Wystawianie faktur za najem

W przypadku świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze (dalej usługa najmu) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Reguła ta nie dotyczy usług najmu, do których stosuje się przepisy art. 28b ustawy, stanowiących import usług (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) ustawy o VAT). Powiązanie momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług z chwilą wystawienia faktury ma jednak zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy faktura została wystawiona w obowiązującym terminie. Jeżeli podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury. Gdy nie określono tego terminu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności.

Dla usług najmu termin wystawienia faktury wyznacza art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT. Według tych regulacji fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności. W konsekwencji, jeżeli fakturę sporządzono terminowo, obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powinien być rozpoznany z chwilą jej wystawienia.

Polecamy: Najnowsze zmiany w VAT. Sprawdź!

Polecamy: Praktyczny przewodnik po zmianach w VAT. Sprawdź!

Polecamy: AKADEMIA VAT z Radosławem Kowalskim (od 30 sierpnia do 10 września) – Cykl 3 webinariów: 8 wybranych zmian w VAT - praktyczny przegląd dla księgowych, Split payment, Biała lista podatników VAT

1. Nieterminowo wystawiona faktura a data powstania obowiązku podatkowego dla usług najmu

Jeżeli faktura zostanie sporządzona z opóźnieniem lub podatnik w ogóle jej nie wystawi, obowiązek podatkowy powstaje w dacie upływu terminu płatności.

27 grudnia 2017 r. podatnik VAT wynajął swój lokal użytkowy. Umowę zawarto od 1 stycznia 2018 r. Zgodnie z umową najemca (również podatnik VAT) powinien opłacać czynsz najmu za okresy miesięczne, z góry do 15 dnia każdego kolejnego miesiąca. W przypadku czynszu najmu za styczeń 2018 r. wynajmujący wystawił fakturę z opóźnieniem, dopiero 4 lutego 2018 r., gdy otrzymał od najemcy zapłatę czynszu za ten miesiąc. Faktura została ujęta przez wynajmującego w rozliczeniu podatku od towarów i usług za luty 2018 r. W przedstawionej sytuacji nieterminowe otrzymanie zapłaty czynszu najmu nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Obowiązek podatkowy powstał 15 stycznia 2018 r. Ujęcie tej faktury w rozliczeniu za luty 2018 r. wymaga sporządzenia deklaracji korygującej VAT-7 za styczeń 2018 r., w której należy uwzględnić wartości z faktury, oraz za luty 2018 r., w której fakturę niezasadnie wykazano. Ponadto korekta deklaracji za styczeń 2018 r. może się wiązać z obowiązkiem zapłaty odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych.

Wystawienie faktury z opóźnieniem nie wpływa tym samym na przesunięcie terminu rozpoznania obowiązku podatkowego.

2. Wcześniejsze wystawienie faktury a termin powstania obowiązku podatkowego dla usług najmu

Wcześniejsze sporządzenie faktury skutkuje jednak przyspieszeniem chwili powstania obowiązku podatkowego w VAT. Powiązanie obowiązku podatkowego z upływem terminu płatności dotyczy bowiem tylko tych sytuacji, kiedy faktury nie wystawiono w obowiązującym terminie.

Warto ponadto zaznaczyć, że w przypadku faktur dokumentujących świadczenie usług najmu ustawodawca określa wyłącznie najpóźniejszy termin, w którym faktura powinna być wystawiona. Moment ten wyznacza upływ terminu płatności za usługę. Przepisy ustawy o VAT nie zawierają natomiast unormowań w zakresie najwcześniejszego terminu, w jakim można sporządzić taką fakturę. Regulacje art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT zawierają wprawdzie zastrzeżenie, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Zasady tej nie stosuje się jednak do wystawiania faktur dokumentujących m.in. usługę najmu, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Nie ma w tym przypadku zastosowania zasada, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed otrzymaniem, całości lub części zapłaty. Przepis ten, odnoszący się do tzw. faktur zaliczkowych, nie dotyczy bowiem usług najmu, w przypadku których otrzymanie przed wykonaniem usługi całości lub części zapłaty nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT.

Wystawianie ze znacznym wyprzedzeniem faktur dokumentujących świadczenie usług najmu jest zatem prawidłowe, o ile zawierają one informację, jaki okres rozliczeniowy obejmują. Należy jednak pamiętać, że takie wcześniejsze wystawianie faktury każdorazowo będzie się wiązało z koniecznością rozpoznania obowiązku podatkowego z tytułu usługi wykazanej na fakturze.

