Zespoły spisowe są zazwyczaj dwuosobowe (to wymagane minimum). Przy spisie powinna być także osoba odpowiedzialna za powierzone mienie, nie wchodząca w skład zespołu spisowego, lecz występująca jako obserwator, np.: sprzedawca, magazynier. Do zadań takiego zespołu należy: pobranie oświadczeń o przyjęciu odpowiedzialności materialnej oraz o przekazaniu dokumentacji dotyczącej ewidencji, spisywanie z natury wszystkich składników majątku znajdujących się na polu spisowym, obsługa i zabezpieczenie terminala (odczyt kodów kreskowych z oznakowanych środków trwałych i wyposażenia), sprawdzenie zabezpieczenia mienia podlegającego spisowi, sprawdzenie, czy wśród spisywanych środków występują zapasy zbędne lub nadmierne, transmisja danych zgromadzonych w terminalu do tabeli danych inwentaryzacyjnych i wydruk raportów, rozliczenie się z pobranych arkuszy spisowych i sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonego spisu oraz jego przebiegu.
Aby wiele zespołów spisowych mogło skutecznie działać w tym samym czasie, muszą zostać spełnione pewne warunki:
- Podczas inwentaryzacji sporządza się jej plan i harmonogram. Ten pierwszy jest opracowywany osobno dla każdego roku (terminy określone w planie powinny przypadać na okresy, kiedy stan spisywanych składników znajduje się na minimalnym poziomie).
Dokumentacja przy inwentaryzacji
Harmonogram inwentaryzacji natomiast obejmuje dni i godziny przeprowadzenia określonych czynności spisowych.
- Przede wszystkim należy wyznaczyć pola (rejony) spisowe w pokojach, magazynach, powierzchniach handlowych oraz składowiskach. Pojedyncze pomieszczenia, piętra, stoiska uznaje się za pola spisowe, a jeśli nie ma innej możliwości, to pola spisowe oznacza się namalowanymi liniami, taśmami, numerami bądź też kodami kreskowymi. Wyznaczonym rejonom nadaje się określone nazwy i numery, które umożliwiają ich sprawne przypisanie danemu zespołowi spisowemu do inwentaryzacji. Zakres pola spisowego powinien nieodwołalnie pokrywać się z zakresem odpowiedzialności osób, którym powierzono spisywanymi składnikami majątku.
– Osoby dokonujące inwentaryzacji powinny być poinformowane ustnie lub pisemnie, jak wyglądają przydzielone im zadania, a także o dacie i godzinie przeprowadzenia spisu, zasadach współpracy z osobami odpowiedzialnymi za powierzone im mienie, sposobie obsługi terminala wraz z oprogramowaniem, obowiązku osobnego wyszczególniania zapasów uszkodzonych i przeterminowanych, obowiązku wyodrębniania zapasów obcych, sposobach liczenia składników trudno mierzalnych.
Inwentaryzacja a odpowiedzialność materialna pracowników
- Jeżeli jednostka korzysta ze specjalistycznego oprogramowania (składniki znakowane są etykietami z kodem kreskowym), warto korzystać z mobilnych terminali (kolektor danych, miniskaner). Terminale te umożliwiają dostęp do informacji o lokalizacjach, składnikach w danej lokalizacji i osobach za nie odpowiedzialnych. Podczas spisu terminale wykrywają także składniki, które zostały wcześniej zinwentaryzowane, co zapobiega błędom ponownego spisania. Wykorzystanie nowoczesnych technologii do zarządzania majątkiem pozwala zaoszczędzić na czasie, dlatego warto by każdy zespół spisowy dysponował przynajmniej jednym egzemplarzem terminala, który zsynchronizowany z serwerem pozwala na bieżącą kontrolę postępów spisu.
Na rynku istnieją rozwiązania informatyczne, które poprawiają efektywność przeprowadzania spisu przy wielu zespołach spisowych, ograniczając liczbę osób uczestniczących w przeprowadzaniu spisów inwentaryzacyjnych.
Jednym z nich jest program STOCK, firmy SmartMedia. Funkcjonowanie tego programu wpływa na znaczącą oszczędność czasu poświęconego na naliczanie oraz ustalanie różnic inwentarzowych pomiędzy stanem ewidencyjnym, a elektronicznym spisem z natury.