Kasy rejestrujące zostały skonstruowane w sposób, który uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w ich pamięć fiskalną. To oznacza, że danych wprowadzonych przez podatnika do kasy nie można zmodyfikować. W trakcie prowadzania działalności u podatników pojawia się natomiast często potrzeba skorygowania sprzedaży zarówno z powodu dokonania oczywistych pomyłek popełnionych w trakcie rejestrowania czy też uznania zwrotów i reklamacji. W tym celu konieczne jest prowadzenie odrębnych ewidencji zwrotów i reklamacji oraz oczywistych pomyłek.
Zakazu modyfikacji danych w pamięci fiskalnej nie można traktować jako wyłączenie możliwości dokonania korekty samej transakcji sprzedaży. Z tej przyczyny przepisy rozporządzeń w sprawie kas rejestrujących i w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania jednolicie wskazują w jaki sposób podatnik postąpić powinien, w sytuacji, kiedy dojdzie do popełnienia oczywistej pomyłki w ewidencji lub w przypadku, gdy w wyniku uznania zwrotów i reklamacji towarów nabywcy zostaną zwrócone środki.
Zwrot towaru, uznane reklamacje towarów i usług, zwrot zapłaty - ewidencja
Szczegółowe kwestie związane ze sposobem ewidencjonowania zwrotu towarów zostały uregulowane m.in. w § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej jako: rozporządzenie ws. kas rejestrujących). Zgodnie z tym przepisem nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług. Natomiast zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
W konsekwencji w celu odzwierciedlania rzeczywistego przebiegu transakcji podatnik może dokonać odpowiedniego wpisu we wskazanej wyżej ewidencji. Gdyby sprzedający nie obniżył podatku należnego o sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej we wskazanym trybie to ujęty błędnie podatek zostałby odprowadzony nienależnie.
Protokół przyjęcia zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi
Jednakże oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży w ewidencji, w celu dokonania korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, konieczne jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność. Przepisy nie wskazują wprost, jakie dane zawiera protokół, o którym mowa w §3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia ws. kas rejestrujących.
Między innymi w interpretacji indywidualnej nr 0113-KDIPT1-3.4012.338.2019.3.ALN z dnia 7.10.2019 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje natomiast, iż: „[…] protokół ze zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi należy sporządzić tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, tj. nabywca sprzedawca, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono.
Należy zauważyć, że przepisy § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie wskazują szczegółowych danych jakie powinien zawierać protokół przyjęcia zwrotu towaru bądź reklamacji towaru lub usługi. Wskazują one jedynie, że protokół taki winien być podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.”
Oczywiste pomyłki
W trakcie rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej niekiedy dochodzi do specyficznych pomyłek. Przykładowo – w trakcie wpisywania danych naciśnięty zostanie o jeden klawisz za dużo i cena towaru zamiast 3 zł wyniesie 30 zł. W takiej sytuacji oczywiste jest, że doszło do pomyłki.
Zasady postępowania w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki określają przepisy §3 ust. 4 i 5 rozporządzenia ws. kas rejestrujących. Zgodnie z nimi w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.
W przypadkach takich, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.
Kamila Gancarz, starszy konsultant podatkowy TAXEO Komorniczak i Wspólnicy sp. k.