Jak wynika z wyjaśnień MF: Zmiana wykorzystywania pojazdu musi mieć charakter trwały i stały, potwierdzony obiektywnymi okolicznościami, znajdującymi swój wyraz m.in. w zmianie zasad używania pojazdu,
określonymi przez podatnika. Krótkookresowe (np. tygodniowe) zmiany wykorzystywania pojazdu wskazują na użytek „mieszany” pojazdu od samego początku ponoszenia wydatków związanych z pojazdem – wskazują bowiem na możliwość użytku prywatnego.
Gdy podatnik zmieni decyzję, musi złożyć aktualizację VAT-26. Aktualizacji wcześniej złożonej informacji musi obowiązkowo dokonać, jeżeli nastąpi zmiana wykorzystywania danego pojazdu z wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystywanie „mieszane” (co wiąże się ze zmniejszeniem wysokości przysługującego odliczenia podatku ze 100% na 50%).
W takiej sytuacji aktualizacja informacji powinna zostać dokonana najpóźniej przed dniem, w którym dokonano zmiany wykorzystywania pojazdu. Gdy podatnik zmieni wykorzystanie z mieszanego na wykorzystanie wyłącznie do działalności, składa VAT-26 w terminie siedmiu dni od dnia, kiedy poniesie pierwszy wydatek, od którego będzie odliczał pełny VAT.
Aktualizację VAT-26 należy złożyć najpóźniej przed dniem, w którym dokonano zmiany wykorzystywania pojazdu.
Samochód w firmie 2015 – multipakiet
Poniżej omówimy najważniejsze zasady dokonywania korekt.
1. Prawo do korekty (gdy korekta jest na plus) oraz obowiązek korekty (gdy korekta jest na minus) dotyczy podatników, u których o prawie do odliczenia VAT od samochodów zadecydowało przeznaczenie samochodu lub jego konstrukcja (gdy z powodu zmian w konstrukcji pojazd nie będzie spełniał warunków do pełnego odliczenia VAT lub zacznie spełniać).
Podatnik kupił samochód 15 kwietnia 2015 r. i zadecydował, że będzie on wykorzystywany wyłącznie do działalności. Złożył do urzędu VAT-26. Załóżmy, że w listopadzie 2015 r. zmieni zdanie. W tej sytuacji będzie zobowiązany do korekty odliczonego VAT.
2. Ani obowiązek korekty, ani uprawnienie do korekty nie dotyczy samochodów kupionych przed 1 kwietnia 2014 r., gdy zmieni się ich przeznaczenie. Jak wynika z art. 11 ustawy zmieniającej z 7 lutego 2014 r. przepisy art. 90b ustawy o VAT stosuje się do pojazdów samochodowych nabytych, importowanych lub wytworzonych przez podatnika od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, czyli od 1 kwietnia 2014 r. Wyjątkiem jest sprzedaż samochodów.
3. Korekcie podlegają tylko wydatki z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia pojazdu. Pozostałe wydatki, w tym związane z używaniem pojazdu na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu (operacyjnego) lub innej umowy o podobnym charakterze, nie podlegają korekcie. Odliczenie tych wydatków odbywa się bowiem na bieżąco (a nie, jak przy nabyciu „na własność ” – jednorazowo „z góry”), zatem istnieje możliwość weryfikowania odliczania na bieżąco – w miesiącu zmiany przeznaczenia pojazdu dokonywana jest też zmiana zasad odliczania.
4. Podatnik ma prawo lub obowiązek dokonać korekty, ale tylko gdy nie minął okres korekty.
Okres korekty zależy od tego, jaka jest wartość początkowa samochodu. Jeśli wartość początkowa samochodu:
- nie przekracza 15 000 zł – korekty dokonuje się, jeżeli zmiana jego wykorzystywania nastąpiła w okresie 12 miesięcy, licząc od miesiąca, w którym odpowiednio nabyto, dokonano importu lub oddano do używania ten pojazd samochodowy;
Załóżmy, że podatnik wykupi w lipcu 2015 r. samochód z leasingu. Jego wartość początkowa wyniesie 12 000 zł. Okres korekty kończy się 30 czerwca 2016 r. Gdy po tym terminie podatnik zmieni przeznaczenie samochodu, nie będzie zobowiązany ani uprawniony do korekty.
- przekracza 15 000 zł – korekty dokonuje się, jeżeli zmiana jego wykorzystywania nastąpiła w okresie 60 miesięcy, licząc od miesiąca, w którym odpowiednio nabyto, dokonano importu lub oddano do używania ten pojazd samochodowy.
Załóżmy, że podatnik kupi w lipcu 2015 r. samochód. Wartość początkowa pojazdu wyniesie 52 000 zł. Okres korekty kończy się 30 czerwca 2020 r. Gdy po tym terminie podatnik zmieni przeznaczenie samochodu, nie będzie zobowiązany ani uprawniony do korekty.
