe i karne. Monika Piątkowska – doradczyni podatkowa fillup.pl ostrzega: z pozoru niewinna „przysługa” może rzutować na całą przyszłą karierę zawodową.

REKLAMA

SENT: zmiany od 2026 roku. Nowe grupy towarów objęte monitorowaniem

W dniu 17 marca 2026 r. (po 6 miesiącach od publikacji w Dzienniku Ustaw) wejdzie w życie rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 10 września 2025 r., wprowadzające katalog nowych grup towarów (odzież i obuwie), których przewóz będzie monitorowany w systemie SENT. Ministerstwo Finansów informuje, że zgłaszanie przewozu odzieży i obuwia wymaga rejestracji firmy albo aktualizacji danych podmiotu gospodarczego na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).

Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF? To zależy od trybu

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, ile mają czasu na przesłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Termin zależy od trybu wystawiania faktury – online, offline24, offline lub awaryjnego. Wyjaśniamy, kiedy faktura uzyskuje ważność i jakie są konkretne terminy wysyłki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Jak uniknąć podatku od darowizn? Musisz wypełnić ten jeden druk w odpowiednim czasie

Otrzymujesz darowiznę od rodziców, zapis w testamencie albo dziedziczysz dom po bliskiej osobie? Wiele osób nie wie, że aby uniknąć podatku, trzeba wypełnić odpowiedni formularz – SD-Z2. Wyjaśniamy, kiedy i w jakich sytuacjach trzeba go złożyć, aby nie narazić się na dodatkowe koszty.

"Cyfrowy Księgowy 2.0" – konferencja SKwP o tym, jak cyfryzacja zmienia rachunkowość i podatki

Konferencja "Cyfrowy Księgowy 2.0" to wyjątkowa okazja, by zgłębić wpływ najnowszych technologii na przyszłość księgowości. Wydarzenie ma nie tylko dostarczyć praktycznej wiedzy, lecz także zainspirować do pełnego wykorzystania potencjału cyfrowej transformacji.

REKLAMA

System ICS2 w 11 krajach UE już od września 2025 r. – polscy przewoźnicy muszą dostosować procedury

Nierównomierne wdrażanie systemu Import Control System 2 w Unii Europejskiej tworzy złożoną sytuację dla polskich firm transportowych. Podczas gdy jedenaście państw członkowskich uruchamia nowe wymogi już od września 2025 roku, Polska ma czas do maja 2026. To oznacza konieczność stosowania różnych procedur w zależności od trasy przewozu.

KSeF 2.0. Jak wystawić fakturę po 1 lutego 2026 r.: 5 podstawowych kroków – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów opublikowało we wrześniu 2025 r. cztery części Podręcznika KSeF 2.0, w których omawia zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w modelu obowiązkowym od 1 lutego 2026 roku. W części II tego podręcznika omówione zostały zasady wystawiania oraz otrzymywania faktur wg stanu prawnego obowiązującego od 1 lutego 2026 r.

REKLAMA