Zasady ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej
Odnosząc się do kwestii sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej należy sięgnąć do przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.
Dodatkowo, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 1 ustawy o VAT, który wskazuje, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określa w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym o zastosowaniu specjalnym dla specyficznego rodzaju działalności, oraz warunki używania kas przez podatników, uwzględniając potrzebę właściwego ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas przez tych podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku.
Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz
Aktualnie obowiązującym aktem prawnym, wydanym na podstawie powyższego przepisu, jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363). Stosownie do zapisu § 6 ust. 1 tego rozporządzenia, podatnicy, prowadzący ewidencję m.in.:
- wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny;
- dokonują po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaży w trybie fiskalnym i nie dokonują sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie, w tym w trybie szkoleniowym;
- sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
- sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.
Z powyższych regulacji wynika zatem, że prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik ma obowiązek zaewidencjonować każdą sprzedaż, dokonać wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy, bez jego żądania.
Raporty fiskalne okresowe
W przypadku natomiast raportów okresowych, przepisy określają, iż po zakończeniu sprzedaży za dany dzień (nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym) podatnik jest obowiązany do sporządzania raportu fiskalnego dobowego, oraz sporządzania raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) – po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.
Powołane przepisy wprost określają obowiązki podatnika w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
A zatem raporty fiskalne za okres miesięczny należy sporządzić po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, tj. zawsze gdy w miesiącu tym wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 kwietnia 2015 r., nr ITPP1/4512-92/15/AJ. DIS, który wyjaśnił, że podatnik nie ma obowiązku sporządzenia raportów fiskalnych dobowych w dniach, w których nie wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. Nie ma on także obowiązku sporządzania raportów fiskalnych miesięcznych w miesiącach, w których nie wystąpiła sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W przypadku jednak gdy w danym miesiącu podatnik dokona sprzedaży, nawet w sytuacji, kiedy sprzedaż ta wystąpi sporadycznie – nie w każdym dniu miesiąca, to ma on obowiązek sporządzania raportów fiskalnych miesięcznych za ten okres.
Należy także zauważyć, że w świetle przepisów nie jest dopuszczalne okresowe prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej w innych niż wskazane okresach. W sprawie tej wypowiedział się Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacja indywidualna z 19 maja 2017 r., sygn. 0461-ITPP1.4512.107.2017.3.AJ, uznając, że "nie jest dopuszczalne tylko okresowe prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej np. miesięcznej, kwartalnej, półrocznej, rocznej. (…) Wobec tego, nie sposób zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, że wyjazdowy charakter rodzaju wykonywanej pracy artysty estradowego uzasadnia okresowość takiej ewidencji.”