Po upływie okresu korekty wszelkie zmiany wykorzystania pojazdu pozostaną bez wpływu na odliczenie VAT zrealizowane przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego pojazdu.
Zdaniem MF miesiąc, w którym dokonano zakupu, jest pierwszym miesiącem korekty. Według zasad liczenia terminów z Ordynacji podatkowej powinien to być następny miesiąc.
5. Z obowiązku złożenia VAT-26 zwolnieni są podatnicy, którzy samochód wykorzystują wyłącznie do działalności gospodarczej, ale jest on przeznaczony do:
- odsprzedaży,
- sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, lub
- oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.
Warunkiem jest, że odsprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika. Oznacza to zasadniczo, że ci podatnicy mogą od zakupu samochodu odliczyć 100%, ale nie muszą składać do urzędu VAT-26 ani prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.
500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF
Jednak jak wyjaśnia MF: Użycie wyrazu „wyłącznie” wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane – choćby przejściowo – do innych celów (np. jazda próbna, użytek służbowy podatnika itp.). Zatem w odniesieniu do pojazdu, który np. jest przeznaczony do odprzedaży, ale przed jej dokonaniem jest wykorzystywany przez podatnika jako pojazd demonstracyjny, nie może być zastosowane zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji. Ewidencja dla tego rodzaju pojazdów (jeśli jest to pojazd obiektywnie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej) musi być prowadzona i powinna zawierać wskazane elementy.
Obowiązek złożenia VAT-26 dotyczy również samochodów np. wykupionych z leasingu i przeznaczonych do odsprzedaży, aby od wykupu samochodu można było odliczyć 100% VAT. Gdy wykupiony samochód będzie przeznaczony do celów mieszanych, od wykupu samochodu odliczymy 50% VAT. Powstaje pytanie, czy w takiej sytuacji możemy posłużyć się systemem korekt, gdy samochód po wykupieniu jest przeznaczony do odsprzedaży i nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a nie złożono VAT-26? Ustawodawca, określając zasadę korekt, odnosi się do wartości początkowej środków trwałych, co sugeruje, że zasada ta ma zastosowanie do środków trwałych. Nie można jednak się z tym zgodzić. Sposób rozliczenia wydatku w podatku dochodowym nie może decydować o rozliczeniu VAT. W takiej sytuacji, ustalając, jakiemu okresowi
korekty podlega samochód, należy określić jego wartość początkową, tak jakby był zaliczany do środków trwałych.
6. W przypadku niezłożenia informacji w terminie dla celów stosowania odliczenia uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej dopiero od dnia jej złożenia. W konsekwencji do czasu złożenia tej informacji podatnikowi będzie przysługiwać prawo tylko do ograniczonego (50%) odliczenia VAT. Pełne odliczenie znajdzie zastosowanie dopiero do wydatków poniesionych od dnia jej złożenia. Dotyczy to jednak wydatków innych niż zakup samochodu. W takiej sytuacji system korekt ma zastosowanie do wydatku związanego z zakupem samochodu.
MF wyjaśniło ten problem na przykładzie:
Podatnik nabył 2 kwietnia 2014 r. samochód z homologacją ciężarową o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony i ładowności większej niż 500 kg, który ma być wykorzystywany przez niego wyłącznie do działalności gospodarczej. Poniósł wydatki na zakup paliwa 5 kwietnia 2014 r. i 20 maja 2014 r. oraz na zakup opon 17 kwietnia 2014 r. Informacja została złożona 15 maja 2014 r. Podatnik odliczył 100% podatku od wszystkich poniesionych wydatków. Termin do złożenia informacji upłynął 9 kwietnia 2014 r.
W związku ze złożeniem informacji po terminie podatnik od wydatków poniesionych w dniach 2, 5 i 17 kwietnia 2014 r. może dokonać odliczenia VAT w wysokości 50%, natomiast od wydatku poniesionego 20 maja 2014 r. podatnik może odliczyć 100% podatku.
W odniesieniu do wydatku poniesionego 2 kwietnia 2014 r. (zakup samochodu) podatnik może dokonać korekty podatku naliczonego.
Jak wynika z tego przykładu, gdy podatnik odliczył w całości podatek naliczony od wszystkich wydatków związanych z pojazdem, w odniesieniu do którego nie złożył w terminie informacji, będzie on obowiązany dokonać korekty wszystkich odliczeń. Natomiast do wydatków związanych z zakupem samochodu będzie miał zastosowanie system korekt.
Podatnik kupił samochód 10 kwietnia 2015 r. i odliczył 100% VAT, załóżmy jednak, że VAT-26 złoży dopiero w czerwcu 2015 r. W tej sytuacji będzie musiał dokonać korekty odliczenia za kwiecień 2015 r., w której zmniejszy odliczenie VAT od samochodu o 50%. Następnie w deklaracji za czerwiec 2015 r. skorzysta z systemu korekt i zwiększy VAT naliczony.
