Od 1 lutego 2026 r. wszyscy (bez wyjątku) podatnicy VAT, w tym zwolnieni z tego podatku, będą musieli być przygotowani do otrzymywania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od tego dnia więksi podatnicy (a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali) muszą też wystawiać faktury w KSeF. Jak przygotować się do tych nowych zasad fakturowania? Prof. dr hab. Witold Modzelewski wskazuje 6 najważniejszych najważniejszych punktów (etapów) wdrażania w firmie tej rewolucji fakturowej.
- Obowiązkowe fakturowanie przy użyciu KSeF - najważniejsze daty
- 4 grupy podatników
- Od czego zacząć wdrażanie KSeF 2.0? 6 głównych etapów
Obowiązkowe fakturowanie przy użyciu KSeF - najważniejsze daty
Podatnicy VAT zastanawiają się nad planem działań, których celem będzie dostosowanie obecnego systemu wystawiania i otrzymywania faktur VAT do wymogów obowiązkowego KSeF, gdzie datami kluczowymi są:
1) dzień 1 lutego 2026 r. dla wszystkich (bez wyjątku) podatników, w tym zwolnionych z VAT - w zakresie otrzymywania w KSeF (udostępniania) faktur ustrukturyzowanych (w tym faktur korygujących) oraz czterech innych form faktur elektronicznych (w tym faktur korygujących), które będą zastępować faktury ustrukturyzowane (łącznie 12 nowych dokumentów),
2) dzień 1 lutego 2026 r. – od którego podatnicy o wartości sprzedaży powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. muszą już wystawiać te faktury w KSeF,
3) dzień 1 kwietnia 2026 r. - od którego podatnicy nie wymienieni w pkt 2) muszą już wystawiać te faktury w KSeF.
4 grupy podatników
Odrębnym zagadnieniem jest problem „dotarcia” z fakturami ustrukturyzowanymi do podatników z grupy trzeciej i czwartej (przypomnę, że tych grup jest cztery):
1) podatnicy VAT czynni,
2) podatnicy VAT zwolnieni,
3) podmioty zagraniczne,
4) osoby prawne i jednostki organizacyjne nie będące podatnikami, które najczęściej deklarują całkowity brak zainteresowania tymi dokumentami i oczekują fakturowania „po staremu”.
Ale to na odrębną opowieść, bo do tych podmiotów trzeba będzie „dotrzeć” innymi dokumentami niż faktura VAT, które będą rodzić skutki cywilnoprawne: wystawienie faktury ustrukturyzowanej nie rodzi z istoty takich skutków.
Od czego zacząć wdrażanie KSeF 2.0? 6 głównych etapów
Od czegoś trzeba zacząć to wdrażanie? Najlepiej od planu działania w dziedzinach: prawnopodatkowej, cywilnoprawnej, ewidencyjnej, organizacyjnej oraz informatycznej. Do najważniejszych punktów (etapów) tego planu należy zaliczyć:
1) precyzyjne określenie zakresu wystawiania oraz otrzymywania w przyszłym roku w dotychczasowych postaciach,
2) opracowanie dwóch procedur związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych:
- podmiotom, które obejmie fikcja prawna ich „otrzymywania” w KSeF,
- podmiotom, które nie będą otrzymywać ich w momencie wystawienia poprzez KSeF oraz tych, którzy nie będą w ogóle zainteresowani tymi fakturami,
3) opracowanie koncepcji „posługiwania się” fakturami ustrukturyzowanymi oraz elektronicznymi fakturami, które je będą zastępować, jako dokumentami wywołującymi skutki cywilnoprawne, albo też wprowadzenie odrębnych dokumentów, które będą wywoływać te skutki,
4) przegląd wszystkich istniejących umów, na podstawie których będą wystawiane nowe formy faktur, w celu ich dostosowania do nowych zasad, o których mowa w pkt 3) i 4),
5) zmiany wewnętrznych regulaminów oraz instrukcji (zwłaszcza obiegu dokumentów) w celu ich dostosowania do wewnętrznego posługiwania się nowymi formami faktur oraz nowymi dokumentami handlowymi,
6) przeprowadzenie wewnętrznych szkoleń osób, które będą wykonywać nowe obowiązki wymienione w pkt 1-5.
Czy warto zacząć to już teraz? Zapewne tak, bo sprawy informatyczne obiektywnie powinny poczekać aż zostanie podpisane rozporządzenie wykonawcze w sprawie korzystania z KSeF.
Prof. dr hab. Witold Modzelewski