12 lutego 2018 r. Jan Kowalski wynajął swój lokal użytkowy. Umowę zawarto od 1 marca 2018 r. Zgodnie z umową najemca (będący również podatnikiem VAT) powinien opłacać czynsz najmu za okresy miesięczne, z góry do 10 dnia każdego kolejnego miesiąca. 10 marca 2018 r. wynajmujący wystawił trzy faktury obejmujące świadczenie usług najmu za okres marzec–maj 2018 r. i przekazał je w tym dniu najemcy. W fakturach wskazano okresy rozliczeniowe, które obejmują te faktury, i podano terminy płatności.

W takiej sytuacji wynajmujący był uprawniony do wcześniejszego wystawienia faktur. Jednoczesne wystawienie trzech faktur 10 marca 2018 r. skutkuje powstaniem w tym dniu obowiązku podatkowego za trzy kolejne okresy rozliczeniowe, czyli marzec, kwiecień, maj 2018 r. Termin rozpoznania obowiązku podatkowego jest wówczas wyznaczany datą wystawienia faktury. Wynajmujący będzie zatem obowiązany do ujęcia wartości wynikających ze wszystkich tych faktur już w rozliczeniu za marzec 2018 r. Najemca będzie z kolei uprawniony do dokonania na ich podstawie odliczenia podatku naliczonego, w rozliczeniu za marzec 2018 r. lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Sytuacja przedstawiona w przykładzie wskazuje jednoznacznie, że wystawianie przez wynajmującego faktur z dużym wyprzedzeniem nie jest korzystne. Usługodawca jest wtedy obowiązany do znacznie szybszego wykazywania obowiązku podatkowego, a w konsekwencji wcześniejszego uwzględnienia podatku należnego w deklaracji VAT. Wystawienie faktur za większą liczbę okresów rozliczeniowych, przykładowo za rok z góry, wiązałoby się z jeszcze poważniejszymi konsekwencjami finansowymi. Dlatego wcześniejsze wystawianie faktur należy każdorazowo dobrze rozważyć. Oczywiście jeżeli najemca od razu uregulowałby płatność za wszystkie okresy rozliczeniowe objęte fakturami, problem nie wystąpi. Jednak w praktyce działalności gospodarczej takie zdarzenia należą do rzadkości.

3. Zapłata należności a data powstania obowiązku podatkowego dla usług najmu

Należy podkreślić, że w przypadku usług najmu na moment powstania obowiązku podatkowego może wpływać wyłącznie upływ terminu płatności za usługę, a nie faktyczne otrzymanie należności. Jak już wskazano, otrzymanie zapłaty z opóźnieniem nie przesuwa terminu rozpoznania obowiązku podatkowego. Analogiczne reguły odnoszą się również do wcześniejszego otrzymania należności. Jeżeli wynajmujący otrzyma zapłatę czynszu jeszcze przed upływem terminu płatności i nie wystawi faktury, obowiązek podatkowy w VAT nie powstanie. Przepis art. 19a ust. 8 ustawy, określający termin powstania obowiązku podatkowego w przypadku otrzymania zaliczki, nie ma zastosowania do usług najmu jako do usług wymienionych w art. 19 ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. Wcześniejsze otrzymanie zapłaty z tytułu świadczenia usług najmu nie wywołuje żadnych skutków podatkowych i nie wymaga dokumentowania fakturą.

30 stycznia 2018 r. wynajmujący otrzymał zapłatę, która dotyczyła czynszu najmu za luty 2018 r. Zgodnie z zawartą umową najemca powinien opłacać czynsz najmu za okresy miesięczne, z góry do 5 dnia każdego kolejnego miesiąca. Fakturę z tytułu czynszu najmu za luty 2018 r. wynajmujący wystawił 4 lutego 2018 r. W takim przypadku wynajmujący wystawił fakturę terminowo, czyli nie później niż z upływem terminu płatności. Obowiązek podatkowy powinien być więc rozpoznany 4 lutego 2018 r. Otrzymanie zapłaty jeszcze w styczniu 2018 r. nie przesuwa terminu powstania obowiązku podatkowego.

Przedstawiony sposób określenia momentu powstania obowiązku podatkowego ma oczywiście zastosowanie tylko wtedy, gdy wcześniejszemu otrzymaniu należności nie towarzyszy jednoczesne wystawienie faktury. W razie wcześniejszego sporządzenia faktury obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powinien być rozpoznany już z chwilą jej wystawienia.

30 stycznia 2018 r. wynajmujący otrzymał zapłatę, która obejmowała czynsz za luty 2018 r., a z zawartej umowy wynikało, że najemca powinien opłacać czynsz za okresy miesięczne z góry do 5 dnia każdego kolejnego miesiąca. Wynajmujący wystawił jednak fakturę z tytułu czynszu najmu za luty 2018 r. w dniu otrzymania zapłaty należności. W takiej sytuacji obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, czyli 30 stycznia 2018 r.