7. Korekty dokonuje się w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana, w kwocie proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty. Kwoty korekty wykazujemy w poz. 43 deklaracji VAT-7, gdy samochód jest środkiem trwałym.
Kasy fiskalne 2015 / 2016 – zwolnienia
8. Na potrzeby korekty uznaje się, że pojazd samochodowy odpowiednio nie jest już wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej albo jest wykorzystywany wyłącznie do takiej działalności począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana jego wykorzystywania. Gdy podatnik wykorzystuje pojazd samochodowy w działalności gospodarczej również do czynności zwolnionych od podatku bez prawa do odliczeń, kwota korekty powinna uwzględniać proporcję zastosowaną przy odliczeniu.
Korekta zwiększająca VAT
15 kwietnia 2014 r. podatnik kupił samochód osobowy, który ma służyć do celów mieszanych. VAT z faktury wyniósł 13 800 zł. Dlatego w deklaracji za kwiecień 2014 r. podatnik odliczył 6900 zł. Następnie podjął decyzję, że samochód od 1 kwietnia 2015 r. będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności. 1 kwietnia 2015 r. złożył w urzędzie skarbowym informację o tym samochodzie (VAT-26). W tym przypadku do końca okresu korekty zostało 48 miesięcy. Okres korekty wynosi 60 miesięcy i kończy się 31 marca 2019 r.
W takiej sytuacji należy wyliczyć VAT w następujący sposób:
kwota nieodliczonego VAT : liczba miesięcy korekty x liczba miesięcy pozostałych do końca korekty
Podatnik w rozliczeniu za kwiecień 2015 r. będzie miał prawo podwyższyć kwotę podatku naliczonego do odliczenia o kwotę 5520 zł (6900 zł : 60 mies. x 48 mies.).
Korekta zmniejszająca VAT
15 kwietnia 2014 r. podatnik kupił samochód osobowy, który będzie służył wyłącznie do działalności. VAT z faktury wyniósł 11 500 zł. 21 kwietnia 2014 r. podatnik złożył VAT-26, dlatego w deklaracji za kwiecień 2014 r. odliczył 11 500 zł. Załóżmy, że podatnik podjął decyzję, że samochód od 1 kwietnia 2016 r. będzie wykorzystywany do celów mieszanych. Dlatego 1 kwietnia 2016 r. złoży w urzędzie skarbowym aktualizację VAT-26. W tym przypadku do końca okresu korekty zostało 36 miesięcy. Okres korekty wynosi 60 miesięcy i kończy się 31 marca 2019 r.
W takiej sytuacji należy wyliczyć VAT w następujący sposób:
kwota VAT, jakiej podatnik by nie odliczył, gdyby stosował ograniczenia (tj. 50% VAT z faktury) : liczba miesięcy korekty x liczba miesięcy pozostałych do końca korekty
Podatnik w rozliczeniu za kwiecień 2016 r. będzie miał obowiązek zmniejszyć kwotę podatku naliczonego do odliczenia o kwotę 3450 zł (5750 zł : 60 mies. x 36 mies.).
Korekta zmniejszająca VAT, gdy podatnik stosuje proporcję
15 kwietnia 2014 r. podatnik wykupił z leasingu samochód osobowy, który będzie służył wyłącznie do działalności. VAT z faktury wyniósł 2300 zł. 21 kwietnia 2014 r. podatnik złożył VAT-26. Ponieważ samochód służy do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej, przy odliczaniu VAT podatnik zastosował proporcję, która wyniosła 80%. Dlatego w deklaracji za kwiecień 2014 r. odliczył 1840 zł (2300 zł x 80%). Następnie podatnik podjął decyzję, że samochód od 1 października 2014 r. będzie wykorzystywany do celów mieszanych. Dlatego 1 października 2014 r. podatnik złożył w urzędzie skarbowym aktualizację VAT-26. W tym przypadku do końca okresu korekty zostało 6 miesięcy. Okres korekty wynosi 12 miesięcy i kończy się 31 marca 2015 r.
W takiej sytuacji należy wyliczyć VAT w następujący sposób:
kwota VAT, jakiej podatnik by nie odliczył, gdyby stosował ograniczenia (tj. 50% VAT z faktury x wskaźnik proporcji) : liczba miesięcy korekty x liczba miesięcy pozostałych do końca korekty
Podatnik w rozliczeniu za październik 2014 r. miał obowiązek zmniejszyć kwotę podatku naliczonego do odliczenia o kwotę 460 zł (1150 zł x 80% : 12 mies. x 6 mies.).
Kompendium wiedzy na temat rozliczeń podatkowych samochodów firmowych: Samochód w firmie 2015 – multipakiet