W ramach umowy leasingu użytkuję samochody ciężarowe. Rozliczam się prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czy nota księgowa obciążająca mnie kosztami podatku od środków transportu, wystawiona przez firmę leasingową, może być podstawą do zaliczenia w ciężar kosztów podatku, który nie został jeszcze przeze mnie zapłacony?
Podatek od środków transportu wynikający z noty księgowej będzie kosztem, nawet jeśli nie został zapłacony. Warunkiem jest jednak rozliczanie się według metody memoriałowej.
Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być dokumenty wymienione w § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: pkpir). Po dokładnej analizie tego przepisu w związku z § 13 pkt 5 można dojść do wniosku, że katalog tych dokumentów nie jest zamknięty, ponieważ może nim być każdy zawierający określone minimum informacji.
Dane, jakie powinien zawierać taki dokument, zostały wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia.
WAŻNE!
Podstawą wpisu do pkpir może być każdy dokument zawierający wymagane przez rozporządzenie minimum informacji.
Zatem jeżeli nota księgowa otrzymana od kontrahenta spełnia te warunki, to może być podstawą zapisu w księdze.
Inną kwestią jest natomiast rozliczenie kosztu w postaci podatku od środków transportu w czasie. Podatnicy prowadzący pkpir mają bowiem w zakresie rozliczania kosztów uzyskania przychodów (z wyjątkiem zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych) możliwość wyboru jednej z dwóch metod.
Mianowicie mogą ujmować koszty:
• w dacie ich poniesienia (tzw. metoda kasowa) albo
• w tym roku podatkowym, którego przychodów dany koszt dotyczy (tzw. metoda memoriałowa).
WAŻNE!
Należy wziąć pod uwagę wyjątki, jakie wynikają z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kiedy to niezależnie od stosowanej przez podatnika metody ustawodawca wymaga faktycznego poniesienia kosztu.
Dotyczy to na przykład kosztów z tytułu odsetek czy umów zlecenia, które mogą zostać zaliczone do kosztów dopiero wówczas, gdy zostaną zapłacone. Takich zastrzeżeń nie ma jednak w odniesieniu do podatku od środków transportu.
Zatem w zależności od tego, którą z wymienionych metod stosuje podatnik, koszt ten powinien zostać ujęty w księdze:
• na podstawie noty księgowej bez względu na termin zapłaty, jeżeli koszt ten dotyczy przychodów danego okresu – w przypadku metody memoriałowej, albo
• na podstawie noty, ale dopiero w dacie zapłaty – w przypadku metody kasowej.
Należy pamiętać o tym, że nawet w przypadku gdy podatnik stosuje metodę memoriałową, ale nie jest w stanie przypisać kosztu do danego okresu osiągania przychodów, to powinien rozliczyć go w dacie poniesienia.
• § 12–13 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 224, poz. 2226
• art. 22 ust. 1, 4–6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 210, poz. 2135
Joanna Krawczyk
prawnik, doradca podatkowy