W sklepie przeprowadziłem remanent kontrolny na wybranej grupie towarów. W jego wyniku stwierdziłem w niektórych pozycjach niedobór, a w innych nadmiar. Niedobór wartościowo przewyższa nadmiar. Winny zaistniałej sytuacji nie został ustalony. Jakich formalności trzeba dopełnić, żeby brakujące artykuły zdjąć ze stanu, a będące w nadmiarze wprowadzić na stan? Prowadzę pkpir i jestem płatnikiem VAT.
RADA
Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów w celu urealnienia swoich kosztów uzyskania przychodów poprzez kontrolę zakupionych towarów, obciążających koszty podatkowe, może sporządzić spis z natury na dowolnie wybrany przez siebie dzień, jednak fakt ten musi wcześniej zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie siedmiu dni od planowanego dnia spisu. Należy przy tym pamiętać, że każdy sporządzony spis z natury podlega wpisaniu do pkpir.
UZASADNIENIE
Z treści pytania można wywnioskować, że w sklepie prowadzona jest ewidencja magazynowa ilościowo-wartościowa. Jednak zgodnie z § 26 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12–16. Z wymienionej regulacji wynika zatem brak możliwości ustalenia kosztów uzyskania przychodów poprzez dowody wydań z magazynu np. po cenach zakupu.
Szczegółowa ewidencja magazynowa u podatnika prowadzącego księgę przychodów i rozchodów ułatwia jedynie kontrolę zatrudnionych pracowników oraz kontrolę stanów w magazynie, a także rozliczenie sporządzonej inwentaryzacji.
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
Podatnicy rozliczający się na podstawie księgi podatkowej obowiązani są do sporządzenia i wpisania do niej spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”:
• na dzień 1 stycznia,
• na koniec każdego roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
• w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności,
• gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.
Podatnik może dokonywać spisów z natury w innych terminach, na dowolny dzień czy na koniec każdego miesiąca, jednak każdy taki spis wymaga wcześniejszego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu. Zasadą jest również, że każdy spis z natury podlega wpisaniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wpływa więc jednocześnie na korektę kosztów uzyskania przychodu.
Podatnik jest obowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia. Jednak wycena powinna nastąpić według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Według kosztów wytworzenia należy wycenić spis z natury półfabrykatów, wyrobów gotowych i braków własnej produkcji. Odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
W przypadku przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.
• § 12–16, § 26–29 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807
Anna Wyrzykowska
doradca podatkowy