Jak ewidencjonować wydatki finansowane dotacją unijną

Wymóg prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej nakładają na beneficjentów pomocy przepisy rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r., ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności.

Zgodnie z art. 60 tego rozporządzenia Instytucja Zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami - w tym m.in. za zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych.

Odrębna, prowadzona w prawidłowy sposób ewidencja księgowa ma być m.in. gwarancją rzetelnego i terminowego rozliczenia wydatków kwalifikowanych.

Zapisy rozporządzenia unijnego są bardzo ogólne i nie precyzują, w jaki sposób to wyodrębnienie ma nastąpić. Na uwagę zasługuje zwłaszcza sformułowanie „odpowiedni kod księgowy”.

Jak należy rozumieć powyższe sformułowanie wyjaśniło Ministerstwo Rozwoju Regionalnego - między innymi w piśmie z 15 września 2008 r. „Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”. Obok przytaczamy fragment tego dokumentu.

Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków przez beneficjentów

Przepisy art. 60 lit. d) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. L. 210 z 31 lipca 2006 r., str. 25) wprowadzają wymóg, aby beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

Konieczność wprowadzania wyodrębnionej ewidencji wydatków jest warunkiem zawartym w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach PO KL (w przypadku projektów systemowych w Poddziałaniu 6.1.3 i w Podziałaniu 7.1.1 i 7.1.2 - w umowie ramowej).

Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem, beneficjentów w ramach PO KL można podzielić na 2 grupy:

1) beneficjentów prowadzących pełną księgowość (...);

W przypadku pierwszej grupy wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej, nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych.

Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na:

-wprowadzeniu dodatkowych rejestrówdokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej projektu i kontroli, określone przez IZ PO KL w Załączniku nr 5 do Umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. Beneficjent prowadzący wyodrębnioną ewidencję księgową projektu spełniającą wymienione kryteria załącza do wniosku beneficjenta o płatność zestawienie z komputerowego systemu księgowego, lub

-wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: nr dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto, netto dokumentu, kwotę kwalifikowalną dotyczącą projektu. Beneficjent, stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego, zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) „Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem”. Beneficjent zobowiązany jest jednocześnie do sporządzania przy składaniu wniosku o płatność arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) „Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem” za okres, którego wniosek dotyczy.