Obowiązek ewidencjonowania przy użyciu kas rejestrujących obrotu i kwot podatku należnego z tytułu sprzedaży dokonywanej przez podatników na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wynika z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (zwana dalej ustawą o VAT).
Co więcej § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (zwane dalej rozporządzeniem) doprecyzowuje, iż obowiązek ewidencjonowania obejmuje każdą sprzedaż, w tym sprzedaż zwolnioną. Ponadto, przepis ten podkreśla, iż kasa fiskalna musi odpowiadać określonym kryteriom i warunkom technicznym, a także spełniać funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.
Podatnicy są zobligowani do dokonywania na podstawie załącznika nr 2 do rozporządzenia zgłoszenia oraz aktualizacji danych dotyczących kasy, obejmujących m.in. adres miejsca instalacji kasy. W przypadku takich, „stacjonarnych” kas fiskalnych dozwolone jest prowadzenie ewidencji sprzedaży dokonywanej tylko w jednym określonym miejscu jej zainstalowania. Istnieje, co prawda, możliwość jej przeniesienia do innego lokalu, ale fakt ten musi zostać zgłoszony organowi podatkowemu w ramach aktualizacji danych w terminie 7 dni od dnia zmiany miejsca używania kasy.
Dozwolone jest również posługiwanie się przenośną (mobilną) kasą fiskalną, co do której w zgłoszeniu, zamiast miejsca instalacji, podaje się adres siedziby lub adres zamieszkania podatnika. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest rejestrowanie sprzedaży dokonywanej przez podatnika w różnych miejscach. Warto w tym miejscu podkreślić, że w przypadku zgłoszenia danej kasy jako mobilnej, podatnik nie będzie zobligowany do powiadamiania organu podatkowego o każdorazowym użyciu kasy fiskalnej w miejscu innym niż adres podany w zgłoszeniu (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 stycznia 2014 r. nr ILPP2/443-954/13-6/MR).
Podatki 2014 - Nowy VAT 500 pytań i odpowiedzi na trudne pytania
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Bardziej problematyczna jest kwestia ewidencjonowania całej sprzedaży podatnika dokonywanej w różnych miejscach przy użyciu tylko jednej przenośnej kasy fiskalnej. Jak wspomniano, podatnik jest obowiązany do ewidencjonowania każdej sprzedaży, a więc dokonanie sprzedaży w różnych punktach w tym samym czasie musi być odpowiednio zaewidencjonowane. Jeśli podatnik w takiej sytuacji posiadłby tylko jedną kasę fiskalną, nie byłby w stanie zarejestrować wszystkich transakcji, narażając się przy tym na ryzyko odpowiedzialności skarbowej.
W konsekwencji, należy zauważyć, iż ewidencjonowanie sprzedaży podatnika dokonywanej w różnych miejscach przy użyciu mobilnej kasy jest dozwolone tylko pod jednym warunkiem, a mianowicie pod takim, że w danym momencie nie istnieje możliwość dokonywania sprzedaży w ramach określonej działalności gospodarczej w dwu lub więcej punktach.
A zatem, mobilną kasę mogą zastosować np. lekarze wykonujący samodzielnie praktykę w różnych gabinetach. Ze względów obiektywnych nie jest bowiem możliwe, by dokonywali oni sprzedaży jednocześnie w kilku miejscach. Konieczne jest jednak, by w takiej sytuacji na paragonie fiskalnym wydawanym przez kasę przenośną, znalazły się adresy wszystkich punktów sprzedaży albo w przypadku działalności prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 stycznia 2012 r nr IBPP4/443-1619/11/MN). Wymóg ten wynika z § 8 ust. 1 pkt 1 przedmiotowego rozporządzenia.
Odsprzedaż pracownikom pakietów medycznych - konsekwencje w VAT
Sprzedaż na rzecz pracowników – czy rejestrować na kasie fiskalnej?
Ewelina Kalita
Młodszy konsultant podatkowy
ECDDP Sp. z o.o.
Paweł Barnik
Kierownik Zespołu ds. Podatku VAT
ECDDP Sp. z o.o.