Jak dokumentować i korygować usługi zwolnione z VAT

1. Jak dokumentować świadczenie usług zwolnionych z VAT

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, jeśli dotyczy ona sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT (art. 106b ust. 2 ustawy o VAT). Fakturę tę jest on zobowiązany wystawić dopiero na żądanie nabywcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Termin, w jakim należy wystawić fakturę „na żądanie” nabywcy, określa art. 106i ust. 6 ustawy o VAT. Jest on uzależniony od momentu zgłoszenia żądania przez nabywcę. Jeżeli podatnik nie miał obowiązku wystawienia faktury, a następnie nabywca towaru lub usługi zwrócił się do niego z takim żądaniem, to faktura powinna zostać wystawiona:

• do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi bądź otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży - w przypadku gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki,
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania - w przypadku gdy nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub wpłata zaliczki.

Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną zawiera mniejszy zakres danych niż „zwykła” faktura. Wynika to z art. 106e ust. 1 pkt 16 i 19 ustawy o VAT oraz § 3 pkt 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485), dalej: rozporządzenie w sprawie faktur. Te specyficzne zasady dokumentowania sprzedaży zwolnionej dotyczą głównie podatników zwolnionych z VAT, choć należy mieć na uwadze, że powinni je znać również podatnicy VAT czynni, którzy świadczą m.in. usługi zwolnione od podatku. Szczególne zasady dokumentowania świadczenia usług zwolnionych z VAT dotyczą bowiem:

• podatników VAT zwolnionych - w zakresie sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
• podatników VAT czynnych, którzy wykonują zarówno czynności opodatkowane VAT, jak i zwolnione z tego podatku - w zakresie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT,
• podatników VAT zwolnionych, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione z VAT przedmiotowo na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT - w zakresie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie wymienionych przepisów.

Faktury potwierdzające sprzedaż zwolnioną różnią się od siebie zakresem danych, który jest uzależniony od rodzaju zwolnienia przysługującego z tytułu dokonanej sprzedaży. Zakres tych danych zależy od tego, czy dokonana czynność jest zwolniona od podatku:

• na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6 i 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT - wówczas na elementy faktury wskazuje § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur,
• na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT - wówczas na elementy faktury wskazuje § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur,
• na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy o VAT - wówczas na elementy faktury wskazuje § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur.

Jeżeli faktura dokumentuje dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6 i 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT, wówczas powinna zawierać (§ 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur):

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem,
• wskazanie podstawy prawnej zwolnienia, tj.:

• przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, zgodnie z którym podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
• przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.), który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
• innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Taką fakturą może być dokumentowane świadczenie następujących usług zwolnionych z VAT:

• usług zarządzania (art. 43 ust. 1 pkt 12 ustawy o VAT),
• usług techników dentystycznych w ramach wykonywania ich zawodu (art. 43 ust. 1 pkt 14 ustawy o VAT),
• powszechnych usług pocztowych świadczonych przez operatora obowiązanego do świadczenia takich usług (art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT),
• usług w zakresie opieki medycznej, służących profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia (art. 43 ust. 1 pkt 18-19a ustawy o VAT),
• usług kształcenia i nauczania (art. 43 ust. 1 pkt 26-29 ustawy o VAT),
• usług zakwaterowania (art. 43 ust. 1 pkt 30 ustawy o VAT) itd.

Przykład faktury wystawionej z tytułu sprzedaży usług nauczania języka obcego zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy o VAT

Taki sam zakres danych, z wyjątkiem wskazania podstawy prawnej zwolnienia, powinna zawierać faktura dokumentująca świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (§ 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie faktur).

Przykład faktury wystawionej z tytułu sprzedaży usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT

Natomiast faktura dokumentująca świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy o VAT powinna zawierać (§ 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur):

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• nazwę usługi,
• kwotę, której dotyczy dokument.

Ten rodzaj faktury dotyczy głównie świadczenia usług finansowych i ubezpieczeniowych oraz pośrednictwa w tych usługach, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny, określony przez art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. e) i ust. 6 ustawy o VAT, tj. z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty (w odniesieniu do otrzymanej kwoty).

Przykład faktury wystawionej z tytułu sprzedaży usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT

Wspólną cechą wszystkich faktur dokumentujących sprzedaż usług zwolnionych od podatku jest to, że nie zawierają one NIP podatnika i nabywcy. Nie muszą również określać daty wykonania usługi. W treści tej faktury nie podaje się także stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki, ani kwoty VAT, co wynika z istoty transakcji zwolnionej z VAT.

Polecamy: Biuletyn VAT

2. Jak korygować usługi zwolnione z VAT

Faktury korygujące sprzedaż usług zwolnionych mogą skutkować zmniejszeniem lub zwiększeniem podstawy opodatkowania. Mogą one być wynikiem błędu lub nowych okoliczności, które wystąpiły dopiero po wykonaniu usługi. W zależności od tych okoliczności podatnik, który wykonał usługę zwolnioną z VAT, może być zobowiązany do wstecznego lub bieżącego rozliczenia faktury korygującej.