4. Najem osobom nieprowadzącym działalności a termin powstania obowiązku podatkowego

Nieco inne zasady dotyczą usług najmu świadczonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich przypadkach usługodawca nie ma bowiem obowiązku wystawienia faktury. Moment powstania obowiązku podatkowego będzie zatem co do zasady wyznaczany wyłącznie upływem terminu płatności za usługę. Przy czym brak obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie oznacza, że faktury takie nie mogą być sporządzane. Wystawienie faktury jeszcze przez upływem terminu płatności, analogicznie jak ma to miejsce przy fakturach wystawianych dla przedsiębiorców, skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Brak obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie zmienia zatem reguł rozpoznawania obowiązku podatkowego, w tym również tych dotyczących wcześniejszego wystawiania faktur za kilka okresów rozliczeniowych. Warto więc mieć na uwadze konsekwencje sporządzenia takiej faktury.

20 stycznia 2018 r. wynajmujący wystawił na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej fakturę obejmującą świadczenie usługi wynajmu garażu samochodowego. Faktura została sporządzona na wniosek najemcy i obejmowała usługę za I półrocze 2018 r. Umowa najmu garażu przewidywała, że czynsz płatny jest miesięcznie z góry do 25 dnia każdego kolejnego miesiąca. Na fakturze zawarto informację o objętych nią okresach rozliczeniowych oraz wskazano terminy płatności czynszu za poszczególne miesiące. Wystawienie faktury 20 stycznia 2018 r. skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego już w tej dacie. Obowiązek podatkowy będzie dotyczył wszystkich sześciu okresów rozliczeniowych objętych fakturą. Na termin rozpoznania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług w żaden sposób nie wpływa zamieszczenie na fakturze informacji o kolejnych przypadających terminach płatności za usługę.

Ewentualne faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej najczęściej będą obejmowały usługi najmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe, które korzystają ze zwolnienia z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT). Wystawienie takiej faktury jeszcze przed upływem terminu płatności skutkuje wprawdzie powstaniem obowiązku podatkowego i obowiązku rozliczenia tych faktur w deklaracji, ale nie nakłada na wynajmującego obowiązku wykazania podatku należnego.

Warto ponadto zauważyć, że przy świadczeniu usług zwolnionych z VAT obowiązek wystawiania faktur nie występuje również przy usługach realizowanych na rzecz innych przedsiębiorców. Wyłączenie to wynika z postanowień art. 106b ust. 2 ustawy o VAT (faktury takie wystawia się jedynie na żądanie nabywcy – art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy). Podobnie jak ma to miejsce w przypadku faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sporządzenie faktury przed upływem terminu płatności będzie się tu wiązało z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Przy czym podatek należny oczywiście nie wystąpi.

---

5. Refakturowanie mediów związanych z najmem a termin powstania obowiązku podatkowego

Omawiając zasady wystawiania faktur dokumentujących świadczenie usług najmu, należy również zwrócić uwagę na kwestię wystawiania faktur z tytułu dostawy mediów związanych z realizowaną usługą, takich jak przykładowo energia elektryczna, energia cieplna, gaz ziemny, wywóz nieczystości, dostarczanie wody i odprowadzenie ścieków. Teoretycznie strony mogą ustalić, że to najemca zawrze odrębne umowy bezpośrednio z podmiotami świadczącymi usługi. Będą one wtedy realizowane przez faktycznych usługodawców, którzy wystawią z tego tytułu odpowiednie faktury. W praktyce koszty dodatkowych usług towarzyszących usłudze najmu przenoszone są jednak najczęściej przez wynajmującego na najemcę w formie tzw. refakturowania. W takich przypadkach pewne wątpliwości może budzić prawo rozliczania refakturowanych usług niezależnie od samego najmu.

Ze względu na znaczne rozbieżności interpretacyjne kwestia ta była przedmiotem pytania prejudycjalnego skierowanego do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który w wyroku z 16 kwietnia 2015 r. w sprawie C-42/14 orzekł, że:

(…) najem nieruchomości i związane z nim: dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej oraz wywóz nieczystości co do zasady należy uważać za kilka odrębnych i niezależnych świadczeń, które winno się oceniać oddzielnie z punktu widzenia podatku VAT, chyba że elementy transakcji, także te wskazujące względy ekonomiczne zawarcia umowy, są ze sobą tak ściśle związane, iż tworzą obiektywnie tylko jedno niepodzielne świadczenie ekonomiczne, którego rozdzielenie miałoby charakter sztuczny.

