Proces potwierdzania sald jest bardzo czasochłonny. Dlatego dobrze jest rozpocząć całą procedurę jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych. Pamiętaj, że inwentaryzacja tą metodą może rozpocząć się już trzy miesiące przed końcem roku obrotowego.
- Metody inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami
- Potwierdzanie sald - jakich rozrachunków dotyczy
- Procedura potwierdzenia sald - 4 główne kroki
- Inwentaryzacja rozrachunków w walucie obcej
Metody inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami
Rozrachunki z kontrahentami inwentaryzowane są drogą:
- uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz
- wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).
Potwierdzanie sald - jakich rozrachunków dotyczy
Obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald dotyczy jedynie należności od kontrahentów. Dlatego to wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności.
Nie należy inwentaryzować drogą potwierdzenia sald należności:
- spornych i wątpliwych,
- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
- z tytułów publicznoprawnych.
Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Procedura potwierdzenia sald - 4 główne kroki
Krok 1 - przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami dokonaj przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane - w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej).
Krok 2 - potwierdź z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.
W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, wyślij do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do Twojej jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta.
W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do Twojej jednostki.
Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
Z kontrahentem należy również uzgodnić salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z nim.
Jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego.
Krok 3 - jeżeli we wskazanym terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany w kroku 2, a Twoja jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadź inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
Ustawa o rachunkowości nie przewiduje stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Innymi słowy, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę, oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.
Krok 4 - w wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te należy wyjaśnić ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ująć je - jeżeli jednostka uznaje korekty salda za zasadne - w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.
Inwentaryzacja rozrachunków w walucie obcej
Rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi inwentaryzowane są według tych samych zasad co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej.
oprac. Wioletta Chaczykowska