Sprzedaż na rzecz pracowników – czy rejestrować na kasie fiskalnej?

Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej (kasy fiskalnej). Jednakże niektóre grupy podatników i czynności są z tej powinności zwolnione na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, obowiązującego począwszy od 1 stycznia 2013 r.

Polecamy: Podatki 2014 - Nowy VAT 500 pytań i odpowiedzi na trudne pytania

Na gruncie wskazanego powyżej rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2014 r. dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz  jego pracowników. Zatem firma sprzedająca towary i usługi swoim pracownikom nie musi rejestrować tych transakcji za pomocą kasy fiskalnej.

Warto podkreślić, że obecnie (co nie zawsze miało miejsce w przeszłości) zakresem zwolnienia objęta jest także dostawa sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego na rzecz pracowników. Stąd przykładowo nabycie przez pracownika telefonu komórkowego od pracodawcy nie musi zostać zaewidencjonowane na kasie.

Odliczenie VAT w przypadku najmu leasingowanego samochodu

Zapisz się na nasz newsletter

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Należy jednakże pamiętać, że zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się, jeżeli przed dniem 1 stycznia 2013 r. rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz pracowników za pomocą kasy fiskalnej. Utratę zwolnienia powoduje zaeiwdencjonowanie jakiejkolwiek dostawy bądź usługi, niezależnie od charakteru świadczenia. 

Przykład 1:

Firma A planuje wymianę komputerów. Stary sprzęt ma zostać sprzedany pracownikom.  Przed 1 stycznia 2013 r. Firma A nie ewidencjonowała przy użyciu kasy fiskalnej sprzedaży dokonywanej na rzecz pracowników. Planowane zbycie komputerów nie będzie musiało zostać zarejestrowane za pomocą kasy fiskalnej, w tym zakresie Firma A będzie mogła skorzystać ze zwolnienia.

Przykład 2:

Firma B zamierza odpłatnie udostępnić pracownikom karty benefit. W 2008 r. Firma B zbywała na rzecz pracowników telefony komórkowe. Sprzedaż ta była ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej, z uwagi na fakt, że w obowiązującym wówczas stanie prawnym zwolnienie nie obejmowała sprzętu telekomunikacyjnego. Firma B zastanawia się czy zamierzone udostępnienie kart benefit powinno zostać zaewidencjonowane na kasie. Planowaną transakcję należy zarejestrować przy użyciu kasy fiskalnej. Firma B rozpoczęła przed 1 stycznia 2013 r. ewidencjonowanie sprzedaży pracownikom (zaewidencjonowała zbycie telefonów komórkowych w 2008 r.), w związku z czym zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania zostało wyłączone. W analizowanym przypadku nie ma znaczenia, że w 2008 r. ewidencjonowana była sprzedaż telefonów komórkowych, a teraz mają to być karty benefit - zarejestrowanie jakiejkolwiek czynności powoduje utratę zwolnienia w odniesieniu do wszelkich świadczeń realizowanych na rzecz pracowników. Warto także podkreślić, że na utratę zwolnienia nie wpływa fakt, że w 2008 r. Spółka musiała ewidencjonować transakcje, gdyż nie było wtedy możliwości skorzystania ze zwolnienia. Sam fakt zaeiwdencjonowania, niezależnie od jego przyczyny skutkuje wyłączeniem zwolnienia. Reasumując, Firma B jest obowiązana ewidencjonować sprzedaż kart benefit pracownikom.           

Magdalena Kozłowska, Konsultant Podatkowy w ECDDP Sp. z o. o.