REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury elektroniczne

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury elektroniczne
Faktury elektroniczne
ING

REKLAMA

REKLAMA

Od 2018 roku na wszystkich podatników VAT nałożono ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Wiąże się to ściśle z obowiązkiem comiesięcznego dostarczania do Ministerstwa Finansów pliku JPK_VAT, który od 2018 roku dotyczy nawet najmniejsze firmy (mikroprzedsiębiorców). Wypełnianie tych obowiązków bez elektronicznego fakturowania jest niemal niemożliwe. Warto więc wiedzieć, że wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej umożliwiają nawet funkcjonalności kont firmowych niektórych banków (np. ING Księgowość).

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Faktura w VAT

Faktura jest podstawowym dokumentem systemu podatku od towarów i usług (VAT). Każdy podatnik VAT ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą w szczególności sprzedaż (tj. dostawę towarów i świadczenie usług) dokonywaną na rzecz innego podatnika VAT, a nawet na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Tylko sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej nie musi być fakturowana (chyba, że osoba fizyczna zgłosi takie żądanie) – ale trzeba im wystawiać paragony z kasy fiskalnej.

Fakturę VAT trzeba też wystawić zawsze przy sprzedaży wysyłkowej.

Innymi zdarzeniami wymagającymi wystawienia faktury są:

REKLAMA

  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;
  • otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej sprzedaży.

Nie musi być natomiast fakturowana sprzedaż, która została przedmiotowo zwolniona z VAT na mocy art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 tej ustawy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Prawidłowe wystawianie faktur

Przepisy art. 106e i 106f ustawy o VAT określają wszystkie niezbędne elementy prawidłowo wystawionej faktury w różnych przypadkach.

Wspomnijmy tylko, że co do zasady faktura powinna zawierać:

  1. datę wystawienia;
  2. kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  4. numery, za pomocą którego podatnik (sprzedawca), a także nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby VAT (NIP i zagraniczne odpowiedniki tego numeru);
  5. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zaliczki - o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  6. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  7. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  8. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  9. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  10. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  11. stawkę podatku;
  12. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  13. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  14. kwotę należności ogółem.

Przepisy te określają również dodatkowe elementy faktur w różnych przypadkach szczególnych (np. przy stosowaniu metody kasowej, samofakturowaniu, odwrotnym obciążeniu, czy procedurze VAT-marża).

Polecamy: Praktyczny leksykon VAT 2018 Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

W pewnych, określonych w ustawie o VAT sytuacjach faktura może nie zawierać niektórych z ww. danych.

Warto pamiętać, że kwoty podatku VAT wykazuje się zawsze w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Co do zasady fakturę wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zostawia sobie i przechowuje sprzedawca. Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej, do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Zasadniczym terminem wystawienia faktury jest 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (lub w którym otrzymano całość lub część zapłaty, jeżeli zapłata była wcześniejsza niż dostawa towarów lub wykonanie usługi). Wyjątki od tej zasady określa art. 106i ustawy o VAT.

Faktury elektroniczne

Obecnie już coraz rzadziej wystawia się faktury ręcznie, drukuje i doręcza „papier” nabywcy. Natomiast stałym elementem „krajobrazu” VAT są faktury elektroniczne. Faktury takie tworzy się w programach finansowo-księgowych lub aplikacjach fakturowych, następnie elektronicznie wysyła do nabywcy, archiwizując jednocześnie ją u siebie (oczywiście także najczęściej w formie elektronicznej).

Faktury elektroniczne oszczędzają czas i pieniądze. Nie trzeba ponosić kosztów drukowania i przechowywania papierowych wydruków. E-faktury szybko trafiają do nabywcy i tym samym szybko mogą być skorygowane ewentualne błędy.

Trzeba wiedzieć, że ustawa o VAT stanowi, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Ponadto zgodnie z art. 106n ustawy o VAT w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy (nabywcy) jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Wystawianie faktur, nawet w małych firmach najczęściej odbywa się w programie finansowo-księgowym. Ale warto wiedzieć, że dedykowane firmom konta bankowości elektronicznej niektórych banków mają funkcjonalności pozwalające na prowadzenie księgowości małych firm. Pozwalają np. na wystawianie faktur, wysyłanie ich online do kontrahentów, kontrolowanie płatności za nie i archiwizowanie tych dokumentów. Takie możliwości daje np. ING Księgowość. Dzięki niej można też dowolnie sortować i filtrować wystawione faktury. Można oczywiście wystawiać różne rodzaje faktur, w tym faktury zaliczkowe, proforma, czy faktury korygujące. Więcej informacji na temat tego rozwiązania na stronie ING - https://www.ingbank.pl/lp/ksiegowosc-dla-firmy.

Przechowywanie faktur

Podatnik powinien przechowywać faktury, podobnie jak inne dokumenty związane z jego obowiązkami podatkowymi zasadniczo przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności danego podatku (to podstawowy okres przedawnienia). Jednak w pewnych sytuacjach (np. wszczęcie kontroli podatkowej, czy skarbowej) termin ten może być dłuższy. Dlatego też bezpieczniej przechowywać faktury znacznie dłużej niż ww. 5 lat.

Faktury elektroniczne (papierowe także), zarówno dokumentujące sprzedaż jak i nabycie powinny być przechowywane tak, by były zachowane:

  • autentyczność pochodzenia faktury,
  • integralność jej treści i
  • czytelność faktury.

Ustawa o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w przechowywanej fakturze nie zmieniono danych, które zawierała oryginalna faktura.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza tym autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

ING Księgowość pozwala na generowanie faktur w formacie PDF. Można je też pobrać w formacie CSV, ZIP XLSX. Funkcjonalności ING Księgowość zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury zgodnie z ww. przepisem.

W części dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe (np. spółki z o.o.) ING Księgowość oferuje zarówno możliwość stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak też wykorzystania EDI.

JPK_VAT, JPK_FA

Jak wspomniano na wstępie rok 2018 jest przełomowy jeżeli chodzi o cyfryzację procedur ewidencji VAT i fakturowania. Od 1 stycznia 2018 r. już na wszystkich podatników VAT ciąży obowiązek comiesięcznego przesyłania do Ministerstwa Finansów plików JPK_VAT, czyli elektronicznej postaci ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Ta ewidencja może być od 2018 roku prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązkiem przesyłania JPK_VAT objęci zostali mikroprzedsiębiorcy. Prześlą oni swój pierwszy JPK_VAT do 26 lutego. Od 1 stycznia 2017 r. obowiązek ten dotyczy małych i średnich przedsiębiorców, a od 1 lipca 2016 r. duże firmy.

Co więcej od 1 lipca 2018 r. mikroprzedsiębiorcy, mali i średni przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgowość w formie elektronicznej, zostaną objęci obowiązkiem przekazywania na żądanie organów podatkowych innych struktur JPK, tj:

  • księgi rachunkowe – JPK_KR
  • wyciąg bankowy – JPK_WB
  • magazyn – JPK_MAG
  • faktury VAT – JPK_FA (faktury dokumentujące sprzedaż)
  • podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR
  • ewidencja przychodów – JPK_EWP.

ING Księgowość dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe (tzw. pełną księgowość) pozwala generować wszystkie wymagane przepisami prawa pliki JPK w tym JPK_VAT i JPK_FA. Taka funkcjonalność zostanie też w niedługim czasie udostępniona przedsiębiorcom prowadzącym indywidualnie działalność gospodarczą, prowadzącym księgi przychodów i rozchodów.

Advertisement

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA