Prawo VAT-owca do obniżenia kwoty VAT-u należnego o wartość VAT-u naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do zakupów firmowych dokonanych przez przedsiębiorcę powstał obowiązek podatkowy u sprzedającego (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Jednocześnie do odliczenia podatku naliczonego może dojść nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę.
Natomiast jeśli jako nabywcy towarów i usług nie odliczyliśmy VAT-u w powyższym terminie, mamy na to czas jeszcze podczas składania deklaracji VAT-owskiej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
To są podstawowe zasady stosowane codziennie przez właścicieli firm. Warto zauważyć, że nie ulegają one modyfikacji w sytuacji, kiedy kontrahent przesłał fakturę e-mailem lub kiedy w nasze ręce trafia duplikat faktury.
Odliczenie z e-faktury
W przypadku faktur zakupowych przesyłanych przez sprzedawcę drogą elektroniczną w celu ustalenia momentu prawa do odliczenia VAT-u za odpowiedni należy przyjąć moment wpłynięcia faktury do nabywcy. Za taki przyjęło się uznawać datę wpływu e-maila z załączoną fakturą na adres swojej poczty elektronicznej. Zgodnie z przepisami VAT-owskimi, faktura może mieć zarówno formę papierową, jak i elektroniczną, tj. wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Warto pamiętać, że faktura musi spełniać pewne normy. I tak, do obowiązków podatnika należy zapewnienie fakturom autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Aby spełnić ten obowiązek po otrzymaniu e-faktury należy ją w jakiś sposób zarchiwizować – na dysku, bądź wydrukować.
Duplikat stanowi oryginał faktury
Nierzadko wystawione faktury ulegają zniszczeniu czy w natłoku spraw i obowiązków podatników giną lub zostają sporządzone w sposób nieczytelny. Nabywca może w tych przypadkach wnioskować do sprzedawcy o ponowne wystawienie tego samego dokumentu, czyli o jego duplikat. Kluczowe dla zachowania prawa do odliczenia od duplikatu jest poprawne wystawienie go. Należy w tym celu zadbać o to, aby dane zawarte w duplikacie były identyczne jak w oryginale, m.in. dotyczy to daty wystawienia dokumentu. Poza tym duplikat powinien zawierać nazwę „duplikat” (art. 106l ww. ustawy). Zatem duplikat uchodzi za oryginał faktury, a co za tym idzie VAT naliczony z kwoty zakupów ujętych w duplikacie faktury można odliczyć w dacie otrzymania duplikatu.
Jeśli podatnik „zdążył” odliczyć podatek od towarów i usług z faktury, którą następnie np. zgubił, duplikat będzie jedynie potwierdzeniem prawa do odliczenia, z którego skorzystał.
Katarzyna Miazek, Tax Care