Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (art. 111), jak też rozporządzeń wykonawczych dotyczących kas rejestrujących nakładają na coraz to szersze grupy podatników obowiązek ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas.
Obowiązek ten ma charakter bezwzględny, co oznacza, że gdy podatnik zacznie dokonywać sprzedaży za pośrednictwem kasy musi przy jej użyciu konsekwentnie ewidencjonować swoje obroty.
Bezwzględność oznacza również to, że w przypadku, gdy ewidencjonowanie na kasie nie jest możliwe nie powinna być prowadzona żadna sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania.
Zasadą jest posługiwanie się przez podatnika w miejscu prowadzenia działalności jedną i tą samą kasą fiskalną. Ustawodawca co prawda umożliwił podatnikowi korzystanie z kasy rezerwowej jednakże wyłącznie w sytuacji, gdy prowadzenie ewidencji w kasie podstawowej z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe.
Powyższe regulacje są bardzo restrykcyjne i nie przewidują żadnych odstępstw od przedstawionych reguł. W praktyce zaś występuje szereg sytuacji, w których podatnicy przez tak skonstruowane przepisy mają szereg trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Polecamy: Zwrot VAT za materiały budowlane - nowy wykaz materiałów budowlanych od 2011 roku
Zauważmy, że nie każdego podatnika stać na zakup kasy rezerwowej. W sytuacji zatem, gdy prowadzenie ewidencji w kasie podstawowej z przyczyn niezależnych od niego nie jest możliwe musi zrezygnować z prowadzenia sprzedaży do czasu naprawienia kasy.
Wiąże się to w większości przypadków ze zmniejszeniem obrotu w danym okresie rozliczeniowym. Jeżeli zaś wyobrazimy sobie, że taka sytuacja dotyczy podatnika prowadzącego jedyny sklep spożywczy w małej miejscowości - taka przerwa w prowadzeniu działalności - dotyka też bezpośrednio jego klientów.
Dużym utrudnieniem dla podatników ewidencjonujących obroty przy zastosowaniu kas rejestrujących jest także kwestia zmian w przepisach podatkowych dotycząca stawek VAT. Bez wątpienia jest to kwestia niezależna od woli i działania podatnika.
Zauważmy, że od 1 stycznia 2011 r. obowiązywać będą nowe stawki VAT. Niektóre grupy podatników (zwłaszcza prowadzący działalność w zakresie handlu i gastronomii) zmierzą się z trudnościami już w noc sylwestrową 2010/2011. Po północy muszą bowiem ewidencjonować sprzedaż w/g nowych stawek. Ustawodawca nie ułatwił zadania tej kategorii podatnikom - przepisy przejściowe nie zawierają żadnej regulacji w tym zakresie.
Trudności zaś tacy podatnicy będą mieli wiele. Podatnicy, którzy posiadają kasy rezerwowe - mają wątpliwości, czy możliwe jest przestawienie w tej kasie stawek podatkowych wcześniej i ewidencjonowanie obrotów po północy na tej właśnie kasie wg nowych stawek VAT. Wydaje się, że jest to dobre rozwiązanie.
Podatnicy, którzy takich kas nie mają zastanawiają się jak ewidencjonować sprzedaż po północy, czy jest to w ogóle dopuszczalne bez wprowadzenia nowych stawek? Oczywiście nie jest dopuszczalne.
Wszyscy zaś podatnicy zastanawiają się czy wystarczy serwisantów, by dokonali przestawienia stawek VAT, a tym samym umożliwili podatnikom prowadzenie działalności w świetle nowej regulacji prawa. To pytanie jest również retoryczne, bo z pewnością nie wystarczy. Tym niemniej można samemu dokonać wprowadzenia do kas nowych stawek VAT - trzeba tylko wcześniej zapoznać się z instrukcjami i zaleceniami producentów.
Zdaniem Ministerstwa Finansów kasy fiskalne są technicznie przygotowane do takiej operacji. Rozporządzenie ministra finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338) przewiduje, że kasy rejestrujące umożliwiają ewidencjonowanie obrotów i kwot podatku należnego nawet w warunkach wprowadzenia 7 stawek podatkowych oraz dają możliwość dokonania 30 zmian stawek.
Minister Finansów uważa, że do operacji zmiany stawek podatkowych użytkownicy kas powinni organizacyjnie przygotować się wcześniej. Zmiana stawek dla większości z nich, po zapoznaniu się z instrukcją obsługi lub odbyciu uzupełniającego umiejętności przeszkolenia, nie powinna stanowić problemu. Część podatników mająca podpisane umowy o stałej obsłudze serwisowej będzie mogła dokonać tych operacji na warunkach przewidzianych w umowie (z odpowiedzi podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów - z upoważnienia ministra - na interpelację poselską nr 17402 z 31 sierpnia 2010 r.).
Szkoda jednak, że ustawodawca wprowadzając zmiany do ustawy o podatku VAT nie rozważył potrzeb zmian regulacji dotyczących kas.
Rozwiązaniem wielu problemów podatników byłoby wprowadzenie do przepisów klauzuli, która wskazywałaby na możliwość dokonywania sprzedaży z pominięciem kasy, gdy z powodu wyjątkowych okoliczności nie jest to możliwe i pod warunkiem prowadzenia ewidencji w papierowej formie.