Przeprowadzenie inwentaryzacji stanowi podstawowy element rachunkowości realizowanej w każdym przedsiębiorstwie prowadzącym księgi rachunkowe, o czym przypomina ustawa o rachunkowości. Wskazuje ona, że rachunkowość jednostki powinna zawierać m.in. ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Nad odpowiednim wykonaniem obowiązków w zakresie rachunkowości czuwa kierownik jednostki, który za razem ponosi odpowiedzialność za wykonywanie tych obowiązków, w tym z tytułu nadzoru.
Zakres i metody prowadzenia inwentaryzacji
Inwentaryzacja i wycena składników majątku firmy
Inwentaryzacja jest sporządzana przez jednostki na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Obejmuje ona spis aktywów pieniężnych, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Inwentaryzacja obejmuje także aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów, które następuje drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Obowiązkowi inwentaryzacji podlegają także środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w poprzednich akapitach.
Jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie tych składników majątku z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzacji dokonuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Jeżeli w jednostce znajdują się składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, które zostały powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, to istnieje możliwość ujęcia tych składników w inwentaryzacji drogą spisu z natury. W takim przypadku należy powiadomić te jednostki o wynikach spisu, jednak ten obowiązek nie dotyczy przedsiębiorstw, które świadczą usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Termin inwentaryzacji
Inwentaryzacja aktywów i pasywów musi zostać przeprowadzona w każdej jednostce gospodarczej, która prowadzi księgi rachunkowe przynajmniej na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli przestrzegane są odpowiednie zasady.
Po pierwsze inwentaryzacja składników aktywów, z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych powinna zostać rozpoczęta wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończona do 15 dnia następnego roku. Ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Należy przy tym pamiętać, że stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Jeżeli chodzi o inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, należy przeprowadzać spis przynajmniej raz w ciągu 2 lat.
Inwentaryzacji nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, a także znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie należy dokonać co najmniej raz w ciągu 4 lat.
W przypadku zapasów towarów i materiałów, w tym opakowań, objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki inwentaryzacja zostaje przeprowadzona raz w roku. Natomiast jeżeli chodzi o inwentaryzację zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną, to musi być ona przeprowadzona przynajmniej raz w roku.
Na jednostce spoczywa także obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień zakończenia przez nią działalności oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Odstąpienie od prowadzenia inwentaryzacji
Zgodnie z art. 26 ust. 5 w niektórych przypadkach istnieje możliwość odstąpienia od przeprowadzenia inwentaryzacji. Dotyczy to jednostek w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych. Podobnie jest w sytuacji, gdy jednostka zawiesza działalność, ale jednocześnie nie zamyka ksiąg rachunkowych. Odstąpienie od obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji ma miejsce także w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.
Rozliczenie inwentaryzacji
Inwentaryzacja a odpowiedzialność materialna pracowników
Po zakończeniu procesu inwentaryzacji, jej przeprowadzenie i wyniki należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
W przypadku, gdy w toku inwentaryzacji zostaną ujawnione różnice między stanem faktycznym a stanem wynikającym ze wskazań w księgach rachunkowych należy różnice te wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Podyskutuj o tym na naszym FORUM
Podstawa prawna
Art.26-27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Autor: Marta Przyborowska