Zmniejszenie podstawy opodatkowania. Jeżeli korekta sprzedaży zwolnionej od podatku skutkuje zmniejszeniem podstawy opodatkowania, to w celu właściwego jej ujęcia w deklaracji VAT nie stosuje się regulacji określonych w art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT, które uzależniają moment obniżenia podstawy opodatkowania od potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Regulacje te dotyczą bowiem faktur korygujących „in minus” powodujących zmniejszenie podatku należnego w stosunku do faktury pierwotnej. Natomiast w przypadku faktury korygującej sprzedaż zwolnioną podatek ten nie występuje. Wobec tego w celu zmniejszenia podstawy opodatkowania z tytułu świadczenia usług zwolnionych od podatku stosuje się ogólne zasady postępowania w przypadku korekt. Oznacza to, że jeśli faktura korygująca sprzedaż usług zwolnionych z VAT „in minus” nie jest wynikiem błędu, lecz jest spowodowana nowymi przyczynami, które zaistniały już po wykonaniu usługi (np. przyznanie rabatu), to zmniejszenie podstawy opodatkowania powinno zostać wykazane w deklaracji VAT za ten okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna korekty (czyli zasadniczo w miesiącu/kwartale, w którym została wystawiona faktura korygująca). Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 28 kwietnia 2017 r. (sygn. 0115-KDIT1-1.4012.16.2017.1.MN).

Jeżeli natomiast przyczyną wystawienia faktury korygującej sprzedaż usług zwolnionych jest błąd (np. zawyżenie ceny usługi), to skutki tej korekty w postaci zmniejszenia podstawy opodatkowania należy wykazać w deklaracji VAT składanej za okres rozliczeniowy, w którym - uwzględniając datę powstania obowiązku podatkowego - należało wykazać sprzedaż udokumentowaną fakturą pierwotną.

Zwiększenie podstawy opodatkowania. W przypadku korekty sprzedaży usług zwolnionych od podatku (innych niż te, których podstawą zwolnienia są przepisy art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT), skutkujących zwiększeniem podstawy opodatkowaniu, stosuje się omówione wyżej zasady wyznaczające moment korekty w zależności od jej przyczyny. Jeżeli zatem przyczyną wystawienia faktury korygującej sprzedaż usług zwolnionych „in plus” jest:

• nowa okoliczność, która nie była znana w chwili sprzedaży, to skutki korekty należy wykazać w bieżącej deklaracji VAT składanej za okres, w którym zaistniała przyczyna korekty,
• błąd, to skutki korekty należy wykazać w deklaracji VAT składanej za okres rozliczeniowy, w którym - uwzględniając datę powstania obowiązku podatkowego - należało wykazać sprzedaż udokumentowaną fakturą pierwotną (zob. interpretację indywidualną Dyrektora IS w Łodzi z 5 października 2015 r., sygn. IPTPP2/4512-386/15-6/JSz).

Te ogólne zasady korygowania obrotu „in plus” nie mają zastosowania do obrotu z tytułu świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. e) i ust. 6 ustawy o VAT, tj. z chwilą otrzymania zapłaty w odniesieniu do otrzymanej kwoty. W przypadku tej kategorii usług zwolnionych od podatku moment rozliczenia faktury korygującej „in plus”, bez względu na przyczynę korekty, zawsze będzie wyznaczał moment powstania obowiązku podatkowego, czyli moment otrzymania zapłaty wynikającej z korekty. W przeciwnym wypadku mogłoby dojść do sytuacji, w której faktura korygująca byłaby rozliczana przed powstaniem obowiązku podatkowego związanego z otrzymaną zapłatą.

Przykład

W styczniu podatnik sprzedał usługę ubezpieczeniową zwolnioną od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT. Wartość sprzedaży wyniosła 3000 zł. Zapłatę z tego tytułu podatnik otrzymał 30 stycznia. Ze względu na to, że w odniesieniu do otrzymanej zapłaty obowiązek podatkowy powstał 30 stycznia, podatnik wykazał wartość sprzedaży zwolnionej w kwocie 3000 zł w deklaracji VAT-7 za styczeń. 10 lutego podatnik zorientował się, że popełnił błąd i zaniżył wartość transakcji o kwotę 500 zł. Tego samego dnia wystawił fakturę korygującą „in plus” na kwotę 500 zł, której zapłatę otrzymał 20 lutego. Kwotę korekty „in plus” należy rozliczyć w deklaracji VAT-7 za luty, czyli za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do otrzymanej przez podatnika kwoty zapłaty.

Gdyby podatnik zastosował zasadę ogólną, w myśl której korektę usługi zwolnionej spowodowanej błędem należy rozliczyć „wstecz”, tj. za okres, w którym rozliczono fakturę pierwotną, fakturę korygującą „in plus” w kwocie 500 zł musiałby rozliczyć w deklaracji VAT-7 za styczeń, mimo że w stosunku do kwoty 500 zł nie powstałby jeszcze obowiązek podatkowy na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. e) i ust. 6 ustawy o VAT, co byłoby sprzeczne z tym przepisem.

Stanowisko, w myśl którego faktury korygujące „in plus” dotyczące świadczenia usług wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT powinny być rozliczane w momencie otrzymania zapłaty, potwierdził także Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 20 marca 2017 r. (sygn. 1462-IPPP1.4512.88.2017.1.MP), w której wyjaśnił, że:

(...) rozliczenie faktur korygujących zwiększających wartość wskazanych wyżej usług finansowych i ubezpieczeniowych powinno zostać dokonane w deklaracji VAT za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia tych usług, tj. zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. e) ustawy, z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, bez konieczności różnicowania korekty ze względu na przyczynę jej powstania.

Moment rozliczenia faktury korygującej sprzedaż usług zwolnionych z VAT

Podstawa prawna:

• art. 19a ust. 1, ust. 5 pkt 1 lit. e) i ust. 6, art. 29a ust. 13 i 14, art. 43 ust. 1 pkt 37-41, art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2, art. 106e ust. 1 pkt 16 i 19, art. 106i ust. 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 650

• § 3 pkt 1-3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur - Dz.U. z 2013 r. poz. 1485

Aneta Szwęch, ekspert w zakresie podatków i rachunkowości