Często pracownicy, dokonując zakupów na potrzeby spółki, przynoszą paragony. Czy tak udokumentowane wydatki będą stanowić koszt uzyskania przychodu?
Wydatki nie powinny być, co do zasady, dokumentowane paragonami. Jednak często mamy do czynienia z taką praktyką i nie jest ona kwestionowana. Szczegóły w uzasadnieniu.
Oczywiście można by stać na stanowisku, że dla celów ustalenia dochodu podstawowe znaczenie ma faktyczne poniesienie wydatku w celu uzyskania przychodu, niezależnie od sposobu jego udokumentowania. Jednakże podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (art. 9 ust. 1 updop). I tak, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Taki dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Paragon nie spełnia tego wymogu, bowiem nie określa nabywcy. Z paragonu nie wynika wprost i jednoznacznie, że sprzedaż została dokonana na rzecz podatnika. Nie stanowi on rachunku czy faktury, a opisanie na odwrocie paragonu nazwy podatnika wraz z jego adresem nie może zastąpić wystawienia rachunku, faktury na nazwę podatnika wraz z jego adresem. W związku z powyższym wydatki nie powinny być dokumentowane paragonami. Praktyka taka obarczona jest dużym ryzykiem zakwestionowania tych kosztów przez organy podatkowe.
Ewentualnie, gdy podatnik wykaże, że uzyskanie faktury nie było możliwe, na przykład w przypadku opłat za parking w trakcie delegacji, wówczas udokumentowanie tego wydatku wydaje się dopuszczalne za pomocą paragonu. Na zakończenie warto dodać, że utrwaliła się praktyka dokumentowania paragonami wydatków na zakup paliwa i drobnych części samochodowych na zagranicznych stacjach benzynowych i nie zawsze jest ona kwestionowana. Wynika to jednak stąd, iż czasami możliwe jest uzyskanie tam faktury.
• art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 78, poz. 684
• art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66
Krzysztof Wieluński
specjalista w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych