Ostatnio właściciel firmy często wyjeżdża w celach służbowych do Niemiec. Czy zakup paliwa na paragon na terenie Niemiec można uznać za koszt i zaksięgować w pkpir? Jeśli tak, to po jakim kursie? Jak postąpić w przypadku, gdy płatność dokonywana jest kartą kredytową?
RADA
Zakup paliwa za granicą może być kosztem. Można go ująć w pkpir na podstawie paragonu. Musi on jednak spełniać określone warunki (przedstawiamy je w uzasadnieniu). Określenie kursu waluty i rozliczenie różnic kursowych z tytułu pokrycia kosztu kartą kredytową zależy od tego, jaką metodę rozliczeń stosuje firma (kasową czy memoriałową). Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Koszt poniesiony z tytułu zakupu paliwa za granicą może zostać ujęty w pkpir na podstawie paragonu lub dowodu kasowego, jeśli spełnia określone warunki. Dokumenty te muszą zawierać:
• datę,
• oznaczenie jednostki dokonującej sprzedaży,
• ilość,
• cenę jednostkową,
• wartość zakupu,
• nazwisko przedsiębiorcy, adres oraz przedmiot zakupu wpisane na odwrocie paragonu.
Wydatek poniesiony w walucie obcej, zapłacony kartą kredytową, stanowi koszt. Jego wycena zależy od tego, jaką metodę rozliczania kosztów stosuje podatnik. Jeżeli podatnik stosuje metodę kasową, to koszt powstanie w dniu zapłaty. Będzie to dzień, w którym bank obciąży konto właściciela karty z tytułu dokonania tego zakupu. W tej sytuacji nie wystąpią więc różnice kursowe. Natomiast jeśli podatnik rozlicza koszty metodą memoriałową, powinien postąpić w sposób prezentowany poniżej.
Najpierw na podstawie paragonu uwzględnić koszt w księdze i przeliczyć go według kursu średniego NBP na dzień wystawienia paragonu. Następnie powinien skorygować wartość tego kosztu o różnice kursowe. Powstaną one pomiędzy dniem zarachowania kosztu a dniem obciążenia przez bank konta podatnika. W celu ustalenia tej różnicy należy dokonać przeliczenia kosztu według kursu średniego NBP na dzień jego zarachowania oraz według kursu sprzedaży walut na dzień obciążenia konta, ogłoszonego przez bank, z którego usług korzysta podatnik.
PRZYKŁAD
Pan Stanisław jest przedsiębiorcą. Prowadzi ewidencję w formie pkpir. Tak zwane pozostałe koszty rozlicza metodą memoriałową. W kwietniu odbył 2-dniową podróż służbową do Berlina. Wykorzystał w tym celu samochód firmowy. W czasie tej podróży kupił paliwo o wartości 70 euro. Zakup ten został udokumentowany paragonem (data wystawienia – 24 kwietnia 2006 r.) i opłacony przy użyciu karty kredytowej. Średni kurs NBP na dzień 24 kwietnia 2006 r. wynosił: 3,9134 zł. W tej dacie zaksięgowano więc koszt w wysokości 273,94 zł (70 euro x 3,9134 zł). Bank obciążył konto pana Marka z tytułu tej zapłaty 27 kwietnia 2006 r. 27 kwietnia 2006 r. kurs sprzedaży euro (zastosowany przez bank, w którym pan Marek posiada konto) wyniósł 3,9444 zł. Pan Marek faktycznie zapłacił więc za paliwo 276,11 zł. Powstałe różnice kursowe w wysokości 2,17 zł (276,11 zł – 273,94 zł) zostały zaksięgowane w pkpir w kolumnie 14.
• art. 22 ust. 1 i ust. 4–6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 46, poz. 328
• § 14 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807
Joanna Krawczyk
doradca podatkowy z wieloletnią praktyką, właścicielka kancelarii podatkowej