Jak wystawiać faktury zaliczkowe

Obowiązek wystawiania

Generalnie obowiązek wystawienia faktury dotyczy przede wszystkim „podatnika VAT czynnego”. Fakturę może również wystawić podatnik zwolniony z VAT, tj. zarówno ten, który został zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”, jak i ten, który nie dokonał zgłoszenia rejestracyjnego.

Natomiast obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje w przypadku, jeżeli przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi podatnik otrzymał od innego przedsiębiorcy całość lub część zapłaty, np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę. Faktura zaliczkowa potwierdza wtedy otrzymanie tej kwoty.

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nie dotyczy jednak zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, czyli m.in. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, czy też świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Obowiązek podatkowy

Otrzymanie zaliczki na poczet wykonania dostawy lub usługi powoduje powstanie obowiązku podatkowego w dacie jej otrzymania. Tak wynika z zapisu art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. A zatem otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego, a jeśli wpłacił ją inny podatnik, to podlega ona zafakturowaniu.

Nie wystawiamy jednak faktur, jak zostało już wspomniane wyżej, dokumentujących otrzymanie zaliczki na poczet:

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

- świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,

- świadczenia usług wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (chodzi m.in. o usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych, usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu, pozostałe usługi sanitarne),

- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

- świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,

- świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Zbiorcze faktury korygujące dokumentujące rabaty

Przy tego rodzaju czynnościach otrzymanie zaliczki na ich poczet nie powoduje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Nie powoduje też obowiązku rozliczenia podatku VAT zawartego w otrzymanej zaliczce, ponieważ z tego tytułu nie powstaje obowiązek podatkowy.

Terminy wystawiania

Termin fakturowania zaliczek określają również przepisy ustawa o VAT (art. 106i ust. 7 pkt 2 oraz art. 106i ust. 2 ustawy), zgodnie z którymi fakturę zaliczkową należy wystawić:

- nie wcześniej niż 30 dnia przed otrzymaniem zaliczki,

- nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Elementy faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa powinna zawierać następujące elementy (wymienione w art. 106f ustawy), czyli:

1) datę jej wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku;

Rozliczenie VAT z tytułu WNT - faktura wystawiona przed dostawą towaru

5) datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

6) otrzymaną kwotę zapłaty;

7) kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

ZB x SP

KP  =  -------------------

100 + SP

gdzie:

KP – oznacza kwotę podatku,

ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,

SP – oznacza stawkę podatku;

8) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Faktura końcowa

W sytuacji gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi, to podatnik po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na pozostałą część zapłaty, czyli tzw. fakturę końcową.

Faktura końcowa powinna zawierać:

- sumę wartości towarów lub usług pomniejsza o wartość otrzymanych części zapłaty,

- kwotę podatku pomniejsza o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Odliczenie VAT - faktura musi określać, kiedy usługa jest świadczona

Dodatkowo, faktura końcowa powinna również zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Wystawca faktury końcowej nie musi jednak podawać w niej daty wystawienia faktury zaliczkowej ani kwoty otrzymanej zaliczki, choć może tak uczynić.

Jeżeli natomiast wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również wszystkie numery poprzednich faktur zaliczkowych.