Sfinansowanie zakupu lub wytworzenia środków trwałych za pomocą dotacji nie jest obojętne podatkowo, gdyż wywiera skutki po stronie kosztów uzyskania przychodów. Środki pieniężne osiągnięte w ramach dotacji na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych (także środków trwałych w trakcie budowy oraz prac rozwojowych), zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów, o ile nie zwiększają funduszy własnych. Jeśli zakup środka trwałego został sfinansowany w 100% dzięki dotacji, to do pozostałych przychodów operacyjnych zaliczać będzie się wartość odpisów amortyzacyjnych z okresu, która odpowiada udziałowi dotacji w wartości początkowej owego środka trwałego. W przypadku, gdy kupno środka trwałego jest tylko częściowo opłacone z dotacji, do pozostałych przychodów operacyjnych zalicza się tylko równowartość części odpisów amortyzacyjnych w proporcji do wartości pozyskanej dotacji. W sytuacji, gdy dotacja wpłynie na konto bankowe po oddaniu środka trwałego do użytkowania, należy jednorazowo zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych sumę równą odpisom amortyzacyjnym (do czasu otrzymania dofinansowania).
Środki trwałe pozyskane dzięki dotacjom z Unii Europejskiej muszą być odpowiednio oznaczone (aby udogodnić przeprowadzanie spisu, warto etykiety informacyjne uzupełnić o kody kreskowe), sprzęt kupiony za unijne fundusze także musi zostać oznakowany plakietkami z odpowiednimi danymi. To istotna kwestia, ponieważ brak widocznych informacji może pociągnąć za sobą konsekwencje – nawet odebranie dotacji. Okazuje się, że niewywiązywanie się z konieczności informowania o fakcie, iż projekt został sfinansowany z udziałem środków unijnych jest często występującą nieprawidłowością. Obowiązki jednostek w kwestii oznakowania środków trwałych to zatem przede wszystkim: informowanie opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy unijnych, umieszczanie w miejscach realizacji projektu (w trakcie jego trwania) tablic informacyjnych (jeśli całkowity wkład publiczny przekracza 500 000 Euro), umieszczanie po zakończeniu projektu stałych i widocznych tablic pamiątkowych (jeśli całkowity wkład publiczny przekracza 500 000 Euro) oraz znakowanie dokumentów związanych z projektem.
Jak ewidencjonować wydatki finansowane dotacją unijną
Realizowanie inwestycji za pomocą środków z funduszy unijnych wymaga księgowego wyodrębniania operacji związanych z przeprowadzanym projektem, opracowywania dokumentacji potwierdzającej wydatki poniesione podczas dokonywania przedsięwzięcia, składania sprawozdań z postępów w realizacji projektu oraz stosowania się do procedur i reguł prawa krajowego oraz wspólnotowego (w zakresie dotyczącym korzystania ze środków finansowych Unii Europejskiej). Powyższe obowiązki mają na celu zapewnienie przejrzystości finansowania projektów unijnych i prawidłowości prac oraz rentowności ponoszonych wydatków.
Weryfikacja wywiązywania się jednostek z owych obowiązków jest realizowana za pomocą kontroli (uzyskanie środków często jest uwarunkowane od jej wyników). Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli mogą skutkować wydłużeniem czasu oczekiwania na dotację, a nawet odmową dofinansowania i żądaniem zwrotu wypłaconych wcześniej pieniędzy wraz z odsetkami.
Indywidualna stawka amortyzacyjna dla środków trwałych
Istnieją na rynku rozwiązania informatyczne, które pomagają w prawidłowej ewidencji środków trwałych zakupionych z dotacji. Jednym z nich jest program STOCK, firmy SmartMedia. Program umożliwia przeprowadzenie ewidencji środków trwałych, wyposażenia, a także wartości niematerialnych i prawnych. Pozwala na wprowadzanie informacji o źródłach finansowania oraz odpowiednie księgowanie amortyzacji dofinansowanych środków, a także generowanie etykiet z wymaganymi oznaczeniami. Program jest z powodzeniem wykorzystywany w dużych, jak i małych firmach oraz setkach instytucji.
Zobacz wskaźnik: Roczne stawki amortyzacyjne
Podyskutuj o tym na naszym FORUM