Trybunał nie określił jednoznacznie zasad rozliczania usług towarzyszących usłudze najmu, wskazując, że prawidłowe rozstrzygnięcie wymaga każdorazowo przeprowadzenia analizy łączącego strony stosunku najmu, poprzez dokonanie:

(…) jego oceny przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności, w jakich ma miejsce najem i spełniane są towarzyszące mu świadczenia, a w szczególności przy uwzględnieniu treści samej umowy.

W uzasadnieniu wyroku zawarto wskazówki, które powinny być brane pod uwagę przy badaniu treści zawartej umowy i okoliczności faktycznych towarzyszących tym czynnościom. Według TSUE argumentami przemawiającymi za możliwością uznania usługi najmu i związanych z tym najmem dostaw mediów za świadczenia odrębne i niezależne są w szczególności:

• prawo wyboru przez najemcę dostawcy mediów (niezależenie od tego, czy najemca zamierza z tego prawa korzystać);
• swoboda zużycia mediów w takiej ilości, w jakiej jest to najemcy potrzebne;
• rozliczanie mediów zużytych przez najemcę na podstawie wskazań liczników indywidualnych; zdaniem polskich organów podatkowych odrębne rozliczenie jest również możliwe, gdy (zob. pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 maja 2017 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.117.2017.1.OS ):

(…) umowa przewiduje odrębne rozliczanie mediów, a wysokość opłaty z tego tytułu ustalana jest w umowie na podstawie kryteriów innych niż opomiarowanie według liczników, uwzględniających zużycie tych mediów przez najemcę. Takimi innymi kryteriami mogą być np. liczba korzystających z nieruchomości czy też powierzchnia nieruchomości.

• fakturowanie dostawy mediów według ich faktycznego zużycia, wynikającego ze wskazań liczników indywidualnych, oraz zamieszczanie ich w odrębnych pozycjach faktury;
• zawarcie w umowie najmu zapisu o możliwości odrębnego rozliczania czynszu najmu oraz dostawy mediów.

Jeżeli wymienione warunki są spełnione, wynajmujący ma prawo odrębnego rozliczania czynszu najmu i usług dostawy mediów, które towarzyszą temu najmowi. W konsekwencji będzie upoważniony do stosowania stawek VAT właściwych dla poszczególnych usług dostawy mediów związanych z usługą najmu.

Zdaniem organów podatkowych nie jest możliwe oddzielne rozliczanie usług wywozu nieczystości. Argumentem przemawiającym za takim wyłączeniem jest brak swobody wyboru dostawcy realizowanej usługi zarówno przez wynajmującego, jak i najemcę. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 lutego 2017 r. (sygn. 3063-ILPP1-2.4512.191.2016.2.TK) podnoszono:

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że w przypadku umowy najmu przedmiotem świadczenia na rzecz najemców jest usługa główna, tj. najem lokalu, a koszty dodatkowe takie jak np. koszt opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi w tym wywóz odpadów – jeżeli strony uzgodnią, że wynajmujący będzie obciążał nimi najemcę, stanowią elementy rachunku kosztów zmierzających do ustalenia kwoty odpłatności za usługę najmu, bowiem z ekonomicznego punktu widzenia dopełniają świadczenie zasadnicze i nie należy ich sztucznie oddzielać od tego świadczenia.

W cytowanej interpretacji organ podatkowy potwierdził jednocześnie, że w przypadku odsprzedaży najemcom mediów w postaci dostawy wody i odprowadzania ścieków nie ma podstaw do traktowania opłat za te media jako elementu kalkulacyjnego usługi najmu i łącznego ich opodatkowywania. W efekcie powyższego uznano prawo wynajmującego do ich opodatkowania według właściwej 8% stawki podatku od towarów i usług.

Niezależnie jednak od sposobu fakturowania mediów, tj. odrębnie czy jako jednego świadczenia, termin wystawiania faktur i powstania obowiązku podatkowego jest taki sam jak dla usług najmu.

Strony umowy najmu ustaliły, że najem jest płatny z góry do 15 dnia miesiąca. 5 stycznia 2018 r. wynajmujący wystawił fakturę za styczeń, w której w odrębnych pozycjach wykazał również rozliczenie za wodę, prąd, gaz. Termin płonności za fakturę wskazano 15 stycznia 2018 r. Dlatego dla wszystkich czynności wymienionych na fakturze obowiązek podatkowy powstał 5 stycznia 2018 r.

Podstawa prawna:

• art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b), ust. 7 i 8, art. 43 ust. 1 pkt 36, art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2, art. 106i ust. 3 pkt 4, ust. 7 pkt 1 i 2 i ust. 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 86

Ewa Kowalska

Ekspert w zakresie VAT